Сквозная автоматизация документооборота в АО «Рублево-Архангельское»

«Каждое решение — в системе. Каждое поручение — под контролем. Каждый документ — в безопасности»

Цель: от ручного хаоса — к цифровому контролю

АО «Рублево-Архангельское» столкнулось с вызовами масштаба:

— решения совещаний фиксировались в Excel и терялись;

— контроль сроков по договорам велся вручную, просрочки — регулярны;

— обработка актов и заявок на оплату занимала дни;

— архив управленческой и технической документации был недоступен удалённо;

— согласования проходили без контроля, документооборот — неструктурирован.

Цель проекта — создать единую цифровую среду, где:

— каждый документ проходит сквозной путь от создания до архива;

— каждое решение автоматически превращается в контролируемое поручение;

— каждый срок исполнения — под автоматическим контролем;

— все документы — юридически значимы, защищены и доступны.

Результат: система, в которой ничто не теряется, ничто не просрочивается, ничто не остаётся без контроля.

Что было внедрено: 7 модулей, 1 цель — полный контроль

Центр внедрения документооборота реализовал комплексную автоматизацию на платформе Directum RX 4.6 с интеграцией в Диадок, поддержкой УКЭП и веб-клиента для удалённой работы.

1. Совещания: от повестки до исполнения поручений

— Поддержка всех типов: рабочие, коллегии, экспертные и конкурсные комиссии, стратегические сессии.

— Автоматическое создание повестки и протокола с нумерацией решений.

— Каждое решение → поручение с ответственным, сроком и контролем исполнения.

— Участники совещания — первые согласующие протокола.

Результат: больше нет Excel-реестров. Все решения — в системе, под контролем, с отслеживанием исполнения.

2. Служебные записки: управление решениями

— 3 типа: на закупку, расходы (аванс, возмещение), прочие.

— Резолюции руководителей фиксируются в документе, формируются штампы, генерируется PDF.

— После согласования — автоматическое создание поручений, подзадач, задач на ознакомление.

Результат: внутренние решения принимаются в разы быстрее, согласования — прозрачны, контроль — полный.

3. Договоры: контроль от подписания до исполнения

— Создание по шаблонам, привязка к объектам, автоматическое заполнение реквизитов.

— Разбиение на этапы с контролем сроков.

— При просрочке — автоматическая генерация претензии с заполнением всех реквизитов.

— Отправка через Диадок с контролем получения.

Результат: минимизация рисков, автоматизация претензионной работы, прозрачность обязательств.

4. Акты выполненных работ: точность и скорость

— Поддержка различных формаств актов.

— Входящие акты из Диадока обрабатываются в системе.

— Электронное подписание с УКЭП — юридическая значимость, защита от подделки.

Результат: обработка актов сокращена до 1 дня (было — до 3). Никаких ошибок, никаких задержек.

5. Заявки на оплату: финансовая дисциплина

— 6 типов: аванс, оплата услуг, налоги, НДФЛ, персональные выплаты.

— Все заявки проходят регламентированное согласование.

— Проверка наличия средств — в 1С.

— Возможность отложить заявку: статус «Отложено» попадает в еженедельную рассылку.

Результат: исключение несанкционированных выплат, полный контроль перед оплатой, прозрачная отчётность.

6. Корреспонденция: ни одно письмо не потеряно

— Регистрация входящих и исходящих писем.

— Назначение ответственных, контроль сроков ответа.

— Из письма можно создать поручение или подзадачу.

— Автоматическая проверка дублей по номеру, дате, корреспонденту.

Результат: все обращения учтены, сроки соблюдены, коммуникация — под контролем.

7. Архив предприятия: доступ, порядок, безопасность

— Два основных реестра: РУД (управленческая) и РТД (техническая документация).

— Дополнительные справочники: топографические указатели, электронные носители, реестр коробов.

— Полный контроль выдачи оригиналов.

— Удалённый доступ к копиям, аудит всех действий.

Результат: соответствие законодательству, защита от утери, быстрый поиск, удалённая работа с архивом.

Результаты: цифры, которые говорят сами за себя

— Срок согласования документов: 5–10 дней → 1–3 дня

— Обработка входящих актов: до 3 дней → до 1 дня

— Контроль решений совещаний: Excel, ручной учёт → автоматические поручения в Directum

— Доступ к архиву: физический поиск → удалённый доступ, поиск по системе

— Юридическая защищённость: риск подделки, утери → УКЭП, аудит, контроль версий

— Контроль договорных сроков: ручной мониторинг → автоматические напоминания и претензии

Почему строительные компании доверяют ЦВД?

Мы не просто внедряем ПО — мы строим систему управления документами и решениями.

— Полный цикл "под ключ": от анализа процессов до сопровождения

— KPI в договоре — гарантируем результат

— Интеграция с Диадок, УКЭП, 1С, веб-клиент — сквозная цифровизация

— Российская платформа Directum RX — импортозамещение, безопасность, поддержка 24/7

«Центр внедрения документооборота создал в АО «Рублево-Архангельское» современную, прозрачную и контролируемую систему, где каждое решение — в системе, каждое поручение — под контролем, каждый документ — в безопасности»