От бумажного архива к цифровому архиву с ИИ: как ЦВД помог «Теплоэнерго» пройти налоговый мониторинг за 3 минуты

Бизнес-вызов: 30 000 бумажных документов в месяц — вызов для энергетика

АО «Теплоэнерго» — крупнейший поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде, обеспечивающий теплом и горячей водой более 8300 объектов. Каждый месяц компания обрабатывает свыше 30 000 первичных учетных документов (ПУД) — от накладных до актов выполненных работ.

При этом 90% документов поступали в бумажном виде, что создавало серьёзные проблемы:

— Подготовка к налоговой проверке занимала 1–2 дня — поиск в папках, сканирование, копирование.

— Высокие операционные затраты — бумага, картриджи, хранение, охрана архива.

— Риск потери документов — при передаче между подразделениями.

— Ручной ввод данных — трудоёмкий, подверженный ошибкам.

— Давление регуляторов — с 1 января 2022 года компания должна была подключиться к налоговому мониторингу, что требовало создания электронного финансового архива (ЭФА).

Без кардинальных изменений выполнить требования было невозможно.

Решение: ЦВД внедрил ЭФА с ИИ на базе Directum Ario — за считанные месяцы до дедлайна

Команда Центр внедрения документооборота (ЦВД) предложила и реализовала инновационное решение — создание электронного финансового архива с интеграцией искусственного интеллекта (Directum Ario).

Проект был реализован в сжатые сроки — к началу 2022 года, чтобы компания могла успешно подключиться к налоговому мониторингу.

Что было сделано:

— Настройка модуля «Финансовый архив» в DirectumRX.

— Внедрение сервисов Ario для автоматической обработки неструктурированных документов.

— Интеграция с 1С:ERP и СБИС для синхронизации данных.

— Обучение ИИ на реальных документах компании: накладные, УПД, акты, КС-2, счета-фактуры.

— Автоматизация процесса от сканирования до архивации с электронной подписью.

Ключевое преимущество: ЦВД использовал существующую платформу Directum, которую уже 700 сотрудников знали и использовали с 2013 года, — это ускорило внедрение и снизило порог адаптации.

Как работает AI-архив: от скана до юридически значимого документа

1. Документ поступает в систему

— Сканы бумажных ПУД загружаются через email или сетевой ресурс.

— Электроные документы (УПД, счета-фактуры) поступают через СБИС.

2. ИИ автоматически обрабатывает документ

— Распознаёт текст, включая рукописные пометки.

— Классифицирует тип документа с точностью 95%.

— Извлекает ключевые реквизиты: ИНН, номер и дата договора, сумму, НДС, контрагента.

— При обработке комплектов (например, накладная + УПД) — взаимодополняет недостающие данные.

3. Верификация — не ручной ввод, а контроль

— Бухгалтер получает задание на верификацию.

— Видит скан документа и предзаполненную карточку.

— Проверяет только исключительные случаи — не тратит время на рутину.

4. Архивация и доступ

— Документ помещается в электронный финансовый архив.

— Для формализованных документов — сохраняется XML с ЭП и сертификатами.

— Любой сотрудник может найти документ за 1–3 минуты — по номеру, дате, контрагенту.

Результаты: от бумажной бухгалтерии к цифровой прозрачности

Решение позволило «Теплоэнерго» не просто выполнить требования налогового мониторинга, а кардинально улучшить внутренние процессы.

— Поиск документов: ускорен в 1000 раз — с 2 дней до 1–3 минут

— Время бухгалтеров: 20% высвобождено — специалисты теперь занимаются анализом, а не ручным вводом

— Затраты на бумагу, картриджи и архив: сокращены в 3 раза — экономия до 1,5 млн рублей в год

— Автоматизация извлечения данных: 87% данных извлекается автоматически — с минимальным участием человека

— Юридическая защищённость: все документы под контролем, с аудитом и ЭП

— Готовность к ESG: цифровизация сократила потребление бумаги и углеродный след

«Раньше мы теряли дни на поиск в папках — теперь AI находит любой документ за минуту» — Светлана Ханова, ИТ-руководитель АО «Теплоэнерго»

Команда проекта

— Центр внедрения документооборота (ЦВД) — внедрение, настройка Ario, интеграция, сопровождение.

— АО «Теплоэнерго» — экспертиза процессов, тестирование, запуск в промышленную эксплуатацию.

ЦВД выступил как технологический партнёр, обеспечивший своевременное и надёжное выполнение стратегической задачи — выход на налоговый мониторинг.

Почему это важно для энергетики, ЖКХ и других регулируемых отраслей?

Если ваша компания сталкивается с:

— Большим объёмом бумажных первичных документов;

— Требованиями к налоговому мониторингу;

— Высокими затратами на архив и документооборот;

— Необходимостью цифровой трансформации и ESG-повестки.

ЦВД может внедрить ЭФА с ИИ за 3–6 месяцев, чтобы:

— Создать юридически значимый электронный архив;

— Автоматизировать обработку ПУД;

— Обеспечить мгновенный доступ к документам для ФНС;

— Сократить издержки и снизить экологическое воздействие.