Номенклатура дел и архивное хранение в 2027 году: полное руководство

Номенклатура дел: паспорт вашего документооборота

Первый шаг к порядку в документах — создание «ДНК» всего документооборота. Этой ДНК является номенклатура дел.

Номенклатура дел — это систематизированный и утверждённый перечень всех наименований дел (групп документов), которые создаются в компании, с указанием сроков их хранения.

Для чего нужна номенклатура дел: 3 ключевые функции

1. Организация текущей работы. Служит схемой для формирования дел и регистрации документов. Сотрудники не придумывают, в какую папку положить договор, — они следуют утверждённому перечню.

2. Определение сроков хранения. Для каждой позиции устанавливается точный срок хранения на основе законодательства. Вы не уничтожите важный документ раньше времени и не будете вечно хранить ненужное.

3. Основа для архивного учёта. На основе номенклатуры формируются описи дел постоянного и временного хранения.

Кто и когда должен утверждать номенклатуру

Разработкой занимается служба делопроизводства совместно с руководителями подразделений.

Утверждается генеральным директором после согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива. Действует в течение календарного года.

Как разработать номенклатуру дел: пошаговая инструкция

Шаг 1. Изучаем структуру и документооборот компании

• Проанализируйте документы по каждому подразделению.
• Изучите положения о структурном подразделении — они закрепляют функции и виды документов.

Пример: номенклатура дел отдела кадров вытекает из его функций: приём, увольнение, отпуска, обучение.

Шаг 2. Определяем индексы и формулировки заголовков

Формируем заголовки дел. Каждый заголовок должен быть чётким: не «Разные приказы», а «Приказы по основной деятельности».

Присваиваем индексы дел. Индекс — цифровой или буквенно-цифровой код. Например, «02-05»: «02» — бухгалтерия, «05» — пятое дело.

Шаг 3. Проставляем сроки хранения документов

Как работать с Перечнями типовых документов. Используйте официальные источники: Перечень типовых управленческих архивных документов и отраслевые перечни.

Примеры сроков:

• Приказы на отпуск — 5 лет.
• Документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении) — 50 или 75 лет.

Что такое ЭПК. Экспертно-проверочная комиссия — оценивает ценность документов и согласовывает номенклатуру. Создаётся приказом руководителя.

Шаг 4. Оформляем и утверждаем документ

Оформляем номенклатуру в виде таблицы: «Индекс дела», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню».

Процедура утверждения: после согласования с руководителями и ЭПК документ утверждается генеральным директором.

Если хотите понять, как регламентирующие документы встраиваются в систему — изучите регламентирующие документы.

Формирование и оформление дел: от создания до передачи в архив

Как правильно формировать дела

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Принципы формирования:

• Тематический: документы по одному вопросу.
• Номинальный: документы одного вида.
• Хронологический: по датам.
• Авторский: по автору.

Как подшивать документы: стандартная прошивка в 3 прокола. Место прошивки заклеивается защитной наклейкой с заверительной надписью.

Оформление обложки дела: требования ГОСТ

Титульный лист дела должен содержать:

• Наименование организации.
• Наименование подразделения.
• Заголовок дела.
• Дата дела.
• Количество листов.
• Срок хранения.
• Архивный шифр.

Опись дел: финальный этап перед архивом

Опись дел — основной учётный документ, составляемый перед передачей дел в архив.

Для чего нужна:

• Паспорт передаваемых документов.
• Средство учёта и поиска.
• Фиксирует передачу ответственности.

Как составить: опись составляется отдельно для разных категорий дел (постоянного, временного хранения, по личному составу).

Организация архивного хранения документов

Как организовать архив на предприятии

Требования к помещению: сухое, изолированное от влаги и солнечных лучей, с пожаротушением и вентиляцией.

Организация учёта: на каждое дело заводится архивная карточка, все дела регистрируются в описях.

Сроки хранения и экспертиза ценности

Экспертиза ценности — определение значимости документов для установления сроков хранения. Проводит экспертная комиссия (ЭК).

Пример: срок хранения договоров купли-продажи — 5 лет после истечения срока действия.

Порядок уничтожения документов

На основе описей ЭК составляет акт о выделении к уничтожению, который утверждается руководителем. Только после этого документы уничтожаются.

Выдача документов из архива

Оформление выдачи: по письменному запросу через заказ-требование или журнал выдачи.

Архивные справки: официальные документы на основе приказов и ведомостей. Заверяются подписью и печатью.

Если хотите понять, как работает архив в системе — изучите долговременный архив.

Электронный архив: современное решение вековых проблем

Пока вы считаете, сколько стоит содержание стеллажей и труд архивариуса, современные технологии предлагают кардинально иное решение.

Бумажный архив vs электронный архив

Бумажный архив: аренда помещения, папки, короба, стеллажи, расходы на печать, оплата архивариуса.

Электронный архив: единовременные инвестиции в систему и поддержку. Экономия до 70% от общих затрат за счёт освобождения площадей и сокращения персонала.

Как СЭД «Директум» решает задачи архивного дела

Автоматическая классификация по номенклатуре дел. Номенклатура встроена в систему. При создании документа сотрудник выбирает тип — система присваивает индекс и помещает в нужную папку.

Полный контроль над сроками хранения. Система автоматически рассчитывает дату уничтожения и напоминает ответственным.

Мгновенное формирование отчётности и описей. Автоматическое формирование описей для передачи в госархив.

Мгновенный поиск и выдача справок. Поиск по любым параметрам занимает секунды. Архивная справка формируется автоматически.

Полная юридическая значимость. ЭП обеспечивает юридическую силу. Система ведёт журнал аудита.

Новое в 2027: ИИ-ассистент автоматически классифицирует документы по номенклатуре и предлагает сроки хранения на основе анализа.

Если хотите понять, как работает система для документооборота — изучите Directum Omni.

Кейс: как мы перевели архив кадровых документов в электронный вид

Проблема: 50 шкафов, поиск — 2 часа

Десятки шкафов с трудовыми договорами, приказами и личными карточками. Поиск одного документа занимал 2 часа. Архив занимал 30 м² офисного пространства.

Решение: сканирование + загрузка в СЭД + номенклатура

1. Организация и сканирование бумажного архива.
2. Создание электронного архива — загрузка в СЭД «Директум».
3. Структурирование по номенклатуре дел.

Результат: поиск — 15 секунд, освобождено 30 м²

• Скорость поиска: любой документ находится за 15 секунд.
• Освобождение площадей: 30 м² использованы для рабочих нужд.
• Надёжность: документы защищены от износа и потери.

Похожий кейс: АО «Теплоэнерго» — внедрение электронного финансового архива с ИИ. Результаты: поиск документа за 1–3 минуты, 87% данных извлекается автоматически, экономия до 1,5 млн ₽ в год.

Посмотрите кейс: Теплоэнерго — как энергетическая компания создала электронный архив и прошла налоговый мониторинг.

Грамотный архив — это инструмент роста вашего бизнеса

Грамотно организованный архив — это мощный инструмент, который напрямую влияет на прибыль.

Он позволяет:

• Экономить деньги за счёт сокращения затрат на помещения.
• Экономить время, превращая поиски в мгновенный процесс.
• Снижать риски штрафов и проигранных судов.

Электронный архив в связке с СЭД «Директум» делает достижение этих целей простым и эффективным.

Хотите, чтобы поиск любого документа занимал секунды?

Если нужно перенести существующий архив в электронный вид — посмотрите миграция данных. Мы поможем с оцифровкой и загрузкой.

Что делать дальше: три сценария для 2027 года

Сценарий 1: Разработать номенклатуру дел

Для кого: компании, которые только начинают наводить порядок.
Что делаем: аудит документов, разработка номенклатуры, утверждение.
Срок: 1–2 месяца.
Результат: утверждённая номенклатура дел.

Сценарий 2: Перевести архив в электронный вид

Для кого: компании с большим бумажным архивом.
Что делаем: оцифровка, загрузка в СЭД, настройка номенклатуры.
Срок: 2–4 месяца.
Результат: поиск документа за секунды.

Сценарий 3: Полное внедрение Directum RX

Для кого: компании, которые хотят автоматизировать всё делопроизводство.
Что делаем: внедряем Directum RX, настраиваем архив, обучаем команду.
Срок: 3–6 месяцев.
Результат: экономия 200+ часов в месяц.

Если хотите обсудить сценарий — заказать внедрение.

А если хотите обсудить вашу задачу — получить консультацию.

FAQ: частые вопросы по номенклатуре и архиву