От бумажного архива к цифровому архиву с ИИ: как ЦВД помог «Теплоэнерго» пройти налоговый мониторинг за 3 минуты

Бизнес-вызов: 30 000 бумажных документов в месяц — вызов для энергетика

АО «Теплоэнерго» — крупнейший поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде, обеспечивающий теплом и горячей водой более 8300 объектов. Каждый месяц компания обрабатывает свыше 30 000 первичных учетных документов (ПУД) — от накладных до актов выполненных работ.

При этом 90% документов поступали в бумажном виде, что создавало серьёзные проблемы:

• Подготовка к налоговой проверке занимала 1–2 дня — поиск в папках, сканирование, копирование.
• Высокие операционные затраты — бумага, картриджи, хранение, охрана архива.
• Риск потери документов — при передаче между подразделениями.
• Ручной ввод данных — трудоёмкий, подверженный ошибкам.
• Давление регуляторов — с 1 января 2022 года компания должна была подключиться к налоговому мониторингу, что требовало создания электронного финансового архива (ЭФА).

Без кардинальных изменений выполнить требования было невозможно.

Решение: ЦВД внедрил ЭФА с ИИ на базе Directum Ario — за считанные месяцы до дедлайна

Команда Центр внедрения документооборота (ЦВД) предложила и реализовала инновационное решение — создание электронного финансового архива с интеграцией искусственного интеллекта (Directum Ario).

Проект был реализован в сжатые сроки — к началу 2022 года, чтобы компания могла успешно подключиться к налоговому мониторингу.

Что было сделано:

• Настройка модуля «Финансовый архив» в DirectumRX.
• Внедрение сервисов Ario для автоматической обработки неструктурированных документов.
• Интеграция с 1С:ERP и СБИС для синхронизации данных.
• Обучение ИИ на реальных документах компании: накладные, УПД, акты, КС-2, счета-фактуры.
• Автоматизация процесса от сканирования до архивации с электронной подписью.

Ключевое преимущество: ЦВД использовал существующую платформу Directum, которую уже 700 сотрудников знали и использовали с 2013 года, — это ускорило внедрение и снизило порог адаптации.

Как работает AI-архив: от скана до юридически значимого документа

1. Документ поступает в систему

• Сканы бумажных ПУД загружаются через email или сетевой ресурс.
• Электроные документы (УПД, счета-фактуры) поступают через СБИС.

2. ИИ автоматически обрабатывает документ

• Распознаёт текст, включая рукописные пометки.
• Классифицирует тип документа с точностью 95%.
• Извлекает ключевые реквизиты: ИНН, номер и дата договора, сумму, НДС, контрагента.
• При обработке комплектов (например, накладная + УПД) — взаимодополняет недостающие данные.

3. Верификация — не ручной ввод, а контроль

• Бухгалтер получает задание на верификацию.
• Видит скан документа и предзаполненную карточку.
• Проверяет только исключительные случаи — не тратит время на рутину.

4. Архивация и доступ

• Документ помещается в электронный финансовый архив.
• Для формализованных документов — сохраняется XML с ЭП и сертификатами.
• Любой сотрудник может найти документ за 1–3 минуты — по номеру, дате, контрагенту.

Результаты: от бумажной бухгалтерии к цифровой прозрачности

Решение позволило «Теплоэнерго» не просто выполнить требования налогового мониторинга, а кардинально улучшить внутренние процессы.

• Поиск документов: ускорен в 1000 раз — с 2 дней до 1–3 минут
• Время бухгалтеров: 20% высвобождено — специалисты теперь занимаются анализом, а не ручным вводом
• Затраты на бумагу, картриджи и архив: сокращены в 3 раза — экономия до 1,5 млн рублей в год
• Автоматизация извлечения данных: 87% данных извлекается автоматически — с минимальным участием человека
• Юридическая защищённость: все документы под контролем, с аудитом и ЭП
• Готовность к ESG: цифровизация сократила потребление бумаги и углеродный след

«Раньше мы теряли дни на поиск в папках — теперь AI находит любой документ за минуту» — Светлана Ханова, ИТ-руководитель АО «Теплоэнерго»

Команда проекта

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — внедрение, настройка Ario, интеграция, сопровождение.

АО «Теплоэнерго» — экспертиза процессов, тестирование, запуск в промышленную эксплуатацию.

ЦВД выступил как технологический партнёр, обеспечивший своевременное и надёжное выполнение стратегической задачи — выход на налоговый мониторинг.

Почему это важно для энергетики, ЖКХ и других регулируемых отраслей?

Если ваша компания сталкивается с:

• Большим объёмом бумажных первичных документов;
• Требованиями к налоговому мониторингу;
• Высокими затратами на архив и документооборот;
• Необходимостью цифровой трансформации и ESG-повестки.

ЦВД может внедрить ЭФА с ИИ за 3–6 месяцев, чтобы:

• Создать юридически значимый электронный архив;
• Автоматизировать обработку ПУД;
• Обеспечить мгновенный доступ к документам для ФНС;
• Сократить издержки и снизить экологическое воздействие.