Как ИТ-гигант оптимизировал договорную работу: автоматизация в «Ситроникс» за 14 месяцев

«Мы не просто автоматизировали процессы — мы создали систему, которая адаптируется под бизнес, а не наоборот» — Виталий, руководитель IT-проектов, ЦВД

Бизнес-вызов: хаос в договорах у лидера цифровой трансформации

АО «Ситроникс» — один из крупнейших игроков российского ИТ-рынка, лидер в разработке комплексных решений для стратегических отраслей экономики. Компания объединяет более 10 юридических лиц, работает в 13 регионах России и реализует проекты под заказ — что делает договорную работу ключевым элементом бизнеса.

Несмотря на высокую цифровую зрелость, компания столкнулась с серьезными проблемами в управлении договорами:

• Ручное заполнение карточек: до 70 полей на один документ, дублирование данных.
• Сложное согласование: 49 разных регламентов, которые было невозможно администрировать.
• Отсутствие единого хранилища: поиск договоров занимал часы, доступ к актуальным версиям — проблема.
• Разрозненные системы: данные дублировались между ERP-системой DAX и внутренними процессами.
• Высокая трудоемкость: сотрудники тратили значительное время на рутину, а не на стратегическую работу.

Для ИТ-компании, которая сама разрабатывает цифровые решения, такой уровень ручного труда стал парадоксом. Была острая необходимость в единой, гибкой и интегрированной системе управления договорами.

Решение: внедрение модуля «Договоры» в Directum RX с корпоративным одобрением

Центр внедрения документооборота (ЦВД) реализовал комплексную автоматизацию договорной работы в Directum RX — с созданием нового модуля «Корпоративное одобрение», интеграцией с DAX и радикальной оптимизацией процессов.

Проект стартовал в октябре 2022 года и был завершен в декабре 2023 года — с переходом от классического к итерационному подходу, чтобы гибко реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Что было сделано:

Внедрение модуля «Договоры»:

• Полная автоматизация жизненного цикла договоров и допсоглашений.
• Интеграция с ERP-системой DAX (Dynamix AX) для синхронизации данных.

Создание модуля «Корпоративное одобрение»:

• Автоматизация многоуровневых процедур согласования.
• Контроль за полномочиями и сроками одобрений.
• Оптимизация карточки договора:
• Сокращение с 70 до 7 ключевых полей.
• 3 поля стали автозаполняемыми на основе данных из DAX.
• Синхронизация жизненного цикла договора с ERP

Унификация процессов согласования:

• 49 регламентов заменены на 1 универсальный процесс + справочник настроек.

Введены два этапа:

• Подготовка — создание текста документа.
• Утверждение — согласование с ответственными.

Переход на итерационный подход:

• Гибкая адаптация под изменения в бизнес-процессах.
• Постоянное вовлечение заказчика в доработки.

Как это работает: от договора до корпоративного одобрения

1. Создание договора

• Пользователь заполняет карточку с 7 ключевыми полями.
• Система автозаполняет 3 поля из DAX.
• Данные синхронизируются в реальном времени — без дублирования.

2. Согласование

• Документ проходит два этапа:
• Подготовка: редактирование текста, назначение ответственных.
• Утверждение: согласование по единому регламенту.
• Настройки согласующих берутся из справочника «Настройки согласования договорных документов».
• Универсальный процесс заменяет 49 отдельных регламентов.

3. Корпоративное одобрение

• Для критичных договоров запускается отдельный процесс.
• Система проверяет:
• Наличие одобрения от корпоративно-правового департамента.
• Сроки действия одобрения.
• Полный контроль по цепочке полномочий.

4. Поиск и хранение

• Все договоры — в едином цифровом хранилище.
• Поиск по любому реквизиту — за секунды.
• Полная история изменений и версий.

Результаты: эффективность, скорость, контроль

Проект завершен за 14 месяцев — с полным переходом на цифровую модель управления договорами.

• Эффективность управления системой: повышена на 30%
• Скорость заполнения карточки договора: увеличена на 20%
• Регламенты согласования: 49 регламентов заменены на 1 — радикальное упрощение администрирования
• Интеграция с DAX: исключение ручного ввода и дублирования
• Хранение договоров: единое хранилище — быстрый доступ и полный контроль
• Гибкость системы: адаптация под изменения в бизнес-процессах

«Мы не просто автоматизировали процессы — мы создали систему, которая адаптируется под бизнес, а не наоборот» — Виталий, руководитель IT-проектов, ЦВД

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр «Ситроникс»

• Руководитель проекта: Виталий
• Аналитики и разработчики: команда ЦВД
• Консультанты: специалисты по Directum RX

АО «Ситроникс»

• Руководитель контрактной службы: Дамир Шайнуров
• Директор корпоративно-правового департамента: Сергей Бессонов
• Команда ИТ и правового департамента

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр, обеспечивший гибкое, масштабируемое и интегрированное решение для одного из лидеров российского ИТ-рынка.

Почему это важно для ИТ-компаний, холдингов и проектных организаций?

Если ваша компания сталкивается с:

• Множеством юридических лиц и договоров;
• Сложными многоуровневыми согласованиями;
• Необходимостью интеграции с ERP;
• Высокой нагрузкой на правовые и контрактные службы.

ЦВД может:

• Внедрить модуль «Договоры» в Directum RX за 6–14 месяцев;
• Создать гибкую систему согласования вместо десятков регламентов;
• Обеспечить интеграцию с DAX, 1С, SAP и другими ERP;
• Перейти на итерационный подход для быстрой адаптации.

Ключевые факторы успеха:

• Фокус на главном — автоматизация только критичных процессов.
• Гибкость — итерационный подход вместо жесткого плана.
• Интеграция — связка Directum RX с ERP-системой.
• Упрощение — замена 49 регламентов на 1 универсальный процесс.