Как производственный гигант обработал 15 000 документов в месяц: автоматизация финансового архива в «Роквул»

Бизнес-вызов: хаос в финансах на фоне децентрализации

«Мы перевернули подход: теперь система адаптируется под бизнес, а не сотрудники под систему» 
— Ольга Рыбцова, системный администратор, «Роквул»

«Роквул» — международный производитель тепло — и звукоизоляционных материалов с четырьмя заводами в России: в Балашихе, Троицке, Выборге и ОЭЗ «Алабуга».

Все площадки работают как безотходные производства замкнутого цикла.
До 2022 года обработка финансовых документов была централизована в Европе. С переходом функции в российские юридические лица процесс пришлось строить с нуля.

Компания столкнулась с масштабными проблемами:

Огромный объём документов.
15 000+ входящих документов в месяц — счета, акты, УПД, протоколы.

Ручная работа.
Бухгалтеры вручную собирали пакеты для оплаты, объединяли PDF, вносили коммерческую информацию.

Риски ошибок.
Дублирование платежей, подписание без проверки полномочий, работа с непроверенными контрагентами.

Сложная маршрутизация.
Один контрагент мог работать с разными заводами — документы терялись.

Низкая прозрачность.
Нет контроля за статусами, сроками, полномочиями подписантов.

Стандартные решения Directum RX не подходили. Была необходимость в глубокой кастомизации — чтобы система работала точно под бизнес-логику компании, а не наоборот.

Решение: кастомизация «Финансового архива» в Directum RX с 30+ доработками

Центр внедрения документооборота (ЦВД) реализовал масштабную модернизацию модуля «Финансовый архив» — с созданием 30+ уникальных доработок, интеграцией с сервисами ЭДО и полной автоматизацией обработки финансовых документов.

Проект стартовал в 2022 году с пилота на одном отделе и завершился в июле 2023 года — когда все четыре завода перешли на новую систему.

Что было сделано

Автоматизация сборки пакетов для бухгалтерии

• Все документы по операции объединяются в единый PDF с фиксированным порядком:
  1. Договор / допсоглашение
  2. Акты (КС-2/КС-3)
  3. Счёт на оплату
  4. Лист с коммерческой информацией
• Файл автоматически отправляется в почтовый ящик бухгалтерии по заводу.

Умное согласование

• Внедрена «карусель согласования» — если с контрагентом работают несколько сотрудников, система автоматически перенаправляет задачу к тому, кто сейчас в работе.
• Добавлено условие «Контрагент» — добавление этапов согласования в зависимости от поставщика.
• Реализована гибкая маршрутизация по «Нашей организации» — документы направляются в бухгалтерию нужного завода.

Контроль полномочий подписантов

• Система проверяет лимиты доверенностей по каждому документу в пакете, а не только по главному.
• Если полномочий недостаточно — автор получает задание на корректировку.
• Оптимизация обработки документов:
• Автоматическая смена типа по ключевым словам (например, «SCHET» → «Счёт на оплату»).
• Автозаполнение суммы в карточке неформализованного документа, если в пакете есть формализованный.
• Визуализация XML — документы отображаются так же, как в сервисе обмена.

Точки контроля и безопасность

• Карточка контрагента создаётся «Закрытой» при получении приглашения — до прохождения проверки на благонадёжность.
• Объединение дублей — если приглашение пришло на несколько заводов, создаётся одна карточка.
• Запрет повторной отправки — исключает дублирование платежей.
• Кнопка «Пропустить» — согласующий может пропустить документ, если он не в его компетенции.

Работа с сертификатами

• Уведомления об истечении ЭЦП — автоматические задачи ответственному.
• Автоподбор сертификата — сотрудник с несколькими МЧД работает под одной учётной записью, система подставляет нужный сертификат при подписании.

Как это работает: от документа к оплате без ручного вмешательства

1. Получение документа

• Документ приходит через ЭДО.
• Система автоматически определяет тип по ключевым словам.
• Карточка контрагента создается в статусе «Закрытая» — до проверки.

2. Сбор пакета

• Пользователь формирует пакет: договор, акты, счет.
• Система объединяет все в один PDF, добавляет лист с коммерческой информацией.
• Файл получает структурированное имя: [Контрагент]_[Тип]_[Номер]_[Дата]_[Сумма].

3. Согласование

• Задача направляется по маршруту:
  1. Проверка полномочий подписанта.
  2. Контроль номера заказа (обязательное поле).
  3. «Карусель» согласования — если основной ответственный в отпуске.
• Возможность изменить подписанта, вложения или номер заказа без остановки процесса.

4. Отправка в оплату

• Пакет отправляется в бухгалтерию завода.
• При сбое — кнопка «Повторная отправка» без нового согласования.
• Бухгалтер получает готовый пакет для проводки.

Результаты: скорость, безопасность, масштабируемость

Система запущена на всех заводах с июля 2023 года.

• 15 000+ документов в месяц — обрабатываются без ручного вмешательства
• 8 700 задач на согласование за 4 квартал 2023 года
• 80% сокращение ручного труда бухгалтерии
• 0 дублей платежей — благодаря запрету повторной отправки
• 197 пользователей охвачены проектом из 270 работающих в Directum RX
• 100% проверка полномочий подписантов— Автоматическая маршрутизация по 4 заводам
• Полный контроль за непроверенными контрагентами

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр «Роквул»

• Разработчики: команда ЦВД (4 специалиста)
• Аналитики: 2 специалиста
• Консультант по процессам

ГК «Роквул»

• Системный администратор: Ольга Рыбцова
• Команды бухгалтерии, IT и правового департамента

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр, обеспечивший гибкое, безопасное и масштабируемое решение для крупного производственного холдинга.

Почему это важно для производственных и промышленных компаний

Если ваша компания сталкивается с:

• Большим объемом входящих финансовых документов;
• Сложной маршрутизацией между заводами и подразделениями;
• Рисками дублирования платежей и работы с непроверенными контрагентами;
• Необходимостью контроля полномочий подписантов.

ЦВД может:

• Реализовать кастомизацию «Финансового архива» с 20–30 доработками;
• Обеспечить полную автоматизацию сборки пакетов;
• Настроить гибкое согласование и контроль полномочий;
• Подготовить систему к интеграциям с SRM, CRM, учетными системами.

Главные уроки проекта

• Итерации вместо «водопада» — стартовали с пилота на одном отделе.
• Фокус на боли — автоматизировали только критичные операции.
• Обучение через видео — вебинары и тесты снизили сопротивление сотрудников.