От бумажных журналов к цифровому контролю: как ЦВД автоматизировал учет рабочего времени в фармгиганте «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС»

Бизнес-вызов: ручной учет времени устарел для крупной фармацевтической компании

АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» — один из ключевых игроков на российском фармацевтическом рынке, часть международной группы Gedeon Richter. Компания обеспечивает стабильную работу более чем 500 сотрудников с 6 различными графиками работы, включая сменные и гибкие режимы.

Несмотря на начальную цифровизацию на базе СЭД PayDox, к 2016 году стало очевидно:

— Система не масштабируется, не поддерживает глубокую автоматизацию.

— Учет рабочего времени — рутинный, трудоемкий процесс, занимавший до 8 дней в месяц.

— Ошибки в табелях из-за человеческого фактора, забытых пропусков и разрозненных данных.

— Нет прозрачности — руководители не видели загрузку команд в реальном времени.

Для компании, где точность, контроль и соответствие регуляторным требованиям — критичны, это был серьезный вызов.

Решение: ЦВД построил сквозную систему учета рабочего времени на базе Directum

Команда Центра внедрения документооборота (ЦВД) предложила и реализовала масштабное обновление цифровой инфраструктуры — с переходом на Directum и созданием интегрированного модуля учета рабочего времени.

Проект реализован в 2016–2020 годах в несколько этапов:

— 2016 — внедрение Directum вместо устаревшего PayDox.

— 2018 — автоматизация учета времени с интеграцией 1С:ЗУП и СКУД.

— 2020–2024 — масштабирование на все подразделения, внедрение аналитики.

Ключевое преимущество: ЦВД не просто внедрил СЭД, а перестроил сквозной процесс от фиксации присутствия до формирования отчетности.

Как работает система: от пропуска до отчета — без рутины

Для сотрудников

— Подача заявок на отпуск, больничный, командировку — через личный кабинет.

— Автоматические уведомления при опоздании или раннем уходе.

— Возможность пояснить отсутствие — если пропуск забыт или система зафиксировала несоответствие.

Для руководителей

— Контроль загрузки подчинённых в режиме реального времени.

— Автоматические оповещения об отклонениях от графика.

— Доступ к аналитике — без запросов к HR или табельщикам.

Для охраны и табельщиков

— Замена бумажного журнала — охрана вносит данные в Directum напрямую.

— Если сотрудник не прошёл по пропуску — система автоматически отправляет запрос на пояснение.

— При опозданиях, ранних уходах или отсутствии в рабочее время — система фиксирует событие и уведомляет ответственных.

Для HR и бухгалтерии

— Все данные синхронизированы: СКУД → 1С:ЗУП → Directum.

— Ежемесячные и квартальные отчеты формируются автоматически.

— Табельщики не вводят данные вручную — они только проверяют корректность и отправляют на согласование.

Результаты: от 8 дней рутины до 2 дней контроля

Сегодня в Directum зарегистрировано более 330 пользоваников, включая топ-менеджмент. Решение стало единой точкой истины по кадровым и операционным процессам.

— Время на учет: сокращение с 7–8 дней до 1–2 дней в месяц

— Ошибки: исключение — автоматическая синхронизация между СКУД, 1С:ЗУП и Directом

— Отчетность: автоматизация — ежемесячные и квартальные отчеты формируются без участия табельщиков

— Прозрачность и контроль: вся информация о присутствии, отклонениях и загрузке доступна в реальном времени

— Риски: снижение — исключены «серые» схемы, неучтённые отсутствия, споры по оплате труда

«Раньше табельщики тратили недели на сверки — теперь система сама выявляет расхождения и запрашивает пояснения» — Команда «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС»

Команда проекта

— Центр внедрения документооборота (ЦВД) — внедрение Directum, настройка бизнес-процессов, интеграция с 1С:ЗУП и СКУД.

— АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» — сопровождение, тестирование, экспертиза HR-процессов.

ЦВД выступил не как подрядчик, а как цифровой партнёр, обеспечивший плавный переход от устаревшей системы к современной, масштабируемой платформе.

Почему это важно для крупных и регулируемых компаний?

Если ваша организация сталкивается с:

— Многочисленными графиками работы и сменным режимом;

— Высокой нагрузкой на HR и табельщиков;

— Рисками ошибок при учете рабочего времени;

— Необходимостью соответствовать требованиям трудового законодательства.

ЦВД может построить для вас аналогичную систему на базе Directum, интегрированную с 1С, СКУД, SAP и другими корпоративными системами.

Мы превращаем бумажные журналы и ручные сверки в цифровые процессы с полной автоматизацией и аудитом.