Как ИТ-гигант оптимизировал договорную работу: автоматизация в «Ситроникс» за 14 месяцев

«Мы не просто автоматизировали процессы — мы создали систему, которая адаптируется под бизнес, а не наоборот» — Виталий, руководитель IT-проектов, ЦВД

Бизнес-вызов: хаос в договорах у лидера цифровой трансформации

АО «Ситроникс» — один из крупнейших игроков российского ИТ-рынка, лидер в разработке комплексных решений для стратегических отраслей экономики. Компания объединяет более 10 юридических лиц, работает в 13 регионах России и реализует проекты под заказ — что делает договорную работу ключевым элементом бизнеса.

Несмотря на высокую цифровую зрелость, компания столкнулась с серьезными проблемами в управлении договорами:

— Ручное заполнение карточек: до 70 полей на один документ, дублирование данных.

— Сложное согласование: 49 разных регламентов, которые было невозможно администрировать.

— Отсутствие единого хранилища: поиск договоров занимал часы, доступ к актуальным версиям — проблема.

— Разрозненные системы: данные дублировались между ERP-системой DAX и внутренними процессами.

— Высокая трудоемкость: сотрудники тратили значительное время на рутину, а не на стратегическую работу.

Для ИТ-компании, которая сама разрабатывает цифровые решения, такой уровень ручного труда стал парадоксом. Была острая необходимость в единой, гибкой и интегрированной системе управления договорами.

Решение: внедрение модуля «Договоры» в Directum RX с корпоративным одобрением

Центр внедрения документооборота (ЦВД) реализовал комплексную автоматизацию договорной работы в Directum RX — с созданием нового модуля «Корпоративное одобрение», интеграцией с DAX и радикальной оптимизацией процессов.

Проект стартовал в октябре 2022 года и был завершен в декабре 2023 года — с переходом от классического к итерационному подходу, чтобы гибко реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Что было сделано

— Внедрение модуля «Договоры»:

— Полная автоматизация жизненного цикла договоров и допсоглашений.

— Интеграция с ERP-системой DAX (Dynamix AX) для синхронизации данных.

— Создание модуля «Корпоративное одобрение»:

— Автоматизация многоуровневых процедур согласования.

— Контроль за полномочиями и сроками одобрений.

— Оптимизация карточки договора:

— Сокращение с 70 до 7 ключевых полей.

— 3 поля стали автозаполняемыми на основе данных из DAX.

— Синхронизация жизненного цикла договора с ERP.

— Унификация процессов согласования:

— 49 регламентов заменены на 1 универсальный процесс + справочник настроек.

— Введены два этапа:

— Подготовка — создание текста документа.

— Утверждение — согласование с ответственными.

— Переход на итерационный подход:

— Гибкая адаптация под изменения в бизнес-процессах.

— Постоянное вовлечение заказчика в доработки.

Как это работает: от договора до корпоративного одобрения

1. Создание договора

— Пользователь заполняет карточку с 7 ключевыми полями.

— Система автозаполняет 3 поля из DAX.

— Данные синхронизируются в реальном времени — без дублирования.

2. Согласование

— Документ проходит два этапа:

— Подготовка: редактирование текста, назначение ответственных.

— Утверждение: согласование по единому регламенту.

— Настройки согласующих берутся из справочника «Настройки согласования договорных документов».

— Универсальный процесс заменяет 49 отдельных регламентов.

3. Корпоративное одобрение

— Для критичных договоров запускается отдельный процесс.

— Система проверяет:

— Наличие одобрения от корпоративно-правового департамента.

— Сроки действия одобрения.

— Полный контроль по цепочке полномочий.

4. Поиск и хранение

— Все договоры — в едином цифровом хранилище.

— Поиск по любому реквизиту — за секунды.

— Полная история изменений и версий.

Результаты: эффективность, скорость, контроль

Проект завершен за 14 месяцев — с полным переходом на цифровую модель управления договорами.

— Эффективность управления системой: повышена на 30%

— Скорость заполнения карточки договора: увеличена на 20%

— Регламенты согласования: 49 регламентов заменены на 1 — радикальное упрощение администрирования

— Интеграция с DAX: исключение ручного ввода и дублирования

— Хранение договоров: единое хранилище — быстрый доступ и полный контроль

— Гибкость системы: адаптация под изменения в бизнес-процессах

«Мы не просто автоматизировали процессы — мы создали систему, которая адаптируется под бизнес, а не наоборот»

— Виталий, руководитель IT-проектов, ЦВД

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — цифровой партнёр «Ситроникс»

— Руководитель проекта: Виталий

— Аналитики и разработчики: команда ЦВД

— Консультанты: специалисты по Directum RX

АО «Ситроникс»

— Руководитель контрактной службы: Дамир Шайнуров

— Директор корпоративно-правового департамента: Сергей Бессонов

— Команда ИТ и правового департамента

ЦВД выступил не как подрядчик, а как стратегический партнёр, обеспечивший гибкое, масштабируемое и интегрированное решение для одного из лидеров российского ИТ-рынка.

Почему это важно для ИТ-компаний, холдингов и проектных организаций?

Если ваша компания сталкивается с:

— Множеством юридических лиц и договоров;

— Сложными многоуровневыми согласованиями;

— Необходимостью интеграции с ERP;

— Высокой нагрузкой на правовые и контрактные службы.

ЦВД может:

— Внедрить модуль «Договоры» в Directum RX за 6–14 месяцев;

— Создать гибкую систему согласования вместо десятков регламентов;

— Обеспечить интеграцию с DAX, 1С, SAP и другими ERP;

— Перейти на итерационный подход для быстрой адаптации.

Ключевые факторы успеха

— Фокус на главном — автоматизация только критичных процессов.

— Гибкость — итерационный подход вместо жесткого плана.

— Интеграция — связка Directum RX с ERP-системой.

— Упрощение — замена 49 регламентов на 1 универсальный процесс.