Как производственный гигант обработал 15 000 документов в месяц: автоматизация финансового архива в «Роквул»

Бизнес-вызов: хаос в финансах на фоне децентрализации

«Мы перевернули подход: теперь система адаптируется под бизнес, а не сотрудники под систему» 
— Ольга Рыбцова, системный администратор, «Роквул»

«Роквул» — международный производитель тепло — и звукоизоляционных материалов с четырьмя заводами в России: в Балашихе, Троицке, Выборге и ОЭЗ «Алабуга».

Все площадки работают как безотходные производства замкнутого цикла.
До 2022 года обработка финансовых документов была централизована в Европе. С переходом функции в российские юридические лица процесс пришлось строить с нуля.

Компания столкнулась с масштабными проблемами:

— Огромный объём документов. 15 000+ входящих документов в месяц — счета, акты, УПД, протоколы.

— Ручная работа. Бухгалтеры вручную собирали пакеты для оплаты, объединяли PDF, вносили коммерческую информацию.

— Риски ошибок. Дублирование платежей, подписание без проверки полномочий, работа с непроверенными контрагентами.

— Сложная маршрутизация. Один контрагент мог работать с разными заводами — документы терялись.

— Низкая прозрачность. Нет контроля за статусами, сроками, полномочиями подписантов.

Стандартные решения Directum RX не подходили. Была необходимость в глубокой кастомизации — чтобы система работала точно под бизнес-логику компании, а не наоборот.

Решение: кастомизация «Финансового архива» в Directum RX с 30+ доработками

Центр внедрения документооборота (ЦВД) реализовал масштабную модернизацию модуля «Финансовый архив» — с созданием 30+ уникальных доработок, интеграцией с сервисами ЭДО и полной автоматизацией обработки финансовых документов.

Проект стартовал в 2022 году с пилота на одном отделе и завершился в июле 2023 года — когда все четыре завода перешли на новую систему.

Что было сделано

Автоматизация сборки пакетов для бухгалтерии:

— Все документы по операции объединяются в единый PDF с фиксированным порядком:

1. Договор / допсоглашение
2. Акты (КС-2/КС-3)
3. Счёт на оплату
4. Лист с коммерческой информацией

— Файл автоматически отправляется в почтовый ящик бухгалтерии по заводу.

Умное согласование:

— Внедрена «карусель согласования» — если с контрагентом работают несколько сотрудников, система автоматически перенаправляет задачу к тому, кто сейчас в работе.

— Добавлено условие «Контрагент» — добавление этапов согласования в зависимости от поставщика.

— Реализована гибкая маршрутизация по «Нашей организации» — документы направляются в бухгалтерию нужного завода.

Контроль полномочий подписантов:

— Система проверяет лимиты доверенностей по каждому документу в пакете, а не только по главному.

— Если полномочий недостаточно — автор получает задание на корректировку.

Оптимизация обработки документов:

— Автоматическая смена типа по ключевым словам (например, «SCHET» → «Счёт на оплату»).

— Автозаполнение суммы в карточке неформализованного документа, если в пакете есть формализованный.

— Визуализация XML — документы отображаются так же, как в сервисе обмена.

Точки контроля и безопасность:

— Карточка контрагента создаётся «Закрытой» при получении приглашения — до прохождения проверки на благонадёжность.

— Объединение дублей — если приглашение пришло на несколько заводов, создаётся одна карточка.

— Запрет повторной отправки — исключает дублирование платежей.

— Кнопка «Пропустить» — согласующий может пропустить документ, если он не в его компетенции.

Работа с сертификатами:

— Уведомления об истечении ЭЦП — автоматические задачи ответственному.

— Автоподбор сертификата — сотрудник с несколькими МЧД работает под одной учётной записью, система подставляет нужный сертификат при подписании.

Как это работает: от документа к оплате без ручного вмешательства

1. Получение документа

— Документ приходит через ЭДО.

— Система автоматически определяет тип по ключевым словам.

— Карточка контрагента создается в статусе «Закрытая» — до проверки.

2. Сбор пакета

— Пользователь формирует пакет: договор, акты, счет.

— Система объединяет все в один PDF, добавляет лист с коммерческой информацией.

— Файл получает структурированное имя: [Контрагент]_[Тип]_[Номер]_[Дата]_[Сумма].

3. Согласование

— Задача направляется по маршруту:

1. Проверка полномочий подписанта.
2. Контроль номера заказа (обязательное поле).
3. «Карусель» согласования — если основной ответственный в отпуске.

— Возможность изменить подписанта, вложения или номер заказа без остановки процесса.

4. Отправка в оплату

— Пакет отправляется в бухгалтерию завода.

— При сбое — кнопка «Повторная отправка» без нового согласования.

— Бухгалтер получает готовый пакет для проводки.

Результаты: скорость, безопасность, масштабируемость

Система запущена на всех заводах с июля 2023 года.

— 15 000+ документов в месяц — обрабатываются без ручного вмешательства

— 8 700 задач на согласование за 4 квартал 2023 года

— 80% сокращение ручного труда бухгалтерии

— 0 дублей платежей — благодаря запрету повторной отправки

— 197 пользователей охвачены проектом из 270 работающих в Directum RX

— 100% проверка полномочий подписантов— Автоматическая маршрутизация по 4 заводам

— Полный контроль за непроверенными контрагентами

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр «Роквул»

— Разработчики: команда ЦВД (4 специалиста)

— Аналитики: 2 специалиста

— Консультант по процессам

ГК «Роквул»

— Системный администратор: Ольга Рыбцова

— Команды бухгалтерии, IT и правового департамента

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр, обеспечивший гибкое, безопасное и масштабируемое решение для крупного производственного холдинга.

Почему это важно для производственных и промышленных компаний

Если ваша компания сталкивается с:

— Большим объемом входящих финансовых документов;

— Сложной маршрутизацией между заводами и подразделениями;

— Рисками дублирования платежей и работы с непроверенными контрагентами;

— Необходимостью контроля полномочий подписантов.

ЦВД может:

— Реализовать кастомизацию «Финансового архива» с 20–30 доработками;

— Обеспечить полную автоматизацию сборки пакетов;

— Настроить гибкое согласование и контроль полномочий;

— Подготовить систему к интеграциям с SRM, CRM, учетными системами.

Главные уроки проекта

— Итерации вместо «водопада» — стартовали с пилота на одном отделе.

— Фокус на боли — автоматизировали только критичные операции.

— Обучение через видео — вебинары и тесты снизили сопротивление сотрудников.