Внедрение Directum RX для О3-Коутингс: переход с SaaS на локальную установку без потерь

Бизнес-вызов: рост документооборота и ограничения облачной версии

ООО «О3-Коутингс» столкнулось с ростом объёмов документооборота, неэффективным контролем сроков согласования договоров и дублированием данных между 1С и бумажными архивами. Первоначально компания выбрала облачную версию Directum RX (SaaS) — как решение с быстрым стартом и минимальными начальными затратами.

Однако уже на этапе подготовки внедрения выяснилось, что бизнес-процессы требуют глубокой настройки системы, включая:

• кастомизацию регламентов согласования;
• специфичные правила нумерации и регистрации;
• расширенную интеграцию с 1С:ERP.

При этом стоимость выделенного тенанта в облаке вендора с поддержкой модификаций оказалась экономически нецелесообразной.

Задача

Перейти на платформу, которая позволит:

• сохранить все преимущества управляемой среды;
• получить полную свободу в настройке и модификации системы;
• минимизировать затраты на инфраструктуру и лицензирование.

Решение: локальная установка Directum RX на арендованном сервере

ЦВД предложил переход с облачной модели на локальную установку Directum RX на физическом сервере, арендованном у ЦВД.

Такой подход позволил:

• разместить систему в сертифицированном ЦОДе с высокой отказоустойчивостью и резервным питанием;
• обеспечить полный контроль над конфигурацией и модификациями;
• избежать высоких затрат на выделенный облачный тенант;
• сохранить удалённый доступ для всех пользователей.

Ключевые этапы внедрения

1. Аренда серверного оборудования:

• Физический сервер: 2×E5-2630v3, 16 Гб RAM, 2×512 Гб SSD (RAID 1);
• ОС: Windows Server Standard 2012;
• Доступ в интернет: выделенный IPv4, 100 Мбит/с;
• Резервное копирование: 1 Тб в облако (FTP Backup).

2. Настройка документооборота:

• Автоматизация входящих, исходящих, внутренних и договорных документов;
• Созданы отдельные журналы: по договорам с клиентами и поставщиками, приказам, ЛНА, актам;
• Настроена нумерация по утверждённым форматам (например: ДП-001/2019-ПОСТ).

3. Автоматизация процессов:

• Единый регламент согласования договоров с участием юриста, бухгалтера и генерального директора;
• Процессы по заявкам на командировки и подбор персонала;
• Контроль сроков исполнения поручений.

4. Интеграция с 1С:ERP:

• Двусторонняя синхронизация справочников:
• Контрагенты, контактные лица, банки, валюты, банковские счета;
• Экспорт договоров и допсоглашений из Directum RX в 1С;
• Импорт исторических данных — не выполнялся;
• Обмен — через приоритетные и вторичные очереди.

5. Лицензирование:

• Базовая серверная лицензия (1 шт.);
• 15 базовых клиентских лицензий;
• 15 лицензий «Делопроизводство»;
• 15 лицензий «Договоры»;
• Мобильное приложение Jazz.

Использована модель по подключениям — позволяет устанавливать клиент на любое число ПК, ограничивая только одновременные сессии.

6. Обучение и сопровождение:

• Обучение администраторов системы;
• Ознакомительные семинары для рядовых пользователей;
• Предоставление методических материалов;
• Техническая поддержка в рабочее время (09:00–18:00), реакция на инциденты 1-го приоритета — в течение 1 часа.

Результаты: свобода, стабильность, экономия

• Система переведена в электронный документооборот от регистрации до архивации.
• Устранена зависимость от SaaS-ограничений — заказчик получил полную свободу в настройке и развитии системы.
• Снижены затраты на эксплуатацию — локальная установка на арендованном сервере оказалась выгоднее выделенного облачного тенанта.
• Обеспечена стабильная интеграция с 1С — справочники всегда актуальны.
• Создана основа для масштабирования — система готова к добавлению новых процессов и пользователей.

«Заказчику было важно не просто автоматизировать документооборот, а получить гибкую систему, которую можно глубоко настраивать под свои бизнес-процессы. При этом переход на выделенный облачный тенант с модификациями оказался избыточным по стоимости. Мы предложили альтернативу — локальную установку на арендованном сервере. Это позволило сохранить все преимущества управляемой среды и при этом обеспечить заказчику полную свободу в настройке системы» — Юрий Кузьмин, руководитель проекта, ООО «Центр внедрения документооборота»

Ключевые факторы успеха

1. Гибкость архитектуры — возможность перехода с SaaS на локальную установку без потери темпа внедрения.

2. Фокус на реальных потребностях бизнеса — настройка системы под действующие регламенты, а не адаптация процессов под систему.

3. Экономическая целесообразность — отказ от дорогого облачного тенанта в пользу арендуемого сервера с аналогичным уровнем надёжности.

4. Прозрачность и SLA — чёткие SLA по доступности (99,5%), времени реакции и регламентным работам.