Управление проектами

Инициация

В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.

Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Для единообразного оформления документации можно использовать готовые шаблоны с текстом.

Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.

Планирование

На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по регламентам. При этом каждая компания может легко настроить регламент согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.

Выполнение

В ходе проекта сотрудники создают множество документов в Directum RX: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Система автоматически выдает на них права участникам в соответствии с их ролью.

Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может просматривать и редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать.

В системе Directum RX руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.

Мониторинг

Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.

С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.

Закрытие

Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, закрывает проект в системе. Папка со всеми документами отправляется в архив.

Расширенные возможности для управления проектами доступны по дополнительным лицензиям:

• «Планирование проектов» позволяет наглядно отображать прогресс по этапам плана с помощью диаграммы Ганта и гибко адаптировать работы по проекту под изменившиеся требования и сроки;
• «Портфели и программы» помогают эффективно управлять проектами с общими целями, ресурсами и бюджетом для достижения стратегических целей компании.