Согласование документов и контроль исполнения: как построить идеальный процесс и избежать хаоса

Процесс согласования: где теряются ваше время и деньги

Каждый руководитель и специалист по документообороту знаком с этой ситуацией: срочный процесс согласования превращается в многодневный марафон. Вы отправляете документы на согласование и сталкиваетесь с типичными проблемами:

• Документ «висит» в процессе согласования у одного из участников неделями
• Исполнитель «забыл» о важном поручении, а вы узнаете об этом только при срыве сроков
• Невозможно понять, на каком этапе находится критичный приказ или договор
• Ответственные лица перекладывают ответственность, а виновного найти невозможно

Такие ситуации — не просто временные неудобства. Это прямые финансовые потери: сорванные сделки, штрафы за нарушение сроков, простой сотрудников. По нашим исследованиям, компании теряют до 15% рабочего времени сотрудников именно на «ведение» документов через согласование.

Хорошая новость: современные технологии позволяют превратить хаотичный процесс согласования в отлаженную систему. В этом руководстве мы покажем пошаговый алгоритм построения эффективной системы согласования и контроля, а также расскажем, как современные системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют эти процессы.

Вы узнаете:

• Как настроить маршруты согласования для разных типов документов
• Какие инструменты контроля исполнения действительно работают
• Как автоматизировать рутинные операции и сосредоточиться на главном
• Какие технологии позволяют сократить время согласования на 70%

Готовы навести порядок в вашем документообороте? Тогда начинаем.

Основы процесса согласования: что нужно знать каждому руководителю

Что такое процесс согласования и зачем он нужен?

Процесс согласования — это многоэтапная процедура получения одобрения документа всеми заинтересованными сторонами перед его утверждением или отправкой контрагенту. Это не формальность, а важный управленческий инструмент, который решает несколько ключевых задач.

Юридические и управленческие цели согласования

Управленческие цели:

• Обеспечение качества документа за счет коллективной экспертизы
• Распределение ответственности между участниками процесса
• Снижение рисков принятия необоснованных решений
• Повышение исполнительской дисциплины

Юридические цели:

• Подтверждение правомерности принимаемых решений
• Соблюдение требований законодательства (например, при заключении крупных сделок)
• Обеспечение доказательной базы в случае судебных споров
• Защита интересов компании при взаимодействии с контрагентами

Ключевые термины, которые нужно знать

Визы согласования — это отметки на документе, которые подтверждают его одобрение ответственными сотрудниками. Каждая виза согласования документа должна содержать:

• Должность согласующего
• Личную подпись и ее расшифровку
• Дату визирования

Пример правильной визы:

Начальник юридического отдела

[Личная подпись] А.В. Петров

15.11.2024

Гриф согласования — специальная отметка на документе, которая оформляется, когда согласование проводится отдельным документом (письмом или протоколом). Формат грифа:

СОГЛАСОВАНО

[Наименование должности]

[Личная подпись] [Расшифровка подписи]

[Дата]

Типичные ошибки в организации согласования

1. Отсутствие регламента — когда нет четких правил, кто, в какой последовательности и за что отвечает
2. Неясность сроков — согласующие не знают, когда должны предоставить результат
3. Отсутствие единой системы — использование почты, мессенджеров и бумажных носителей одновременно
4. Неопределенность статусов — непонятно, на каком этапе находится документ

Понимание этих основ — первый шаг к построению эффективной системы согласования, которая экономит время и защищает компанию от рисков.

Как настроить эффективный процесс согласования вручную (и почему это сложно)

Шаг 1. Определяем маршрут и участников

Каждый документ на согласование должен иметь четкий маршрут согласования — заранее определенную последовательность рассмотрения документа ответственными лицами.

Ключевые правила формирования маршрута:

• Разделите участников на обязательных (принимают решение) и информационных (получают копию)
• Используйте параллельное согласование для независимых экспертиз
• Применяйте последовательное согласование, когда мнение одного специалиста зависит от вывода другого

Пример маршрута для договора аренды:

1. Юрист (правовая экспертиза)
2. Финансовый директор (бюджет)
3. Руководитель направления (целесообразность)
4. Генеральный директор (утверждение)

Шаг 2. Устанавливаем сроки и приоритеты

Для каждого этапа согласования должен быть установлен реалистичный срок исполнения поручения.

Как оценивать время на согласование:

• Простые документы — 1-2 рабочих дня
• Сложные договоры — 3-5 рабочих дней
• Кадровые приказы — учитывайте сроки в трудовом праве (например, уведомление об изменении условий труда за 2 месяца)

Классификация документов по приоритетам:

• Срочные — согласование в течение 24 часов
• Приоритетные — 2-3 рабочих дня
• Стандартные — 5 рабочих дней

Шаг 3. Фиксируем решения и замечания

Правильное оформление решений — основа юридически значимого согласования.

Визы согласования оформляются по установленному образцу. Виза согласования образец правильного оформления:

Согласовано
 Начальник юридического отдела

[Подпись] /С.А. Белов/

15.11.2024

Резолюция отличается от визы тем, что содержит поручения. Резолюция образец от руководителя:

Исполнителю: подготовить ответ в срок до 20.11.2024

[Подпись] /А.В. Иванов/

15.11.2024

Резолюции на документах примеры руководителя могут включать:

• "К исполнению. Срок — 3 рабочих дня"
• "Подготовить ответ с учетом замечаний"
• "Исправить п. 2.3 и представить на повторное согласование"

Итог раздела: почему ручное управление неэффективно

Ручное управление процессом согласования требует:

• Постоянного контроля за движением каждого документа
• Регулярных телефонных звонков и напоминаний
• Ручной сборки виз и резолюций
• Ведения многочисленных журналов и таблиц

Такой подход чреват человеческим фактором: документы теряются, сроки срываются, а ответственность размывается. В следующем разделе мы покажем, как современные технологии решают эти проблемы.

Контроль исполнения: как добиться 100% результата

Система контроля исполнения поручений: от резолюции до отчета

Эффективный контроль исполнения приказа начинается с момента его подписания и продолжается до полного выполнения всех поручений. Ключевой принцип: каждый пункт документа должен иметь ответственного, срок и измеримый результат.

Технология постановки SMART-поручений:

• Конкретный (Specific) — четкая формулировка задачи
• Измеримый (Measurable) — понятные критерии выполнения
• Достижимый (Achievable) — реальность исполнения
• Релевантный (Relevant) — соответствие целям компании
• Ограниченный по времени (Time-bound) — четкий срок исполнения поручения

Пример SMART-поручения:

"Подготовить коммерческое предложение для ООО «Контур» в соответствии с шаблоном №3, согласовать с отделом маркетинга и направить клиенту до 25.11.2024"

Инструменты ручного контроля:

• Журналы контроля — таблицы учета с отметками о выполнении
• Еженедельные планерки — устные отчеты о ходе выполнения поручений
• Визуальные доски (Trello, Kanban) — графическое отображение статусов задач

Разбор типовых формулировок в приказах:

• «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» — используется, когда руководитель лично отслеживает выполнение ключевых поручений
• «Контроль за исполнением приказа возложить на [должность]» — делегирование функции контроля заместителю или руководителю подразделения

Что делать, если сроки сорваны?

Ситуация невыполнения поручения требует системного подхода, а не поиска виноватых.

Алгоритм действий руководителя при срыве сроков:

1. Анализ причин — выяснение объективных и субъективных факторов срыва

• Нехватка ресурсов (время, персонал, оборудование)
• Неясность исходной задачи
• Изменение внешних обстоятельств

2. Корректировка задач — пересмотр сроков и условий выполнения

• Оформление переноса сроков дополнительным документом
• Перераспределение ресурсов между задачами
• Уточнение формулировок поручений

3. Применение санкций — только после анализа всех обстоятельств

• Дисциплинарные взыскания при злостном неисполнении
• Корректировка KPI и показателей премирования
• Пересмотр зон ответственности сотрудников

Пример решения о переносе срока:

"В связи с необходимостью получения дополнительных лицензий срок выполнения п. 2 приказа от 10.11.2024 № 156-К перенести на 15.12.2024"

Важно: Система контроля должна быть прозрачной и предсказуемой. Сотрудники должны понимать, что контроль — это не инструмент давления, а механизм достижения общих целей.

Автоматизация согласования и контроля: переход от хаоса к системе

Почему электронные таблицы и почта не спасают?

Многие компании годами работают по старинке: отправляют документы на согласование по электронной почте, а статусы отслеживают в громоздких Excel-таблицах. Кажется, что всё под контролем — но это иллюзия.

На практике такой подход регулярно приводит к трём типичным проблемам. Первая — документ завис в согласовании. Непонятно, кто его задерживает: то ли согласующий в отпуске, то ли письмо потерялось в почте, то ли он просто забыл о задаче. Вторая — потерянные документы. В процессе согласования возникают несколько версий файлов, и уже никто не может сказать, какая из них актуальная. Третья — несвоевременное исполнение. Руководитель узнаёт о срыве сроков постфактум, когда уже невозможно повлиять на ситуацию.

Эти проблемы ежедневно обходятся компаниям в десятки часов рабочего времени и сотни тысяч рублей прямых убытков.

Как работает автоматизированный процесс в СЭД «Директум»

Представьте, что весь процесс согласования и контроля работает как швейцарские часы — предсказуемо, точно и без вашего постоянного участия. Это становится реальностью с системой электронного документооборота.

Вот как это работает на практике:

Как только документ создан, система автоматически направляет его по заранее настроенному гибкому маршруту согласования. Например, договор на сумму до 100 тысяч рублей идет одним путем, а на большую сумму — другим, с дополнительными визами. При необходимости система организует параллельное согласование, когда несколько специалистов изучают документ одновременно, а не последовательно — это сокращает общее время процедуры на 60-70%.

Система сама заботится о том, чтобы никто не забыл о своих задачах. Она отправляет автоматическое напоминание согласующему за день до истечения срока. А если срок все же прошел — направляет уведомление о просрочке руководителю процесса. Это исключает ситуации, когда документы неделями лежат без движения.

Каждое решение фиксируется юридически значимо. Согласующие проставляют электронную визу согласования с использованием квалифицированной электронной подписи. Все замечания и правки сохраняются в системе с точным временем их внесения — это обеспечивает юридически значимую фиксацию замечаний и защищает компанию в случае споров.

Но главное — вы в любой момент видите полную картину. В системе отображается статус документа в реальном времени: кто работает с документом сейчас, какие этапы уже пройдены, сколько времени заняло каждое согласование. А автоматические отчеты по этапам согласования помогают выявлять «узкие места» в процессах и оптимизировать их.

Результат — вместо хаотичного движения бумаг между отделами вы получаете четкий, прозрачный и управляемый процесс, где каждый участник понимает свои задачи и сроки, а руководитель — всегда держит руку на пульсе.

Инструменты контроля исполнения в СЭД

Когда документ согласован и подписан, начинается самый важный этап — исполнение поручений. Именно здесь многие компании сталкиваются с трудностями: исполнители забывают о задачах, руководители тратят время на постоянные проверки, а о некоторых поручениях и вовсе вспоминают только после срыва сроков.

СЭД «Директум» решает эти проблемы с помощью интеллектуальной системы контроля, которая работает автоматически и не требует вашего постоянного внимания.

Автоматический контроль: задачи создаются без вашего участия

Представьте: руководитель ставит резолюцию на документе — и система мгновенно превращает её в конкретную задачу для исполнителя. При этом автоматически определяются сроки, прописываются требования к результату, устанавливаются контрольные точки. Вам больше не нужно вручную расписывать задания в таблицах или пересылать поручения по почте — система автоматически ставит задачи на исполнение по резолюции, экономя до 30 минут рабочего времени на каждом документе.

Визуализация: весь процесс как на ладони

Специальные дашборды контроля исполнения поручений позволяют одним взглядом оценить ситуацию по всем текущим задачам. Вы видите, какие поручения выполняются в срок, какие находятся под угрозой срыва, а какие уже просрочены. Цветовые индикаторы и графики делают картину максимально наглядной. Отслеживание прогресса происходит в реальном времени: система показывает, на каком этапе находится выполнение каждой задачи, какие ресурсы задействованы, возникают ли у исполнителя трудности.

Отчетность: аналитика вместо догадок

Система еженедельно формирует сводные отчеты о дисциплине исполнения — как по отделам, так и по конкретным сотрудникам. Вы получаете точные данные: сколько поручений было выполнено вовремя, какие задачи regularly переносятся, кто из исполнителей показывает наилучшие результаты. Эта аналитика помогает объективно оценивать работу подразделений и принимать обоснованные кадровые решения.

Интеграция с календарем: система помнит всё

Каждое поручение автоматически попадает в календарь исполнителя. За сутки до истечения срока система направляет напоминание о сроке исполнения поручения — сначала самому сотруднику, а при необходимости и его руководителю. Это предотвращает 90% случаев срыва сроков по забывчивости и позволяет своевременно корректировать планы при возникновении объективных трудностей.

Таким образом, СЭД «Директум» превращает контроль исполнения из рутинной обязанности в автоматизированный процесс, где система берёт на себя всю техническую работу, а вы сосредотачиваетесь на стратегически важных решениях.

Кейс: Как автоматизация согласования и контроля решает конкретные бизнес-задачи

Задача: Сократить время согласования договора с 2 недель до 2 дней

В девелоперской компании «Рублево-Архангельское» до автоматизации средний срок согласования акта достигал 14 дней. Основная проблема заключалась в отсутствии прозрачности — руководство не видело, где «завис» документ, и кто отвечал за задержку. Это приводило к финансовым рискам и срыву сроков проектов.

Решение в «Директум»:

1. Прозрачность: Каждый видит, у кого лежит документ.
   Внедрение Directum RX позволило создать единое цифровое пространство, где все участники процесса в реальном времени видят статус документа и ответственного за каждый этап. Это исключило возможность «потери» документов и позволило оперативно влиять на возникающие задержки.
2. Автонапоминания: Система сама напоминает согласующим.
   Были настроены автоматические уведомления и контроль сроков исполнения задач. Система самостоятельно направляет напоминания согласующим, если документ находится у них дольше установленного регламентом времени. Это дисциплинирует участников и предотвращает простои.
3. Маршрут с условиями: Если юрист вносит правки, документ автоматически возвращается инициатору.
   В компании «Ситроникс» была реализована гибкая маршрутизация с условиями. Универсальный процесс согласования был настроен так, что при внесении правок, например, юристом, документ автоматически возвращался инициатору на доработку. Это исключало необходимость повторного прохождения всего маршрута и ускоряло итоговое принятие документа.

Результат: Благодаря этим механизмам в «Рублево-Архангельском» срок согласования акта был сокращен с 14 до 5 дней, что стало прорывом для строительной отрасли.

Задача: Исключить срыв сроков по критичным поручениям

В компаниях, таких как «Синара Девелопмент», до внедрения системы контроль сроков исполнения поручений был ручным, что приводило к пропускам дедлайнов и отсутствию оперативного реагирования на возникающие проблемы.

Решение в «Директум»:

1. Автофиксация поручения: Резолюция руководителя сразу превращается в задачу.
   В Directum RX любая резолюция, наложенная руководителем на документ, автоматически создает задачу назначенному исполнителю. Это исключает потерю распоряжений и гарантирует, что каждое поручение формализовано, зафиксировано и передано на исполнение.
2. Эскалация: При приближении дедлайна система уведомляет исполнителя и его руководителя.
   Система настроена на автоматический контроль сроков. При приближении дедлайна Directum RX отправляет напоминания исполнителю. Если задача остается невыполненной, система эскалирует проблему — уведомляет непосредственного руководителя исполнителя, обеспечивая дополнительный контрольный механизм.
3. Аналитика: Руководитель видит KPI по исполнительской дисциплине.
   Руководители получают доступ к дашбордам и отчетам, где в режиме реального времени видят аналитику по исполнительской дисциплине: количество просроченных задач, среднее время выполнения, KPI по сотрудникам и подразделениям. Это позволяет объективно оценивать эффективность и своевременно принимать управленческие решения.

Заключение

Ручное управление согласованием и контролем — это постоянный стресс, риск срыва сроков и финансовые потери. Как показывают реализованные проекты, автоматизация в Directum превращает хаос в предсказуемый, управляемый и прозрачный процесс, где каждый документ находится под контролем, а поручения выполняются в срок.

Устали «вести» каждый документ вручную? Получите бесплатную консультацию по настройке процессов согласования и контроля в СЭД «Директум» для вашей компании. Наши эксперты подготовят для вас индивидуальный план внедрения.