Делопроизводство

При занесении в систему искусственный интеллект за вас заполняет карточки документов, например определяет вид документа и содержание, указывает данные корреспондента и адресата. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта. Система подсвечивает поля карточки, в которых может быть ошибка.

Организуем работу с документом на протяжении всего жизненного цикла: от рассмотрения до контроля выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем: он может быстро ознакомиться с документом и принять решение. Можно настроить помощников для руководителей.

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке. За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После ставится отметка о получении документа.

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

Для создания документов в системе есть шаблоны, данные подставляются в них автоматическии. Это сокращает время на подготовку документов. Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по регламенту. Он настраивается под каждую компанию индивидуально. Документы могут отправляться из системы внешним адресатам для организации прозрачного согласования с контрагентами, сокращения времени обработки и доставки, контроля возврата документов.