Кейс внедрения Directum RX в ООО «Интермобилити»

Проблема

Компания сталкивалась с ростом объёмов документооборота, что приводило к:

— Затруднённому контролю за исполнением поручений.

— Недостаточной прозрачности процессов согласования и регистрации документов.

— Неэффективному управлению договорной, кадровой и организационно-распорядительной документацией.

— Отсутствию единой системы хранения и учёта документов.

Без автоматизации процессы обработки входящих и исходящих писем, договоров, приказов, актов и служебных записок оставались ручными, что увеличивало риски ошибок, задержек и потери документов.

Решение

Компания ООО «ЦВД» реализовала проект по внедрению системы электронного документооборота Directum RX в ООО «Интермобилити». Работы выполнены в 2021 году.

Основные этапы внедрения:

— GAP-анализ и уточнение требований

Проведён анализ существующих бизнес-процессов. На его основе согласовано детализированное техническое задание, учитывающее специфику компании и её структурных подразделений.

— Настройка системы под бизнес-процессы клиента

Directum RX настроен для автоматизации следующих процессов:

— Входящий, исходящий и внутренний документооборот.

— Обработка и согласование договоров, дополнительных соглашений, NDA, государственных контрактов.

— Учёт и согласование актов выполненных работ и заданий на выполнение работ.

— Ведение приказов, распоряжений, протоколов совещаний и учредительных решений.

— Кадровая документация: job offer, уведомления об отпуске, кадровые справки, иные кадровые уведомления.

— Регистрация и контроль доверенностей.

— Организация структуры и нумерации

Созданы отдельные журналы регистрации и настроены правила автоматического подбора для всех типов документов по каждой компании группы:

— ГК «Интермобилити» (ГКИМ)

— ООО «Интермобилити» (ИМ)

— ООО «Городская динамика» (ГД)

— ООО «ЕВА»

— АО «АЙЭС Телеком» (АСТ)

— ООО «ИВА»

— ООО «Позитивные продукты» (ПП)

Реализована единая система нумерации с учётом принадлежности к организации и годового периода.

— Настройка процессов согласования

Автоматизированы регламенты согласования для:

— Договоров (7 типов — по каждой компании)

— NDA (7 типов)

— Актов и заданий (7 типов)

— Приказов (1 регламент, применяемый ко всем компаниям)

— Входящих и исходящих писем

— Кадровых документов

Все процессы включают контроль сроков, уведомления, конкурентное согласование и передачу на подпись.

— Обучение и сопровождение

Проведены:

— Обучающий семинар для пользователей.

— Цикл курсов для администратора системы.

— Консультации ключевым пользователям в ходе опытно-промышленной эксплуатации.

— Серверная инфраструктура

Система развёрнута на платформе Linux. Используется веб-доступ.

Доступ обеспечен через мобильные приложения: Directum Solo (для руководителей) и Directum Jazz (для сотрудников).

Результаты

— Полностью автоматизирован документооборот по всем ключевым направлениям.

— Обеспечен контроль исполнения поручений и сроков согласования.

— Создана единая система учёта документов с прозрачной структурой и едиными правилами нумерации.

— Повышена эффективность взаимодействия между подразделениями и юридическими лицами группы компаний.

— Сокращены риски потери документов и нарушения регламентов.

На текущий момент клиент самостоятельно управляет системой.

По словам клиента:

«ЦВД продавали и внедряли RX, далее сопровождали и обучали сотрудников. Проводили обновления. Сейчас они всё делают самостоятельно».

Ключевые факторы успеха

— Фокус на бизнес-процессы — система настроена под реальные регламенты компании, а не наоборот.

— Детализированное ТЗ — чёткое описание требований позволило избежать ошибок и переобучения.

— Поэтапное внедрение и тестовая эксплуатация — обеспечили плавный переход и выявление узких мест.

— Поддержка и обучение — клиент получил все необходимые знания для самостоятельного управления системой.