Как работать с задачами и поручениями в Directum: полный гайд
В любой организации управление задачами и поручениями — это основа управленческого контроля. Руководитель ставит задачу, сотрудник её выполняет. Но в бумажном мире этот процесс часто даёт сбои: задача забывается, сроки срываются, исполнитель «не видел» поручение, а контролёр не знал, что нужно напомнить.
Directum превращает хаос задач в системный процесс. Система фиксирует каждое поручение, отслеживает сроки, напоминает исполнителям и контролёрам. Все задачи видны в одном месте, сортируются по приоритету и статусу, а история исполнения хранится бесконечно.
В этом гайде мы разберём, как работать с задачами и поручениями в Directum: от создания до завершения, включая сложные случаи вроде рестарта и удаления задач.
Шаг 1. Создание задачи и поручения
Чтобы поставить задачу сотруднику, нужно создать соответствующий объект в системе.
Где нажать «Создать» и выбрать «Задача»
На верхней панели Directum найдите кнопку «Создать». В выпадающем списке выберите «Задача».
Откроется карточка задачи — форма, в которой вы укажете все детали поручения.
Что такое «Поручение» и чем оно отличается от задачи
В Directum эти термины часто используются как синонимы, но есть тонкое различие:
Термин | Что означает | Когда используется |
|---|---|---|
Задача | Общий термин для любого поручения в системе | Везде, где нужно что-то сделать |
Поручение | Чаще всего — задача, которая вытекает из документа (письма, приказа, договора) | Когда документ требует исполнения: «подготовить ответ», «проверить договор» |
На практике вы можете создавать и «Задачу», и «Поручение» через одну и ту же кнопку «Создать». В большинстве компаний используют термин «задача» как универсальный.
Шаг 2. Заполнение карточки задачи
Правильно заполненная карточка — залог того, что задача будет понята и выполнена вовремя.
Название, содержание, срок исполнения
Поле | Что писать | Пример |
|---|---|---|
Название | Кратко, ёмко, чтобы было понятно с первого взгляда | «Подготовить коммерческое предложение для ООО "Ромашка"» |
Содержание | Подробное описание задачи: что именно нужно сделать, какие материалы использовать, какие формальности соблюсти | Впишите все детали, чтобы исполнителю не пришлось переспрашивать |
Срок исполнения | Конкретная дата и время, к которым задача должна быть выполнена | 15.09.2026, 18:00 |
Приоритет (важно / срочно)
У каждой задачи можно задать приоритет. Это помогает исполнителям расставлять приоритеты в работе.
Приоритет | Когда ставить |
|---|---|
Низкий | Задача не срочная, может подождать |
Средний | Стандартная задача, обычный рабочий ритм |
Высокий | Важная задача, нужно сделать в первую очередь |
Срочный | Критично, выполнить немедленно |
Прикрепление файлов
Если к задаче относятся какие-то документы (например, входящее письмо, на которое нужно ответить), прикрепите их во вкладке «Файлы». Исполнитель сразу увидит все материалы.
Выбор ответственного и соисполнителей
Обязательно укажите исполнителя - человека, который непосредственно выполняет задачу. Если в работе участвуют несколько человек, можно добавить соисполнителей.
Шаг 3. Назначение исполнителей и контроль
Как выбрать исполнителей
В поле «Исполнитель» начните вводить фамилию сотрудника. Система подставит варианты из справочника. Выберите нужного.
Если вы не уверены, кто конкретно должен выполнять задачу, можно выбрать роль (например, «Юристы») — система подставит сотрудника, который в данный момент назначен на эту роль.
Контролёры и их задачи
Контролёр — это сотрудник, который следит за исполнением задачи, но сам её не выполняет. Обычно это руководитель или начальник отдела.
Контролёр видит статус задачи, получает уведомления о приближении дедлайна и может напомнить исполнителю, если тот задерживается.
Установка контрольной даты
Контрольная дата — это «крайний срок, который нельзя нарушать». Она может совпадать со сроком исполнения или быть на день-два раньше, чтобы у контролёра был запас времени на реагирование.
Шаг 4. Работа с задачами на доске
Как отображаются задачи в ленте
После входа в систему вы попадаете на рабочий стол. Здесь отображаются все ваши активные задачи:
- Задачи, которые вы должны выполнить
- Задачи, которые вы создали и ждёте исполнения
- Задачи, где вы выступаете контролёром
Вкладка «Задачи»
Перейдите на вкладку «Задачи», чтобы увидеть полный список. Там вы можете:
- Отфильтровать задачи по статусу («В работе», «На согласовании», «Завершена»)
- Отсортировать по дате, приоритету, автору
- Найти конкретную задачу через поиск
Сортировка по дате, приоритету, статусу
Используйте сортировку, чтобы не утонуть в потоке задач:
Сортировка | Помогает |
|---|---|
По дате | Увидеть, что нужно сделать сегодня / завтра |
По приоритету | Начать с важных задач |
По статусу | Понять, какие задачи требуют вашего внимания прямо сейчас |
Шаг 5. Что значит «Рестартовать задачу»
В процессе работы иногда случается, что задача «зависает». Например, исполнитель не видит её, ушёл в отпуск, или система не отправила уведомление. В таких случаях помогает рестарт.
Почему задача может «зависнуть»
- Исполнитель не получил уведомление
- Задача была создана, но потерялась в потоке
- Системный сбой или ошибка синхронизации
- Исполнитель в отпуске, но замещение не настроено
Как выполнить рестарт (перезапуск)
Рестарт — это не удаление задачи, а «перезапуск» процесса. Вы нажимаете кнопку «Рестартовать» или «Перезапустить» (название зависит от версии Directum).
После рестарта:
- Задача снова отправляется исполнителю
- Сбрасывается старый таймер и запускается новый отсчёт срока
- Исполнитель получает повторное уведомление
Важность своевременного рестарта
Если задача «зависла» и вы этого не заметили, срок будет пропущен. Рестарт позволяет «оживить» задачу и дать исполнителю второй шанс выполнить её в срок. Не бойтесь использовать эту функцию — она создана именно для таких случаев.
Шаг 6. Как удалить или завершить задачу
Задачи не бесконечны. Когда работа выполнена, задачу нужно завершить. А если задача создана ошибочно — удалить.
Когда можно завершить задачу
Завершить задачу может:
- Исполнитель - когда задание выполнено
- Контролёр - если уверен, что задача выполнена (может завершить даже без отметки исполнителя)
- Автор задачи - если передумал или задача больше не актуальна
Чтобы завершить задачу, откройте её карточку и нажмите кнопку «Завершить» или «Выполнено».
Как аннулировать ошибочно созданную задачу
Если вы случайно создали задачу или она больше не нужна:
- Откройте карточку задачи
- Нажмите «Отменить» или «Аннулировать»
Важно: в некоторых версиях Directum задача не удаляется полностью, а переводится в статус «Отменена» или «Аннулирована». Она остаётся в истории, но перестаёт быть активной и не отображается в рабочем списке.
Хотите работать с задачами в 2 раза быстрее?
Правильно работать с поручениями — значит не терять время. Но чтобы эффективно управлять задачами, нужно понимать логику системы и знать все инструменты контроля.
На курсе «Пользователь Directum» (21 час) вы:
- ✅ Научитесь создавать задачи и поручения без ошибок
- ✅ Освоите контроль исполнения и работу с рестартами
- ✅ Разберёте все статусы задач и научитесь ими управлять
- ✅ Получите официальный сертификат Directum
Курс ведут сертифицированные тренеры. Все упражнения — на реальных кейсах. После обучения вы перестанете терять время на «зависшие» задачи и научитесь контролировать исполнение поручений как профессионал.
👉 Записаться на курс «Пользователь Directum»
Заключение
Задачи и поручения — это сердце управленческого контроля в Directum. Умение создавать, назначать, контролировать, при необходимости рестартовать или завершать задачи делает вас эффективным сотрудником и помогает компании соблюдать сроки.
Освоив эти инструменты, вы перестанете бояться потока поручений и научитесь управлять ими как опытный руководитель. А системный подход к задачам, который даёт Directum, избавит вас от забытых дедлайнов и «потерянных» поручений.
24 августа 2026 г. · 11 мин