Управление документами

Directum RX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Хранение и поиск документов в Directum RX (0:59)

Создание документов

В Directum RX существует несколько типов документов, для которых разработаны карточки с набором необходимых реквизитов.

Окно выбора типа документа

Создать документ можно из шаблона, загрузить его из файла или со сканера. Шаблоны для разных типов документов настраиваются и выбираются в соответствии с внутренними правилами организации. А автозаполнение текста позволяет автоматически подставлять в тело документа реквизиты и данные из системы.

При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop).

Окно сканирования документа

Для обеспечения необходимого уровня безопасности и конфиденциальности, каждому электронному документу назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.

С технической точки зрения, работа с документами осуществляется через ссылки, в то время как сами документы располагаются в едином хранилище. Ссылки на документ могут находиться в нескольких папках, при этом во всех папках будет вестись работа с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Для быстрого доступа к документам одной тематики их можно связывать между собой, например, договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. На закладке «Связи» можно посмотреть их цепочку, там же создавать и необходимые документы.

Связи документа

Версии, история, контроль бизнес-процессов

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий разных форматов. Версионность позволяет отслеживать актуальность содержащейся в документе информации и внесенные изменения на каждой стадии его жизненного цикла, помогает избежать накопления дублей документов.

Версии документа

Также ведется история работы с документами: кто и когда их просматривал или изменял, настраивал права доступа или подписывал. Если действие выполнил замещающий сотрудник, информация об этом также фиксируется в истории.

История работы с документом

На специальной закладке «Задачи» отображается состояние инициированных по документу процессов (задач, поручений) и результатов их исполнения.

Закладка «Задачи»

Электронная подпись

В Directum RX реализована возможность подписания документов электронной подписью (ЭП): визирующей и утверждающей. Визирующая подпись свидетельствует о том, что пользователь, подписавший документ, с ним ознакомился (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий (как правило топ-менеджмент) и свидетельствует об окончательном утверждении документа.

Электронные подписи документа

На время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого в Directum RX настраивается право подписи и условия (например, ограничение по сумме и виду документа), указывается доверенность или приказ, на основании которых оно предоставлено.

ЭП любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Поиск документов

Документ и любой объект системы можно по набору реквизитов, а также по тексту содержимого. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры. Критерии уже заданного поиска всегда можно изменить, т. е. нет необходимости всякий раз инициировать новый процесс.

Автоматизируйте документооборот с Directum RX

Directum RX позволяет построить эффективную работу с документами за счет:

• гибкой поддержки жизненного цикла и актуальности состояния документов;
• быстрого занесения информации в систему;
• надежного хранения документов, в том числе в разных форматах;
• соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам, предотвращения потери документов;
• ведения версионности и истории работы с документом;
• контроля бизнес-процессов, в которых задействован документ;
• применения ЭП;
• быстрого поиска необходимой информации.