ЦВД
Решение Directum

Модуль интеграции Directum RX с сервисами «Диадок» и Saby (СБИС)

Организация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами

Результаты

70%
Снижение трудоемкости обработки входящих документов
x5
Ускорение обмена и подписания документов с контрагентами
x8
Ускорение занесения данных из финансовых документов

Проблемы, которые решает модуль

При работе с электронными документами без единой системы управления возникают следующие сложности:
Для бухгалтерии
  • — Ручное дублирование документов между Directum и сервисами ЭДО
  • — Отсутствие контроля статусов подписания в одном месте
  • — Сложность работы с несколькими операторами ЭДО
  • — Риск потери документов при переключении между системами
Для ИТ-отдела
  • — «Зоопарк» интеграций — каждый оператор подключён по‑своему
  • — Отсутствие единого API для всех операторов
  • — Сложность поддержки устаревших коннекторов
Для руководства
  • — Нет аналитики по ЭДО (соотношение электронных и бумажных документов)
  • — Невозможность оценить эффективность перехода на ЭДО
  • — Юридические риски при потере документов
Настройка ЭДО с контрагентом
Модуль позволяет настроить взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена «Диадок» и Saby (СБИС). После установки решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в Directum RX абонентский ящик организации.
Ключевые возможности настройки:
—  Организация обмена таким образом, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел
— Отправка и получение документов на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента
—  Отправка приглашений контрагентам (включая компании, ещё не зарегистрированные в сервисах обмена)
—  Прекращение и возобновление обмена, изменение реквизитов

Отправка документов через сервисы обмена

Неформализованные документы
(договоры, письма, коммерческие предложения) можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации, после чего отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из системы.
Формализованные документы
УПД, счета-фактуры, акты, накладные и др. — создаются в учётной системе (например, 1С), после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX, где хранятся в едином архиве в связке с договорами.
Двойное подписание УКЭП
Механизм для договоров с двумя подписантами:
— Автоматическая отправка второй подписи в «Диадок» по API
— Загрузка печатной формы с визуализацией обеих подписей
— Контроль очерёдности подписания
Отказ и аннулирование
— Кнопка «Отказать в подписании» в интерфейсе с указанием причины и комментария
— Маршрутизация отказа уполномоченному сотруднику
— Возможность создания соглашения об аннулировании документа

Обработка поступивших документов

По каждому комплекту документов в Directum RX формируется задание на обработку. Ответственный сотрудник может:
Проверить документы и отправить их на согласование и подписание
Переадресовать задание другому сотруднику
Отказать в обработке

Обеспечение юридической значимости

На каждую страницу документа автоматически добавляются штампы с идентификатором в сервисе обмена и номером страницы
На последнюю страницу добавляется отметка о подписании и МЧД, на основании которой подписан документ
При интеграции с сервисом «Контур.Доверенность» загружается МЧД контрагента для проверки полномочий подписывающего лица
Поступившие документы открываются в формате PDF для удобного просмотра
Фильтрация документов
Если не все поступающие документы требуют дополнительного согласования, можно настроить их фильтрацию и загрузку напрямую в учётную систему. Фильтрацию можно применять как для всей организации, так и для отдельных подразделений.
Фильтрация документов

Контроль документооборота

Извещения о получении
— При выполнении задания на обработку в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении
— Directum RX в фоновом режиме проверяет наличие документов, получение которых не подтверждено
— При поступлении более 1000 документов в день можно настроить автоматическую отправку извещений
Отчётность
Протокол электронного обмена документами между контрагентами позволяет убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершён
Финансовый архив
Документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив Directum RX, где надёжно хранятся договоры и первичные документы всех организаций, подразделений, филиалов и представительств

Дополнительные интеллектуальные инструменты

Модуль включает или может быть дополнен следующими сервисами:
Извлечение данных из неформализованных документов

Распознавание текстовой информации, разделение пакета документов по видам, извлечение реквизитов, создание и заполнение электронной карточки

Сравнение документов

ИИ проверяет, не вносил ли контрагент изменения в текст; обнаруженные расхождения выделяются цветом

Перекрёстные и арифметические проверки

Автоматическая сверка сумм по номенклатурным позициям (цена, количество, стоимость, НДС) с точностью до копейки

Сопоставление номенклатуры с заказом

Извлечение реквизитов и сопоставление номенклатуры с данными в учётной системе

Занесение данных в учётную систему

Интеграция с учётной системой (например, 1С) — основные реквизиты и номенклатурные позиции заполняются автоматически

Подготовка к налоговым проверкам

Выборка документов по реквизитам или критериям, выгрузка в необходимом для ФНС формате

Работа с машиночитаемыми доверенностями (МЧД)

Directum RX поддерживает машиночитаемые доверенности для подписания документов:
Формирование и регистрация МЧД
Привязка доверенности к подписанту
Автоматическая проверка при подписании
Полное соответствие требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Поддерживаемые операторы ЭДО

Directum RX работает с крупнейшими операторами ЭДО России и поддерживает межоператорский роуминг

Поддерживаемые типы документов

Тип документаПоддержка
УПД (Универсальный передаточный документ)
Да
Счета-фактуры
Да
Акты выполненных работ
Да
Товарные накладные
Да
Акты сверки
Да
МХ-1 / МХ-3
Да
Договоры
Да
Дополнительные соглашения
Да
Счета на оплату
Да
УКД (Уточняющий корректировочный документ)
Да

Инструменты мониторинга и диагностики

При обмене документами могут возникать ошибки (истек срок сертификата, неподдерживаемый формат, перегрузка системы и др.). Для их мониторинга и анализа Directum RX предоставляет:
Дашборд Exchange
Мониторинг обмена с контрагентами в реальном времени (количество ошибок, зависшие сообщения, сроки сертификатов)
Элементы очереди синхронизации сообщений
Оценка загруженности электронного документооборота
Сведения о документе обмена
Сводная информация по документу в Directum RX и в сервисе обмена
Поиск документов из сервисов обмена
Поиск документа по URL-адресу из сервиса обмена
Фоновые процессы
Быстрое определение ошибок (процесс выделяется красным цветом с текстом ошибки)
Логирование
Отслеживание ошибок, предупреждений и информационных сообщений

Загрузка исторических данных

Если организация работала в сервисе обмена до приобретения Directum RX, можно загрузить исторически накопленные документы в систему
1
Выполнить подготовительные работы
2
Запустить загрузку
3
По окончании проверить, что все документы поступили в систему

Частые вопросы

Какие операторы ЭДО поддерживает Directum RX?

«Контур.Диадок» (встроенный коннектор + API), Saby (СБИС), «Такском», «Калуга Астрал», а также роуминг между операторами. Можно работать с несколькими операторами одновременно.
Автоматизируем бизнес-процессы с 2008 года
Оставьте заявку — проведём демо, покажем, как настроить процессы, замещение и контроль исполнения за 20 минут