Решение Directum
Конфиденциальное делопроизводство
Комплексное управление конфиденциальными документами: от создания до передачи в архив и уничтожения.
Ключевые возможности
Создание и классификация
При создании документа указывается уровень конфиденциальности:
— Секретно
— Ограниченно
— Для служебного пользования (ДСП)
— Персональные данные (ПДн)
— Автоматическое проставление грифа секретности и сроков действия
— Привязка к номенклатуре дел и классификатору
Строгий контроль доступа
Настройка ролевой модели безопасности:
— Кто может создавать, читать, редактировать, скачивать, печатать
— Ограничения на копирование и пересылку
— Интеграция с Active Directory и LDAP — автоматическая синхронизация подразделений и должностей
— Многоуровневое разграничение — доступ зависит от подразделения, должности, проекта, уровня допуска
Маршрутизация и контроль исполнения
Документы с грифом секретности проходят специальные маршруты согласования:
— Только уполномоченные лица
— С контролем сроков и эскалацией
— Все действия — с электронной подписью (УНЭП)
— Автоматическое формирование реестров передачи и журналов ознакомления
Формирование дел и передача в архив
— Конфиденциальные документы автоматически группируются в дела по номенклатуре хранения
— Поддержка архивных справочников и экспертизы ценности документов
При передаче в архив:
— Формируется опись с ЭП
— Генерируется QR-код для идентификации дела
— Документы перемещаются в долговременный архив с гарантией целостности до 75 лет
Контроль уничтожения
— Автоматическое оповещение о подходе срока хранения
— Процесс уничтожения:
— Создание акта уничтожения
— Согласование с архивариусом, СБ, юристом
— Фиксация в журнале с ЭП
— Полная доказательная база — для проверок и аудита
Кейсы внедрения
АО «ОДК-Авиадвигатель»
Проблемы до внедрения
— Документы хранились в бумажном виде, доступ не контролировался
— Отсутствие единой номенклатуры, сложный поиск
— Риск утечки информации при передаче между подразделениями
Решение
— Внедрение Directum RX с поддержкой конфиденциального делопроизводства
— Классификация документов по уровням секретности
— Автоматическая регистрация всех входящих/исходящих документов
— Унификация процессов между АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-Пермские моторы»
Результаты
— 700 000+ документов перенесено из старой СЭД в Directum
— Доступ к секретным документам — только у уполномоченных лиц
— Упрощение взаимодействия между конструкторскими бюро и производством
— Полный аудит-трейл по всем действиям с документами
Преимущества решения
Грифы секретности и метки
Автоматическое выделение конфиденциальных документов
Журнал аудита всех действий
Кто, когда, что делал с документом — полная прозрачность
Ограничение печати и копирования копирования
Предотвращение утечек
Шифрование данных
В покое и при передаче — соответствие ФСТЭК
Интеграция с системами СБ
Контроль доступа, уведомления о подозрительных действиях
Поддержка режимных документов
Работа в изолированных сетях, без выхода в интернет
Для кого
Госорганы и бюджетные учреждения
работа с ДСП, поручениями, распоряжениями
Промышленные предприятия
защита технической документации, патентов, КБ
Финансовые организации
конфиденциальные отчёты, данные клиентов
Компании с распределёнными офисами
безопасный обмен документами между филиалами
Результат
700 000+ документов перенесено из старой СЭД в Directum, доступ к секретным документам — только у уполномоченных лиц, полный аудит-трейл по всем действиям с документами
Автоматизируем бизнес-процессы с 2008 года
Оставьте заявку — проведём демо, покажем, как настроить процессы, замещение и контроль исполнения за 5 минут