Положение о кадровом электронном документообороте
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Вектор»
_________________ / А.Б. Сидоров /
«__» ________ 202_ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о кадровом электронном документообороте (КЭДО)
в Обществе с ограниченной ответственностью «Вектор»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с использованием кадровых электронных документов в ООО «Вектор» (далее – Общество).
1.2. Целями внедрения КЭДО являются оптимизация документооборота, снижение затрат на бумагу и печать, а также ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов.
1.3. Все кадровые электронные документы создаются, подписываются и хранятся в специализированной информационной системе Общества (далее – Система КЭДО) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
1.4. Электронный кадровый документ, подписанный КЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Порядок подписания документов в КЭДО
2.1. Для подписания кадровых документов в электронном виде используются КЭП, выданные удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры России.
2.2. Со стороны Общества право подписи кадровых электронных документов предоставляется директору, начальнику отдела кадров и иным сотрудникам, уполномоченным приказом по Обществу.
2.3. Сотрудник подписывает своей КЭП все кадровые документы, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ требуют его ознакомления или согласия (приказы, уведомления, дополнительные соглашения и т.д.).
2.4. Моментом подписания документа считается момент присвоения ему квалифицированной электронной подписи.
3. Права и обязанности сторон
3.1. Общество обязано:
- Обеспечить сотрудников необходимыми КЭП и обеспечить доступ к Системе КЭДО.
- Ознакомить сотрудников с настоящим Положением.
- Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных в соответствии с законодательством РФ.
3.2. Сотрудник обязан:
- Соблюдать правила работы в Системе КЭДО.
- Не передавать свою КЭП третьим лицам и незамедлительно сообщать в случае ее компрометации (утери, хищения).
- Своевременно подписывать в Системе КЭДО кадровые документы, направленные ему работодателем.
4. Заключительные положения
4.1. Настоящее Положение вступает в силу с даты, указанной в приказе генерального директора Общества об его утверждении.
4.2. Все споры и разногласия, связанные с применением настоящего Положения, разрешаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.