Финансово-учетный документооборот

DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот

Решаемые бизнес-задачи

Cчета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами, готовить к налоговым проверкам.

Бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» обеспечивает эффективную работу с первичными учетными документами в электронном виде.

Автоматизация межкорпоративного документооборота позволяет:

  • сократить прямые издержки:
    • на согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
    • на обмен документами с контрагентами;
    • на занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
  • обеспечить постоянный доступ сотрудников организации к архиву первичных учетных документов, проходящих через системы обмена, вне зависимости от доступности интернет-связи с системами обмена документами;
  • определить права доступа сотрудников организации к архиву первичных учетных документов с учетом разделения по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д;
  • обеспечить самостоятельное управление длительностью хранения первичных учетных документов;
  • обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
    • просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
    • выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
  • обеспечить оперативное проведение сверок с контрагентами;
  • создать электронную систему, обеспечивающую работу Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (бухгалтерии, работающей в режиме аутсорсинга) с первичными учетными документами в электронном виде.

Посмотрите, как происходит работа с документами в системе DIRECTUM. Эксперты на примерах продемонстировали преимущества решения на вебинаре "Финансовый документ в сквозном процессе: от создания до обмена с контрагентом"

Работа с решением для межкорпоративного документооборота

«DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» охватывает работу с первичными учетными документами, передаваемыми контрагентам и получаемыми от них через системы обмена.

Схема финансово-учетного документооборота с DIRECTUM

Подготовка и отправка документов

Основные этапы:

  1. Формирование документов.
    Если в организации используется учетная система, то ответственный за формирование первичных учетных документов создает в ней документ либо комплект документов.
    Вновь созданные документы автоматически экспортируются в DIRECTUM. И документы учетной системы связываются с документами в системе DIRECTUM.
    В случае, если формируемый документ является неформализованным, то он создается в системе DIRECTUM.
  2. Согласование и подписание документов.
    Созданные документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута.
  3. Отправка документов контрагентам.
    И после того, как документы согласованы и подписаны, ответственный сотрудник отправляет их контрагентам через системы обмена. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный сотрудник получает уведомление о подписании или отказе от подписания.

Получение и рассмотрение документов

Первичные учетные документы, поступившие от контрагента через системы обмена, рассматриваются в рамках задачи по типовому маршруту «Согласование учетных документов из систем обмена». Результатом рассмотрения и обработки входящих первичных учетных документов может быть:

  • подписание либо отказ в их подписании;
  • отправка уведомлений об уточнении для счетов-фактур.

Подписанные документы бухгалтер заносит в учетную систему.

Ведение электронного архива

Первичные учетные документы можно создать в системе тремя способами:

  • создание исходящих документов непосредственно в электронном архиве;
  • импорт исходящих документов из учетной системы;
  • импорт входящих документов, поступивших от контрагентов, из системы обмена.

Созданные в системе документы образуют электронный архив первичных учетных документов, которые в дальнейшем можно использовать в операционной деятельности.

Электронный архив обеспечивает постоянный доступ для сотрудников организации.

При этом производится настройка прав доступа, например, по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду, договору и т.д. Длительность хранения первичных учетных документов регулируется в соответствии с политикой хранения, определенной законодательством и внутренними правилами организации.

В сентябре 2015 года Минфин опубликовал на своем сайте Информацию № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», в которой напомнил, что по закону организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить архивные документы учета и отчетности. Это касается как документов на бумаге, так и в электронном виде.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

Доступ к первичным учетным документам позволяет сотрудникам оперативно делать выборку документов, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок.

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Так, сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск первичных учетных документов

Все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (вид документа, дата, номер, контрагент) – это делает поиск удобным и быстрым.

Бизнес-эффект от автоматизации межкорпоративного документооборота

Внедрение бизнес-решения «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» позволяет достичь следующих эффектов:

Высшее руководство:

  • снижение стоимости процессов согласования и подписания документов внутри организации;
  • сокращение прямых издержек на печать документов, обеспечение хранения и уничтожения;
  • снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему;
  • сокращение прямых издержек на доставку документов контрагентам;
  • повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
  • создание достаточного, но не избыточного доступа сотрудников к первичным учетным документам;
  • повышение лояльности сотрудников, роста их профессиональной эффективности;
  • повышение прозрачности внутренних процессов работы, в т.ч. при создании Общего центра обслуживания (ОЦО) организации (выведении бухгалтерии на аутсорсинг).

Руководители структурных единиц:

  • сокращение трудозатрат на согласование документов;
  • обеспечение быстрого доступа к информации по интересующим сделкам.

Бухгалтерия:

  • сокращение трудоемкости подготовки истребованных документов при налоговых и аудиторских проверках;
  • упрощение процедуры проведения сверки с контрагентами;
  • сокращение сроков доставки документов контрагентам;
  • упрощение контроля возврата документов контрагентами;
  • исключение доначисления НДС и налога на прибыль в связи с отсутствием или некорректным заполнением подтверждающих документов;
  • сокращение трудозатрат на внесение данных из первичных учетных документов в учетную систему;
  • обеспечение быстрого доступа к оперативным и архивным документам;
  • сокращение количества дублируемых из-за потерь документов;
  • повышение прозрачности внесения корректировок и исправлений в документы;
  • обеспечение своевременности и точности ведения бухгалтерского и налогового учета.

Финансовая служба:

  • повышение скорости проведения оплаты по сделке с контрагентом;
  • упрощение сбора информации при ведении претензионной деятельности с контрагентами;
  • обеспечение быстрого доступа к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду, договору;
  • исключение потери первичных учетных документов.

Эффект оценят также сотрудники договорного и юридического отделов, финансовой службы, отделов продаж и материально-технического снабжения.