Как ЦВД построил цифровое бюджетирование для образовательного гиганта Учи.ру

Бизнес-вызов: ручной бюджет не успевал за ростом компании

Учи.ру — крупнейшая российская образовательная онлайн-платформа, в 2020 году ставшая второй по посещаемости образовательной платформой в мире (по данным SimilarWeb).

С таким масштабом бизнеса росла и сложность управления финансами:

• Бюджетирование выполнялось вручную — отчёты формировались только по итогам месяца.
• Нет оперативных данных — руководство не видело, сколько средств уже потрачено, а сколько осталось.
• Проверка лимитов занимала часы — бухгалтеры сверяли данные между 1С и Excel.
• Риск перерасхода — из-за отсутствия реального контроля.
• Платежи задерживались — из-за многоступенчатой ручной обработки.

Для компании, где скорость, прозрачность и контроль — ключевые факторы успеха, это был серьёзный барьер.

Решение: ЦВД разработал модуль «Бюджетирование» в Directum RX за 3 месяца

Команда Центра внедрения документооборота (ЦВД) предложила и реализовала инновационное решение — полностью цифровой цикл управления расходами, от планирования до оплаты.

Проект стартовал в июле 2021 года и стал логичным продолжением уже успешной автоматизации документооборота в Учи.ру. ЦВД выступил не как подрядчик, а как финансово-технический партнёр, понимающий специфику EdTech и требования к финансовой дисциплине.

Что было сделано:

• Разработка модуля «Бюджетирование» в DirectumRX.
• Настройка статей расходов, лимитов и владельцев бюджетов.
• Интеграция с 1С:Бухгалтерия через API — для автоматического создания платёжных поручений.
• Автоматическая синхронизация данных: счёт → лимит → оплата → обновление бюджета.

Ключевое преимущество: теперь все участники процесса — от бухгалтера до топ-менеджера — работают в единой цифровой системе с единой точкой истины.

Как работает цифровое бюджетирование: от лимита до платежа за клик

1. Планирование бюджета

• Финансовая служба распределяет лимиты по статьям расходов на месяц.
• Подразделения видят свои бюджеты в реальном времени в DirectumRX.

2. Согласование входящих счетов

• При поступлении счёта система автоматически проверяет наличие лимита.
• Руководитель видит остаток средств и принимает решение.
• Если лимит исчерпан — система блокирует согласование, предотвращая перерасход.

3. Оплата и синхронизация

• Бухгалтер одним кликом создаёт платёжное поручение в 1С прямо из интерфейса DirectumRX.
• Лимит автоматически уменьшается — без ручного ввода.
• Все изменения фиксируются в аудите и истории.

Результаты: от месячных отчётов к реальному времени

Проект успешно завершён в сентябре 2021 года. Сегодня в системе работает 150+ пользователей, включая 12 топ-менеджеров, которые принимают решения на основе актуальных данных.

• Проверка лимитов: ускорена в 10 раз — с 1 часа до 6 минут
• Формирование бюджета: стало в 5 раз быстрее
• Создание платёжных поручений: в 6 раз эффективнее
• Прозрачность: полная — руководство видит исполнение бюджета онлайн
• Контроль перерасхода: система блокирует операции при отсутствии средств
• Экономия времени: более 200 часов в год на рутинных операциях

«Теперь мы не ждём конца месяца, чтобы понять, где потратили бюджет. Всё видно здесь и сейчас — это изменило культуру финансового управления в компании» — Руководитель финансовой службы, Учи.ру

Команда проекта

Учи.ру:

• Руководитель финансовой службы
• Главный бухгалтер
• IT-администратор

ЦВД:

• Руководитель проекта
• Аналитик
• Разработчик.

ЦВД выступил как цифровой архитектор, объединившем финансовые процессы, IT-инфраструктуру и бизнес-требования в единую автоматизированную систему.

Почему это важно для EdTech и других быстрорастущих компаний?

Если ваша компания сталкивается с:

• Ростом числа расходов и контрагентов;
• Отсутствием оперативной финансовой аналитики;
• Рисками перерасхода бюджета;
• Необходимостью быстрой масштабируемости.

ЦВД может разработать для вас модуль бюджетирования в DirectumRX, который:

• Интегрируется с 1С, SAP, ЭДО;
• Даёт контроль в реальном времени;
• Исключает ручные операции и ошибки.

Мы помогаем превратить финансовый отдел из «бухгалтерии» в стратегического партнёра бизнеса.