Внедрение Directum RX для О3-Коутингс: переход с SaaS на локальную установку без потерь

Бизнес-вызов: рост документооборота и ограничения облачной версии

ООО «О3-Коутингс» столкнулось с ростом объёмов документооборота, неэффективным контролем сроков согласования договоров и дублированием данных между 1С и бумажными архивами. Первоначально компания выбрала облачную версию DirectumRX (SaaS) — как решение с быстрым стартом и минимальными начальными затратами.

Однако уже на этапе подготовки внедрения выяснилось, что бизнес-процессы требуют глубокой настройки системы, включая:

— кастомизацию регламентов согласования;

— специфичные правила нумерации и регистрации;

— расширенную интеграцию с 1С:ERP.

При этом стоимость выделенного тенанта в облаке вендора с поддержкой модификаций оказалась экономически нецелесообразной.

Задача:

Перейти на платформу, которая позволит:

— сохранить все преимущества управляемой среды;

— получить полную свободу в настройке и модификации системы;

— минимизировать затраты на инфраструктуру и лицензирование.

Решение: локальная установка Directum RX на арендованном сервере

ЦВД предложил переход с облачной модели на локальную установку Directum RX на физическом сервере, арендованном у ЦВД.

Такой подход позволил:

— разместить систему в сертифицированном ЦОДе с высокой отказоустойчивостью и резервным питанием;

— обеспечить полный контроль над конфигурацией и модификациями;

— избежать высоких затрат на выделенный облачный тенант;

— сохранить удалённый доступ для всех пользователей.

Ключевые этапы внедрения

1. Аренда серверного оборудования:

— Физический сервер: 2×E5-2630v3, 16 Гб RAM, 2×512 Гб SSD (RAID 1);

— ОС: Windows Server Standard 2012;

— Доступ в интернет: выделенный IPv4, 100 Мбит/с;

— Резервное копирование: 1 Тб в облако (FTP Backup).

2. Настройка документооборота:

— Автоматизация входящих, исходящих, внутренних и договорных документов;

— Созданы отдельные журналы: по договорам с клиентами и поставщиками, приказам, ЛНА, актам;

— Настроена нумерация по утверждённым форматам (например: ДП-001/2019-ПОСТ).

3. Автоматизация процессов:

— Единый регламент согласования договоров с участием юриста, бухгалтера и генерального директора;

— Процессы по заявкам на командировки и подбор персонала;

— Контроль сроков исполнения поручений.

4. Интеграция с 1С:ERP:

— Двусторонняя синхронизация справочников:

— Контрагенты, контактные лица, банки, валюты, банковские счета;

— Экспорт договоров и допсоглашений из Directum RX в 1С;

— Импорт исторических данных — не выполнялся;

— Обмен — через приоритетные и вторичные очереди.

5. Лицензирование:

— Базовая серверная лицензия (1 шт.);

— 15 базовых клиентских лицензий;

— 15 лицензий «Делопроизводство»;

— 15 лицензий «Договоры»;

— Мобильное приложение Jazz.

Использована модель по подключениям — позволяет устанавливать клиент на любое число ПК, ограничивая только одновременные сессии.

6. Обучение и сопровождение:

— Обучение администраторов системы;

— Ознакомительные семинары для рядовых пользователей;

— Предоставление методических материалов;

— Техническая поддержка в рабочее время (09:00–18:00), реакция на инциденты 1-го приоритета — в течение 1 часа.

Результаты: свобода, стабильность, экономия

— Система переведена в электронный документооборот от регистрации до архивации.

— Устранена зависимость от SaaS-ограничений — заказчик получил полную свободу в настройке и развитии системы.

— Снижены затраты на эксплуатацию — локальная установка на арендованном сервере оказалась выгоднее выделенного облачного тенанта.

— Обеспечена стабильная интеграция с 1С — справочники всегда актуальны.

— Создана основа для масштабирования — система готова к добавлению новых процессов и пользователей.

«Заказчику было важно не просто автоматизировать документооборот, а получить гибкую систему, которую можно глубоко настраивать под свои бизнес-процессы. При этом переход на выделенный облачный тенант с модификациями оказался избыточным по стоимости. Мы предложили альтернативу — локальную установку на арендованном сервере. Это позволило сохранить все преимущества управляемой среды и при этом обеспечить заказчику полную свободу в настройке системы» — Юрий Кузьмин, руководитель проекта, ООО «Центр внедрения документооборота»

Ключевые факторы успеха

1. Гибкость архитектуры — возможность перехода с SaaS на локальную установку без потери темпа внедрения.

2. Фокус на реальных потребностях бизнеса — настройка системы под действующие регламенты, а не адаптация процессов под систему.

3. Экономическая целесообразность — отказ от дорогого облачного тенанта в пользу арендуемого сервера с аналогичным уровнем надёжности.

4. Прозрачность и SLA — чёткие SLA по доступности (99,5%), времени реакции и регламентным работам.