Как национальная платформа развития перешла к цифровому управлению: автоматизация командировок в АНО «Россия – страна возможностей»

«Автоматизация стала настоящим помощником в повседневной работе» — Анастасия Правдивая, заместитель директора по персоналу

Бизнес-вызов: бумажные пробки в масштабах страны

АНО «Россия — страна возможностей» — национальная платформа, созданная по инициативе Президента РФ 22 мая 2018 года, с миссией открывать равные возможности для развития каждого. Сегодня платформа объединяет 20 миллионов участников из 89 регионов России и 150 стран, а её партнёрами являются более 1500 организаций — от вузов до крупных компаний и госструктур.

Организация проводит масштабные мероприятия: от Всероссийского молодежного форума «Территория смыслов» до образовательных программ в Мастерской управления «Сенеж». Каждый год команда выезжает на сотни мероприятий — от Москвы до Владивостока, от Калининграда до Якутска.

Каждый месяц — более 60 командировок.

30% из них требуют изменений или отмены.

До внедрения системы — вся работа велась вручную.

Проблемы бумажного документооборота:

— Дублирование данных: одни и те же сведения вводились в 1С:ДО, 1С:ЗУП, служебные записки и авансовые отчеты.

— Долгие согласования: заявки проходили через HR, АХО, бухгалтерию — с задержками до 5 дней.

— Низкая прозрачность: отсутствовало единое окно для контроля расходов, изменений и отмен.

— Риски неуполномоченных решений: изменения фиксировались в свободной форме, без аудита.

— Сложности с авансовыми отчетами: документы от удалённых сотрудников приходили с опозданием, терялись, проверялись вручную.

С ростом активности компании ручная система перестала справляться. Была необходима цифровая трансформация — с сохранением прозрачности, контролем бюджетов и интеграцией с учетными системами.

Решение: переход на цифровое управление поездками в Directum RX + HR Pro

Центр внедрения документооборота (ЦВД) реализовал комплексную автоматизацию процессов командировок и авансовых отчетов на базе Directum RX 4.6 и HR Pro 2.0 — с использованием коробочного функционала и глубокой адаптации под бизнес-реалии заказчика.

Проект стартовал в сентябре 2023 года, а уже в августе 2024 года система была введена в промышленную эксплуатацию — без остановки текущих процессов.

Что было сделано

— Перенос процессов командировок из 1С:ДО в Directum RX

— Автоматизация авансовых отчетов, включая удалённых сотрудников

— Адаптация HR Pro 2.0 под специфику организации:

— Учёт источников финансирования (организация / принимающая сторона)

— Гибкие лимиты расходов

— Связь с внутренними проектами и бюджетами

— Реализация полного цикла:

Заявка → Согласование → Приказ → Изменение / Отмена → Аванс → Отчёт

— Автоматическое создание служебных записок при изменении и отмене командировок

— Версионность — полная история изменений каждой командировки

— Интеграции:

— С 1С:ЗУП — передача приказов по командировкам

— С 1С:Управление холдингом — обработка авансовых отчетов

— Автоматическая привязка оправдательных документов к расходам

Сложности и как мы их преодолели

Проект реализовывался в условиях высокой динамики и технологических изменений:

— Переход на HR Pro 2.0 в процессе внедрения.

Проект начался на версии 1.9, но уже было известно о выходе no-code платформы HR Pro 2.0. Было принято стратегическое решение перейти на новую версию, что потребовало перепроектирования части процессов и дополнительной координации.

— Необходимость сохранить существующие процессы в Directum RX.

В системе уже были полностью автоматизированы процессы служебных записок. Любые изменения требовали обеспечения преемственности и минимизации рисков.

— Разные темпы адаптации подразделений.

HR, АХО и бухгалтерия имели разные приоритеты и привычки. Это потребовало гибкой коммуникации, индивидуальных сессий обучения и адаптации интерфейсов под пользовательские сценарии.

Как это работает: от заявки до отчёта

1. Оформление командировки

— Сотрудник или ответственный за командировки создаёт заявку в ЛК HR Pro.

— Система автоматически проверяет:

— Наличие задолженности по авансам

— Лимиты расходов

— Соответствие бюджету и проекту

— Заявка направляется на согласование в HR, АХО, бухгалтерию.

2. Изменение и отмена

— При необходимости — изменение дат, состава, целей.

— Система автоматически создаёт служебную записку и фиксирует историю изменений.

— Отмена командировки проходит согласование и триггерит отмену приказа в 1С:ЗУП.

3. Авансовый отчёт

— После поездки сотрудник загружает чеки и документы.

— Система автоматически привязывает их к расходам.

— Отчёт проходит проверку, согласование и передаётся в 1С:УХ.

4. Контроль и прозрачность

— Все процессы — в едином цифровом контуре.

— Держатели бюджетов видят расходы в реальном времени.

— Полный аудит изменений и действий пользователей.

Результаты: эффективность, контроль, скорость

Проект завершён за 10 месяцев — с учётом перехода на новую no-code платформу HR Pro.

Ключевые метрики:

— Более 700 командировок оформлено за первые 6 месяцев

— Полный переход с 1С:ДО на Directum RX

— Сокращение времени согласования — с 3–5 дней до 8–12 часов

— Время на авансовый отчёт сократилось в 2,5 раза

— Ошибки при передаче данных в 1С снизились на 90%

— Экономия времени АХО — около 15 человеко-часов в неделю

Дополнительные выгоды:

— Повышенная прозрачность: контроль изменений, версионность, аудит

— Снижение рисков: только уполномоченные лица могут менять/отменять командировки

— Поддержка удалённых сотрудников: полная цифровая интеграция

Отзывы участников проекта

«Автоматизация данного процесса значительно упрощает работу всей организации, делает его прозрачным, экономит время и снижает вероятность ошибок. Интерфейс интуитивно понятен, обучение прошло быстро. Оперативная техническая поддержка помогла решить все вопросы. Модуль стал настоящим помощником в повседневной работе»

— Анастасия Правдивая, заместитель директора по персоналу

«Мы вышли на абсолютно новый уровень единого окна, в котором учтены запросы пользователей, исполнителей и контролирующих подразделений. Предоставлена возможность чётко контролировать расходы, взаимодействовать с сотрудниками в одном окне и прозрачно фиксировать все изменения. Переход был непростым, но благодаря слаженной работе команды и поддержке ЦВД он прошёл максимально гладко»

— Екатерина Помогаева, руководитель АХО / Направление по организации деловых поездок

«Проект был реализован в сжатые сроки, с минимальным влиянием на текущую деятельность. ЦВД показал высокий уровень компетенции и ответственности. Мы уверены в дальнейшем развитии платформы»

— Николай Хмелевский, директор по ИТ, АНО «РСВ»

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр АНО «РСВ»

— Руководитель проекта: Елена Вохменцева

— Ведущий системный аналитик: Дмитрий Черных

— Системный аналитик: Александр Петров

— Тим-лид: Алексей Манжула

— Разработчики: Надежда Кузянина, Олег Саевский, Анастасия Мадалиева

— Тестировщик: Дмитрий Великоцкий

АНО «Россия — страна возможностей»

— Директор по ИТ, директор проекта: Николай Хмелевский

— Куратор проекта: Александр Мартынов

— Руководитель проекта заказчика: Евгения Мухина

— Разработчик 1С: Василий Волченко

— Аналитик: Анна Барбухаки

— Тестировщик: Ирина Лещенко

ЦВД выступил не просто как подрядчик, а как стратегический партнёр.

Мы участвовали в анализе, проектировании, управлении изменениями и обучении. Благодаря глубокому пониманию бизнес-логики и технической архитектуры, мы не только закрыли текущие задачи, но и заложили основу для масштабирования HR-автоматизации.

Почему это важно для государственных, образовательных и общественных организаций?

Если ваша организация сталкивается с:

— Масштабными командировками и разрозненными процессами;

— Необходимостью контроля бюджетов и расходов;

— Рисками неуполномоченных решений;

— Работой с удалёнными сотрудниками;

— Планами по переходу на HR-автоматизацию.

ЦВД может:

— Перенести процессы командировок и авансовых отчётов в Directum RX + HR Pro за 6–10 месяцев

— Обеспечить интеграцию с 1С и другими учетными системами

— Внедрить гибкие лимиты, версионность, контроль изменений

— Подготовить платформу для полного кадрового электронного документооборота

Перспективы развития

АНО «Россия — страна возможностей» уже планирует:

— Полный переход на no-code возможности HR Pro 2.0 для оперативной адаптации процессов

— Автоматизацию кадрового документооборота — приказы, личные дела, отпуска

— Развитие цифрового рабочего места сотрудника — единое окно для всех HR- и управленческих процессов

Узнать больше: Официальная страница кейса в Клубе Directum