Как крупнейшая розничная сеть России ушла от бумаги: цифровая инвентаризация в METRO за 3 месяца

«Раньше мы теряли месяцы на почтовые отправления — теперь вся инвентаризация укладывается в часы» — Елизавета Петрова, ИТ-специалист, METRO

Бизнес-вызов: бумажный хаос в условиях масштаба и скорости

METRO — один из крупнейших операторов оптовой торговли в России, с 110+ торговыми центрами и складами по всей стране. Для такой сети инвентаризация — не просто регулярная процедура, а масштабное логистическое событие, затрагивающее тысячи документов и сотни сотрудников.

Каждая из четырех ежегодных инвентаризаций сопровождалась серьезными проблемами:

— Огромный объем бумаги: один комплект документов (ИНВ-3/19/26) достигал 1000 страниц.

— Долгое согласование: подписание одного документа требовало участия 3–5 человек, включая бухгалтера в Москве и комиссию в регионах.

— Задержки и риски: документы ехали по почте, терялись, дублировались, вносились ошибки при ручном вводе.

— Сложности хранения и аудита: поиск архивных данных занимал часы, а контроль за процессом был ограничен.

— Высокие затраты: на печать, доставку, хранение и ручную обработку уходили миллионы рублей в год.

Бумажный документооборот перестал справляться с масштабом бизнеса. Было необходимо полностью цифровизировать процесс — быстро, надежно и без сбоев в работе.

Решение: полный переход на электронную инвентаризацию в Directum RX

Центр внедрения документооборота (ЦВД) предложил и реализовал комплексное решение по переводу инвентаризаций в электронный формат на платформе Directum RX — с интеграцией с ERP, автоматизацией формирования документов и электронной подписью.

Проект стартовал в начале 2022 года с четкой целью:

Сделать инвентаризацию бесшовной, быстрой и полностью цифровой — без остановки бизнеса.

Что было сделано

— Разработаны и внедрены электронные формы:

— Приказ ИНВ-22

— Комплект актов к ИНВ-22 (ИНВ-3/19/26)

— Настроена интеграция с системой Inventory через API для обмена данными о пересчетах.

— Реализована автоматическая генерация PDF-документов на основе JSON-файлов из ERP.

— Внедрена гибкая система подписания: УКЭП (основной формат) + бумажное как исключение.

— Настроены автоматические проверки:

— Наличие сертификатов УКЭП у членов комиссии.

— Конфликты дат и дубли приказов (с аннулированием старых).

— Обеспечена автоматическая передача даты подписания в бухгалтерию как триггер для проводок.

— Созданы реестры и отчеты для контроля и аудита.

Как это работает: от приказа до бухгалтерских проводок

1. Подготовка к инвентаризации

— Бухгалтер создает Приказ ИНВ-22 в Directum RX.

— Система проверяет:

— Наличие УКЭП у членов комиссии.

— Конфликты по датам (дубликаты аннулируются автоматически).

— Приказ отправляется в ERP Inventory для планирования пересчета.

2. Проведение инвентаризации

— После пересчета система Inventory формирует JSON с результатами.

— Directum RX автоматически генерирует комплект актов (ИНВ-3/19/26) в PDF.

3. Согласование и подписание

— Документы отправляются на подписание членам комиссии и бухгалтеру.

— Подписи в виде электронных штампов на PDF.

— При изменении данных в ERP — старые акты аннулируются, новые создаются автоматически.

4. Финал: бухгалтерские проводки

— Последняя подпись (председателя комиссии) — триггер для формирования проводок в учетной системе.

Результаты: скорость, точность, экономия

Проект успешно завершен 1 марта 2022 года. Инвентаризация полностью переведена в электронный формат.

— Пользователи охвачено автоматизацией: 450

— Топ-менеджеров подключено к цифровым процессам: 93

— Время подписания: сократилось в 7 раз — с недель до 1 дня

— Экономия времени: 6 720 человеко-часов в год сэкономлено на рутине

— Документы подписаны электронно: 93% (всего 7% — на бумаге)

— Ошибки: 0 благодаря автоматическим проверкам и УКЭП

— Хранение: централизованное хранение всех документов с полным аудитом

— Экологический эффект: сэкономлено более 1 500 деревьев в год (1000 стр. × 4 инвентаризации × 110 ТЦ)

«Раньше мы теряли месяцы на почтовые отправления — теперь вся инвентаризация укладывается в часы»

— Елизавета Петрова, ИТ-специалист, METRO

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр METRO

— Руководитель проекта: Елена Вохменцева

— Тимлид: Алёна Перейма

— Аналитик: Сергей Суворов

— Разработчики: Марина Колющенко, Тимур Саяпов, Алексей Исаев, Александр Коряков, Максим Вахрушев

— Консультант: Анна Демьяненко

METRO Cash & Carry

— ИТ-специалист: Елизавета Петрова

— Команда бухгалтерии и логистики

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр по цифровой трансформации, обеспечивший бесшовный переход крупной розничной сети к новой цифровой реальности.

Почему это важно для ритейла, логистики и промышленности?

Если ваша компания сталкивается с:

— Масштабными инвентаризациями и бумажным документооборотом;

— Задержками в согласовании между регионами и центральным офисом;

— Высокими затратами на печать, хранение и доставку;

— Необходимостью интеграции СЭД с ERP и бухгалтерией.

ЦВД может за 3–6 месяцев:

— Перевести инвентаризацию в электронный формат;

— Обеспечить интеграцию с ERP и бухгалтерией;

— Сократить время согласования в разы;

— Сэкономить тысячи человеко-часов в год.

Перспективы развития

METRO уже планирует дальнейшую цифровизацию:

— Автоматизация календаря инвентаризаций — создание приказов без участия бухгалтерии;

— Интеграция с HR-системами — учет материальной ответственности сотрудников;

— Расширение цифровых доверенностей и переход на 100% электронный документооборот.