Управление договорами

Directum RX поддерживает полный цикл работы с договорами от создания проекта до утверждения закрывающих актов. Договорной процесс ускоряется, с соблюдением регламентов и поддержкой прозрачности.

Directum RX: управление договорами (2:17)

Оперативная подготовка договоров

В Directum RX проект договора можно сформировать как на основе существующего документа, так и с помощью готового шаблона. Все шаблоны настраиваются в соответствии с внутренними правилами организации.

Чтобы зарегистрировать договорной документ, нужно заполнить его реквизиты в карточке, при этом регистрационный номер договора сформируется автоматически. Такой подход исключает путаницу при дальнейшем хранении и поиске.

Карточка договора

Также можно настроить автоматическую пролонгацию и по признаку «типовой» задать упрощенный регламент согласования. Для этого в карточке имеются специальные поля, напротив которых нужно проставить галочки.

Связывание документов между собой, позволяет впоследствии получать быстрый доступ ко всему пакету договорных документов (переписке, дополнительным соглашениям, актам). Посмотреть цепочку можно на закладке «Связи», там же можно создавать и необходимые документы.

Карточка связанных документов

Согласование и подписание договорных документов

В системе поддерживаются строгие регламенты согласования договоров. Для каждого вида договора в специальном графическом редакторе настраиваются свои правила согласования: нужные этапы заносятся простым «перетаскиванием» (drag’n’drop), назначаются абсолютные и относительные условия (сроки, роли).

Схема согласования договора

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики Directum RX.

При старте такой задачи Directum RX сам запускает процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности придет договор на согласование.

Задача на согласование договора

Согласующие используют электронную подпись (ЭП) — визирующую и утверждающую. При необходимости можно распечатать «Лист согласования» со списком итоговых подписей и комментариев согласующих.

Лист согласования

Отправка договора контрагенту

По окончании согласования договора Directum RX автоматически формирует задание исполнителю на отправку оригинала контрагенту. Отправив договор по почте, исполнитель фиксирует всю информацию в задании и выполняет его. После этого в журнал выдачи бумажных экземпляров документа автоматически добавляются комментарии об отправке.

Посмотреть, какие договорные документы находятся у контрагентов, можно в списке «Документы у контрагентов».

Список «Документы у контрагентов»

Анализ договорной работы

В Directum RX можно быстро просмотреть реестр договоров и все входящие счета, отследить бумажные копии на руках у сотрудников и договоры на завершении, всю историю договорных отношений. При необходимости, в одном окне можно создать необходимые дополнительные соглашения.

Оптимизируйте договорную работу с Directum RX

Directum RX повышает эффективность договорных процессов за счет:

• удобной и оперативной подготовки проектов договоров;
• сокращения времени согласования договорных документов;
• своевременного исполнения обязательств;
• быстрого поиска договоров по реквизитам;
• возможностей удобного анализа договорных отношений организации.