Как крупнейшая розничная сеть России ушла от бумаги: цифровая инвентаризация в METRO за 3 месяца

«Раньше мы теряли месяцы на почтовые отправления — теперь вся инвентаризация укладывается в часы» — Елизавета Петрова, ИТ-специалист, METRO

Бизнес-вызов: бумажный хаос в условиях масштаба и скорости

METRO — один из крупнейших операторов оптовой торговли в России, с 110+ торговыми центрами и складами по всей стране. Для такой сети инвентаризация — не просто регулярная процедура, а масштабное логистическое событие, затрагивающее тысячи документов и сотни сотрудников.

Каждая из четырех ежегодных инвентаризаций сопровождалась серьезными проблемами:

• Огромный объем бумаги: один комплект документов (ИНВ-3/19/26) достигал 1000 страниц.
• Долгое согласование: подписание одного документа требовало участия 3–5 человек, включая бухгалтера в Москве и комиссию в регионах.
• Задержки и риски: документы ехали по почте, терялись, дублировались, вносились ошибки при ручном вводе.
• Сложности хранения и аудита: поиск архивных данных занимал часы, а контроль за процессом был ограничен.
• Высокие затраты: на печать, доставку, хранение и ручную обработку уходили миллионы рублей в год.

Бумажный документооборот перестал справляться с масштабом бизнеса. Было необходимо полностью цифровизировать процесс — быстро, надежно и без сбоев в работе.

Решение: полный переход на электронную инвентаризацию в Directum RX

Центр внедрения документооборота (ЦВД) предложил и реализовал комплексное решение по переводу инвентаризаций в электронный формат на платформе Directum RX — с интеграцией с ERP, автоматизацией формирования документов и электронной подписью.

Проект стартовал в начале 2022 года с четкой целью:

Сделать инвентаризацию бесшовной, быстрой и полностью цифровой — без остановки бизнеса.

Что было сделано:

• Разработаны и внедрены электронные формы:
• Приказ ИНВ-22
• Комплект актов к ИНВ-22 (ИНВ-3/19/26)
• Настроена интеграция с системой Inventory через API для обмена данными о пересчетах.
• Реализована автоматическая генерация PDF-документов на основе JSON-файлов из ERP.
• Внедрена гибкая система подписания: УКЭП (основной формат) + бумажное как исключение.
• Настроены автоматические проверки:
• Наличие сертификатов УКЭП у членов комиссии.
• Конфликты дат и дубли приказов (с аннулированием старых).
• Обеспечена автоматическая передача даты подписания в бухгалтерию как триггер для проводок.
• Созданы реестры и отчеты для контроля и аудита.

Как это работает: от приказа до бухгалтерских проводок

1. Подготовка к инвентаризации

• Бухгалтер создает Приказ ИНВ-22 в Directum RX.
• Система проверяет:
• Наличие УКЭП у членов комиссии.
• Конфликты по датам (дубликаты аннулируются автоматически).
• Приказ отправляется в ERP Inventory для планирования пересчета.

2. Проведение инвентаризации

• После пересчета система Inventory формирует JSON с результатами.
• Directum RX автоматически генерирует комплект актов (ИНВ-3/19/26) в PDF.

3. Согласование и подписание

• Документы отправляются на подписание членам комиссии и бухгалтеру.
• Подписи в виде электронных штампов на PDF.
• При изменении данных в ERP — старые акты аннулируются, новые создаются автоматически.

4. Финал: бухгалтерские проводки

• Последняя подпись (председателя комиссии) — триггер для формирования проводок в учетной системе.

Результаты: скорость, точность, экономия

Проект успешно завершен 1 марта 2022 года. Инвентаризация полностью переведена в электронный формат.

• Пользователи охвачено автоматизацией: 450
• Топ-менеджеров подключено к цифровым процессам: 93
• Время подписания: сократилось в 7 раз — с недель до 1 дня
• Экономия времени: 6 720 человеко-часов в год сэкономлено на рутине
• Документы подписаны электронно: 93% (всего 7% — на бумаге)
• Ошибки: 0 благодаря автоматическим проверкам и УКЭП
• Хранение: централизованное хранение всех документов с полным аудитом
• Экологический эффект: сэкономлено более 1 500 деревьев в год (1000 стр. × 4 инвентаризации × 110 ТЦ)

«Раньше мы теряли месяцы на почтовые отправления — теперь вся инвентаризация укладывается в часы» — Елизавета Петрова, ИТ-специалист, METRO

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр METRO

• Руководитель проекта: Елена Вохменцева
• Тимлид: Алёна Перейма
• Аналитик: Сергей Суворов
• Разработчики: Марина Колющенко, Тимур Саяпов, Алексей Исаев, Александр Коряков, Максим Вахрушев
• Консультант: Анна Демьяненко

METRO Cash & Carry

• ИТ-специалист: Елизавета Петрова
• Команда бухгалтерии и логистики

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр по цифровой трансформации, обеспечивший бесшовный переход крупной розничной сети к новой цифровой реальности.

Почему это важно для ритейла, логистики и промышленности?

Если ваша компания сталкивается с:

• Масштабными инвентаризациями и бумажным документооборотом;
• Задержками в согласовании между регионами и центральным офисом;
• Высокими затратами на печать, хранение и доставку;
• Необходимостью интеграции СЭД с ERP и бухгалтерией.

ЦВД может за 3–6 месяцев:

• Перевести инвентаризацию в электронный формат;
• Обеспечить интеграцию с ERP и бухгалтерией;
• Сократить время согласования в разы;
• Сэкономить тысячи человеко-часов в год.

Перспективы развития

METRO уже планирует дальнейшую цифровизацию:

• Автоматизация календаря инвентаризаций — создание приказов без участия бухгалтерии;
• Интеграция с HR-системами — учет материальной ответственности сотрудников;
• Расширение цифровых доверенностей и переход на 100% электронный документооборот.