Кейс внедрения Directum RX в ООО «Интермобилити»

Проблема

Компания сталкивалась с ростом объёмов документооборота, что приводило к:

• Затруднённому контролю за исполнением поручений.
• Недостаточной прозрачности процессов согласования и регистрации документов.
• Неэффективному управлению договорной, кадровой и организационно-распорядительной документацией.
• Отсутствию единой системы хранения и учёта документов.

Без автоматизации процессы обработки входящих и исходящих писем, договоров, приказов, актов и служебных записок оставались ручными, что увеличивало риски ошибок, задержек и потери документов.

Решение

Компания ООО «ЦВД» реализовала проект по внедрению системы электронного документооборота Directum RX в ООО «Интермобилити». Работы выполнены в 2021 году.

Основные этапы внедрения:

• GAP-анализ и уточнение требований
• Проведён анализ существующих бизнес-процессов. На его основе согласовано детализированное техническое задание, учитывающее специфику компании и её структурных подразделений.
• Настройка системы под бизнес-процессы клиента

Directum RX настроен для автоматизации следующих процессов:

• Входящий, исходящий и внутренний документооборот.
• Обработка и согласование договоров, дополнительных соглашений, NDA, государственных контрактов.
• Учёт и согласование актов выполненных работ и заданий на выполнение работ. Ведение приказов, распоряжений, протоколов совещаний и учредительных решений.
• Кадровая документация: job offer, уведомления об отпуске, кадровые справки, иные кадровые уведомления.
• Регистрация и контроль доверенностей.
• Организация структуры и нумерации

Созданы отдельные журналы регистрации и настроены правила автоматического подбора для всех типов документов по каждой компании группы:

• ГК «Интермобилити» (ГКИМ)
• ООО «Интермобилити» (ИМ)
• ООО «Городская динамика» (ГД)
• ООО «ЕВА»
• АО «АЙЭС Телеком» (АСТ)
• ООО «ИВА»
• ООО «Позитивные продукты» (ПП)

Реализована единая система нумерации с учётом принадлежности к организации и годового периода.

Автоматизированы регламенты согласования для:

• Договоров (7 типов — по каждой компании)
• NDA (7 типов)
• Актов и заданий (7 типов)
• Приказов (1 регламент, применяемый ко всем компаниям)
• Входящих и исходящих писем
• Кадровых документов

Все процессы включают контроль сроков, уведомления, конкурентное согласование и передачу на подпись.

Обучение и сопровождение:

• Обучающий семинар для пользователей.
• Цикл курсов для администратора системы.
• Консультации ключевым пользователям в ходе опытно-промышленной эксплуатации.
• Серверная инфраструктура

Система развёрнута на платформе Linux. Используется веб-доступ.

Доступ обеспечен через мобильные приложения: Directum Solo (для руководителей) и Directum Jazz (для сотрудников).

Результаты

• Полностью автоматизирован документооборот по всем ключевым направлениям.
• Обеспечен контроль исполнения поручений и сроков согласования.
• Создана единая система учёта документов с прозрачной структурой и едиными правилами нумерации.
• Повышена эффективность взаимодействия между подразделениями и юридическими лицами группы компаний.
• Сокращены риски потери документов и нарушения регламентов.

На текущий момент клиент самостоятельно управляет системой.

По словам клиента:

«ЦВД продавали и внедряли RX, далее сопровождали и обучали сотрудников. Проводили обновления. Сейчас они всё делают самостоятельно».

Ключевые факторы успеха

• Фокус на бизнес-процессы — система настроена под реальные регламенты компании, а не наоборот.
• Детализированное ТЗ — чёткое описание требований позволило избежать ошибок и переобучения.
• Поэтапное внедрение и тестовая эксплуатация — обеспечили плавный переход и выявление узких мест.
• Поддержка и обучение — клиент получил все необходимые знания для самостоятельного управления системой.