Классическое делопроизводство

Directum RX упрощает ежедневную работу с бумажной документацией. В системе можно быстро регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных оригиналов документов.

Directum RX: канцелярия (5:03)

Регистрация документов

Зарегистрировать можно любой документ. Например, электронные документы, пришедшие вложением в письма Microsoft Outlook, просто «перетаскиваются» в систему (drug’n’drop), далее заполняются поля регистрационной карточки. А бумажные документы заносятся ручным или потоковым сканированием с предварительным просмотром, возможностью смены порядка их следования и переделки неудачных образов.

Directum RX предусматривает ведение номенклатуры дел и журналов регистрации в соответствии с нормами российского делопроизводства. Журналы регистрации настраиваются согласно регламенту компании для входящих, исходящих и внутренних документов.

Создание и регистрация документа

Номер документу присваивается автоматически в разрезе каждого журнала регистрации и может включать код подразделения, журнала, а также любой другой необходимый реквизит. Основные реквизиты зарегистрированного документа остаются заблокированы для дальнейших изменений.

Вынесение резолюций и отправка поручений

После регистрации и рассмотрения документа руководитель выносит резолюцию, на основании которой выдаются поручения. Делопроизводитель или сам руководитель формирует в системе задачу на исполнение поручения с указанием исполнителя, срока, комментариев и вложив дополнительные документы.

Пример поручения

После старта поручения инициатор видит дерево переписки, может дополнительно запросить у исполнителя отчет о выполнении поручения, продлить срок его исполнения или прекратить.

Согласование и подписание документов

Исходящие и внутренние документы, как правило, требуют предварительного согласования с руководством. Для этого в специальном графическом редакторе Directum RX задаются правила: нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему.

Графический редактор маршрутов

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики Directum RX.

Для отправки задачи на согласование инициатору достаточно выбрать готовый регламент и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания.

Задача на согласование документа

В ходе процесса согласования вложенные документы могут быть подписаны электронной подписью. Автоматически (например, в случае выбора результата «Согласовано») или вручную, при этом можно добавлять и примечания к подписи.

Информация о подписях документа

Контроль выдачи бумажных экземпляров

Движение бумажных экземпляров документов внутри компании отслеживается в их регистрационных карточках. Для этого на закладке «Выдача» ответственный за хранение делает отметку о выдаче документа, указывая имя и должность сотрудника, забравшего бумажный экземпляр. Впоследствии делается пометка о возврате документа.

Закладка «Выдача»

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Directum RX повышает эффективность делопроизводства за счет:

• прозрачной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• удобства отправки поручений и повышения контроля исполнительской дисциплины;
• отслеживания информации о местонахождении бумажных экземпляров документов;
• согласования официальных документов по настроенным правилам.