Хаос в документах тормозит ваш бизнес? Пора наводить порядок!

Номенклатура дел: паспорт вашего документооборота

Первый и главный шаг к порядку в документах — это создание своего рода «ДНК» всего вашего документооборота. Этой ДНК является номенклатура дел.

Если говорить просто, номенклатура дел — это не просто список или справочник. Это систематизированный и утвержденный перечень всех наименований дел (то есть групп документов), которые создаются в вашей компании, с указанием сроков их хранения. Представьте, что это подробный план всего документального хозяйства организации, где для каждой бумаги заранее определено ее место и «срок годности».

Для чего нужна номенклатура дел: 3 ключевые функции

Этот документ выполняет три критически важные функции, без которых невозможен ни порядок, ни юридическая безопасность:

1. Организация текущей работы. Она служит единственно верной схемой для формирования дел и регистрации документов. Сотрудники не придумывают, в какую папку положить входящий договор или приказ, — они следуют утвержденному перечню. Это ликвидирует хаос на старте.
2. Определение сроков хранения. Для каждой позиции в номенклатуре устанавливается точный срок хранения на основе законодательных требований. Это решает разом две проблемы: вы не уничтожите раньше времени важный документ и не будете вечно хранить то, что уже не нужно.
3. Основа для архивного учета. Именно на основе ведения номенклатуры дел в будущем формируются описи дел постоянного и временного хранения. Без правильно составленной номенклатуры невозможно корректно и без проблем сдать документы в архив.

Кто и когда должен утверждать номенклатуру

Разработкой номенклатуры дел обычно занимается служба делопроизводства или ответственный сотрудник совместно с руководителями структурных подразделений, которые лучше всех знают свои документы.

Утверждается этот документ, как правило, в начале года и действует в течение всего календарного года. Когда утверждают номенклатуру дел — это важный формальный акт, который придает ей юридическую силу. Утверждает ее, как правило, генеральный директор, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива. Это не просто формальность, а ключевое действие, превращающее внутреннюю инструкцию в обязательный для всех исполнения документ.

Как разработать номенклатуру дел: пошаговая инструкция

Создание номенклатуры дел — это системный процесс, который лучше всего разбить на последовательные этапы. Следуя этой инструкции, вы сможете разработать рабочий и юридически грамотный документ.

Шаг 1. Изучаем структуру и документооборот компании

Первый шаг — провести полную инвентаризацию документов компании. Для этого:

• Проанализируйте документы по каждому структурному подразделению. Запросите у руководителей отделов перечни всех документов, с которыми они работают: входящие, исходящие, внутренние, отчеты, договоры и т.д.
• Изучите положения о структурном подразделении. Эти документы — ключевой источник информации, так как в них закреплены функции и задачи отдела, а значит, и виды документов, которые он должен создавать и получать. Например, номенклатура дел отдела кадров будет напрямую вытекать из его функций: прием, увольнение, отпуска, обучение.

Этот этап закладывает основу, гарантируя, что в итоговом перечне не будет упущена ни одна важная группа документов.

Шаг 2. Определяем индексы и формулировки заголовков дел

Теперь необходимо структурировать собранную информацию.

• Формируем заголовки дел. Каждый заголовок должен быть четким, однозначным и отражать основное содержание документов в деле. Например, не «Разные приказы», а «Приказы по основной деятельности» или «Приказы о предоставлении отпусков».
• Присваиваем индексы дел в номенклатуре. Индекс — это цифровой или буквенно-цифровой код, который обычно включает обозначение подразделения и порядковый номер дела. Например, индекс «02-05» может означать: «02» — бухгалтерия, «05» — пятое дело в ее перечне. Это упрощает классификацию и поиск.

Шаг 3. Проставляем сроки хранения документов

Самый ответственный этап, определяющий юридическую силу документа.

• Как работать с Перечнями типовых документов. Для определения сроков хранения документов используйте официальные источники: Перечень типовых управленческих архивных документов и отраслевые перечни. Именно в них содержится информация, сколько лет должен храниться тот или иной документ. Например, срок хранения приказов на отпуск составляет 5 лет, а документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении) — 50 или 75 лет.
• Что такое ЭПК и как ее создать. ЭПК (расшифровка: Экспертно-проверочная комиссия) архива — это комиссия, которая оценивает ценность документов и согласовывает номенклатуру. Для ее создания необходимо издать приказ о создании экспертной комиссии в составе представителей администрации, ключевых специалистов и, желательно, архивариуса. Именно ЭПК проверяет корректность назначенных сроков хранения.

Шаг 4. Оформляем и утверждаем документ

Финальный этап — придание документу законной силы.

• Оформляем номенклатуру. Документ составляется в виде таблицы с колонками: «Индекс дела», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения и № стати по перечню». Для ориентира всегда можно использовать готовый образец номенклатуры дел.
• Процедура утверждения. После согласования с руководителями подразделений и ЭПК документ передается на утверждение номенклатуры дел генеральному директору. Утвержденная номенклатура вводится в действие с начала следующего календарного года и является обязательной для всего предприятия.

Формирование и оформление дел: от создания до передачи в архив

После того как номенклатура дел утверждена, начинается ее практическое применение — систематическая работа с документами на всех этапах их жизненного цикла. Правильное формирование дел гарантирует, что любой документ можно будет быстро найти и он будет иметь юридическую силу.

Как правильно формировать дела в текущем делопроизводстве

Формирование дел — это процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Проще говоря, дело в делопроизводстве это единица учета, представляющая собой папку с документами, объединенными по одному признаку.

Основные принципы формирования дел:

• Тематический: Документы по одному вопросу или проекту группируются вместе (например, «Документы по договору №...»).
• Номинальный: Объединение документов одного вида (например, «Приказы по основной деятельности»).
• Хронологический: Документы располагаются по датам их создания или регистрации.
• Авторский: Документы группируются по их автору (отправителю или получателю).

Как правильно подшивать документы: Для обеспечения целостности и сохранности документы в деле должны быть прошиты. Стандартной является прошивка документов в 3 прокола схема. Это надежно фиксирует листы, предотвращает их потерю или замену. Место прошивки на задней обложке дела заклеивается бумажной защитной наклейкой, на которой ставится заверительная надпись с указанием количества листов, подпись ответственного лица и печать организации.

Оформление обложки дела: требования ГОСТ

Завершенное дело требует правильного оформления обложки дела. Это не просто формальность, а необходимость для последующего архивного хранения и идентификации.

Титульный лист дела (или его обложка) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации.
• Наименование структурного подразделения.
• заголовок дела (точно соответствующий номенклатуре).
• Дата дела (например, «01.01.2023 – 31.12.2023»).
• Количество листов в деле.
• Срок хранения дела.
• Архивный шифр (индекс по номенклатуре).

Опись дел: финальный этап перед архивом

Опись дел — это основной учетный документ, который составляется перед передачей дел в архив. Он представляет собой систематический перечень заголовков дел с их поисковыми данными.

Для чего нужна опись:

• Она является паспортом передаваемых в архив документов.
• Служит основным средством учета и поиска дел в архиве.
• Юридически фиксирует передачу ответственности от делопроизводителя к архивариусу.

Как ее правильно составить: Опись составляется отдельно для разных категорий дел (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу). Например, опись дел по личному составу образец будет включать все кадровые документы. В описи указываются порядковые номера дел, их индексы, заголовки, даты, количество листов и сроки хранения. После утверждения опись является основанием для приема дел в архив.

Организация архивного хранения документов

Упорядоченное текущее делопроизводство логически завершается созданием надежной архивной системы. Правильно организованный архив — это не просто склад старых бумаг, а инструмент защиты юридических и финансовых интересов компании.

Как организовать архив на предприятии

Эффективное ведение архива начинается с создания надлежащих условий. Это гарантирует сохранность документов на протяжении всего установленного срока.

• Требования к помещению и оборудованию: Помещение архива должно быть сухим, изолированным от источников влаги и прямых солнечных лучей, оборудованным средствами пожаротушения и вентиляции. Документы хранятся на стеллажах, которые обеспечивают защиту от пыли и свободный доступ для работы.
• Организация учета документов в архиве: Основа работы архива — это строгий учет. На каждое поступившее дело заводится архивная карточка (или электронная запись), а все дела регистрируются в описях. Такой системный подход позволяет в любой момент точно знать, какое дело находится в архиве, где именно оно расположено и когда его срок хранения истекает.

Сроки хранения и экспертиза ценности документов

Ключевая задача архива — не просто хранить, а управлять жизненным циклом документов, своевременно отделяя ценное от второстепенного.

• Как проводить экспертизу ценности: Экспертиза ценности документов — это процесс определения научной, исторической и практической значимости документов для установления сроков их хранения и отбора на государственное хранение или уничтожение. Эту работу проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, сверяясь с утвержденными законодательством перечнями. Например, срок хранения договоров купли-продажи товаров и услуг обычно составляет 5 лет после истечения срока действия договора, если иное не предусмотрено самим договором.
• Порядок уничтожения документов: Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — строго регламентированный процесс. На основе описей дел временного хранения ЭК составляет акт о выделении к уничтожению документов, который утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены (обычно путем измельчения или утилизации как макулатуры) с обязательной отметкой в учетных формах.

Выдача документов из архива

Архив — это активный информационный ресурс компании, и работа с ним должна быть четко регламентирована.

• Как оформлять выдачу документов: Выдача дел во временное пользование сотрудникам или сторонним организациям производится только на основании письменного запроса и оформляется через заказ-требование или журнал выдачи. Это позволяет всегда знать, где находится оригинал документа.
• Как составлять архивные справки: Архив не только выдает подлинники, но и предоставляет информацию в виде архивных справок и выписок. Например, архивная справка о заработной плате — это официальный документ, составляемый на основе приказов и расчетных ведомостей, хранящихся в архиве. Выписка из архива дословно воспроизводит часть текста документа, имеющую отношение к запросу. Эти документы заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, придавая им юридическую силу.

Электронный архив: современное решение вековых проблем

Пока вы считаете, сколько стоит содержание стеллажей и труд архивариуса, современные технологии уже предлагают кардинально иное решение. Пора перенести ваши документы в цифровую эпоху, где порядок, безопасность и скорость поиска становятся новой нормой.

Бумажный архив vs Электронный архив: сравниваем затраты

Содержание традиционного бумажного архива — это постоянная и значительная статья расходов, которую многие компании привыкли считать неизбежной. Давайте посмотрим правде в глаза:

• Бумажный архив: Аренда или содержание специального помещения, закупка папок, коробов, стеллажей, расходы на печать, оплата труда как минимум одного архивариуса, который занимается физической подшивкой, поиском и выдачей дел.
• Электронный архив документов: Единовременные инвестиции в внедрение системы и дальнейшие затраты на ее техническую поддержку. При этом вы получаете экономию до 70% от общих затрат на хранение электронных документов за счет освобождения площадей, сокращения персонала и исключения сопутствующих расходов на бумагу и канцелярию.

Как СЭД «Директум» решает задачи архивного дела

Система электронного документооборота (СЭД) «Директум» подходит к вопросу архива с принципиально новой позиции: архив начинается не после подшивки документов, а в момент их создания или регистрации в системе. Это полностью меняет правила игры.

Автоматическая классификация по номенклатуре дел

Забудьте о ручной сортировке. Номенклатура дел встроена в систему в виде картотеки. При создании документа сотрудник просто выбирает его тип, и система автоматически присваивает ему индекс и помещает в нужную электронную папку. Документ больше не может «потеряться» — он сразу оказывается на своем месте.

Полный контроль над сроками хранения

Система берет на себя самую сложную и ответственную задачу.

Для каждого типа документа в системе закрепляется его срок хранения на основе законодательства.

Система автоматически рассчитывает дату уничтожения с момента окончания дела или его закрытия.

Ответственные сотрудники получают напоминание об истечении срока хранения документов, что исключает человеческий фактор и риски несанкционированного уничтожения.

Мгновенное формирование отчетности и описей

Ручной труд по составлению описей уходит в прошлое.

Автоматическое формирование описей дел для передачи в госархив или для внутренних нужд происходит по нажатию кнопки.

Опись дел по личному составу формируется автоматически из всех соответствующих кадровых документов, что критически важно для проверок.

Мгновенный поиск и выдача справок

Сколько времени вы тратите на поиск? Теперь на это понадобится не более 30 секунд.

Поиск документа по любым параметрам (название, тип, автор, дата, содержание, даже по тексту внутри скана!) занимает мгновения.

Архивная справка формируется автоматически на основе данных из системы, гарантируя точность и исключая ошибки при ручном переносе данных.

Полная юридическая значимость

Электронный архив «Директум» — это не просто сканы.

Электронная подпись обеспечивает каждому электронному документу такую же юридическую силу, как и у бумажного аналога.

Система обеспечивает сохранность электронных документов, защиту от несанкционированного изменения и ведет журнал аудита, фиксируя все действия с документами.

Кейс: Как мы перевели архив кадровых документов в электронный вид

Одной из ключевых задач, с которой к нам обращаются компании, является цифровизация архивов, и особенно — кадрового делопроизводства. Рассмотрим наглядный пример из нашей практики.

Проблема: 50 шкафов с кадровыми документами, поиск одной трудовой книжки — 2 часа

Представьте ситуацию: десятки шкафов, заполненных папками с трудовыми договорами, приказами и личными карточками. Когда сотруднику или проверяющему органу требовалась трудовая книжка или приказ трехлетней давности, начинался долгий поиск. Сотрудник архива тратил в среднем 2 часа, чтобы найти один нужный документ. Это не только неэффективно, но и создавало риски несоблюдения сроков ответа на официальные запросы. Кроме того, бумажный архив занимал ценное офисное пространство — 30 м².

Решение: Сканирование + загрузка в СЭД «Директум» + настройка номенклатуры дел

Наша команда предложила комплексное решение:

1. Организация и сканирование. Мы провели работу по упорядочиванию бумажного архива и его массовому сканированию.
2. Создание электронного архива. Все отсканированные образы документов были загружены в систему электронного документооборота «Директум».
3. Структурирование по номенклатуре дел. В рамках СЭД была настроена четкая номенклатура дел, которая позволила систематизировать электронные документы, присвоить им корректные индексы и сроки хранения. Это превратило груду цифровых файлов в упорядоченный, легко управляемый архив.

Результат: Поиск любого документа — 15 секунд, освобождено 30 м² офисного пространства

Внедрение решения кардинально изменило работу с архивом:

• Скорость поиска. Теперь любой документ находится за 15 секунд. Достаточно ввести в поисковую строку ФИО сотрудника и тип документа.
• Освобождение площадей. Компания смогла освободить 30 квадратных метров офисного пространства, ранее занятых шкафами, и использовать их для рабочих нужд.
• Надежность и безопасность. Электронные документы защищены от физического износа и потери, а права доступа к ним легко настраиваются.

Грамотный архив — это инструмент роста вашего бизнеса

Как мы убедились, грамотно организованный архив — будь то бумажный с четкой номенклатурой дел или современный электронный — это далеко не бюрократическая формальность. Это мощный инструмент, который напрямую влияет на вашу прибыль. Он позволяет:

• Экономить деньги за счет сокращения затрат на содержание помещений и высвобождения рабочего времени сотрудников от рутинного поиска.
• Экономить время, превращая многочасовые поиски в мгновенный процесс.
• Снижать риски штрафов, проигранных судов и репутационных потерь из-за утери или несвоевременного предоставления документов.

Электронный архив в связке с системой электронного документооборота «Директум» делает достижение этих целей простым, контролируемым и эффективным.

Хотите, чтобы поиск любого документа занимал секунды, а архив не занимал ценное офисное пространство?

Закажите бесплатную демонстрацию возможностей электронного архива на базе СЭД «Директум»! Наши специалисты покажут, как вы можете перейти от хаоса к порядку в ваших документах уже в ближайшее время.