ЦВД
Решение Directum

Служба ввода документов (DCS)

Готовое коробочное решение Directum для автоматического переноса документов в систему Directum RX

Решение работает в двух режимах

Ключевое отличие от ручного ввода: сотруднику не нужно сохранять вложения, создавать карточки, заполнять поля и прикреплять файлы. Система делает это самостоятельно.
Электронная почта
Письма и вложения попадают в систему автоматически
Сканер / файловая папка
Отсканированные бумажные документы загружаются из общей сетевой папки

Для каких задач

Входящие письма от контрагентов нужно вручную сохранять и регистрировать

Письмо пришло на почту — документ уже в Directum RX, карточка создана, файл прикреплён

Бумажные документы сканируют, потом вручную загружают в СЭД Скан попал в папку 

Система сама его подхватила и занесла

Многостраничный скан содержит несколько документов — нужно разрезать вручную

Система автоматически разделяет документы по штрихкодам

Один и тот же документ сканируют повторно, создают дубли

При сканировании с штрихкодом система находит существующий документ и подшивает новую версию

Тип документа и реквизиты нужно заполнять вручную

Система распознает тип документа и извлекает реквизиты (номер, дату, отправителя)

Документы задерживаются у сотрудников, нет контроля прохождения

После загрузки система сразу отправляет документ ответственному с задачей

Как это работает

1
Поступление
Документ поступает на устройство ввода — в почтовый ящик или в сетевую папку после сканирования
2
Обработка
Система определяет тип документа (входящее письмо, счёт, договор), извлекает ключевые данные (отправитель, дата, номер) и проверяет наличие штрихкодов для разделения многостраничных файлов.
3
Передача
Документ автоматически создаётся в Directum RX, заполняется карточка, прикрепляется файл, и ответственный сотрудник получает задание на рассмотрение или верификацию
Для писем
Система забирает письмо с почтового сервера, обрабатывает содержимое и вложения, удаляет письмо (или помечает прочитанным). Обработанные письма не накапливаются
Для сканов
Документ из папки передаётся в систему. Если на скан-копии есть штрихкод, система ищет документ с таким же штрихкодом в Directum RX и создаёт новую версию, а не дублирует.

Ключевые возможности

Интеллектуальная обработка

Модуль SmartProcessing в составе DCS автоматически определяет тип документа, извлекает реквизиты и заполняет карточку. Дополнительно можно подключить сервисы Ario для более глубокого распознавания .

Работа со штрихкодами

При сканировании документов, промаркированных штрихкодами:
—  Система автоматически разделяет многостраничный файл на отдельные документы
—  При повторном сканировании не создаёт дубликаты, а подшивает новую версию к существующему документу

Масштабируемость

При потоках в сотни документов в день службу можно вынести на отдельный сервер или развернуть несколько экземпляров. В конфигурации задается количество попыток отправки и таймауты обработки .

Кейсы внедрения

Ашан Ритейл Россия
Ашан Ритейл Россия
25 000 сотрудников работают в Directum RX. Согласование отпусков ускорилось с 2–3 дней до 15 минут. Нагрузка на HR-службу снизилась на 40%
АО «Туполев»
АО «Туполев»
3 000 сотрудников в единой системе. Бумажных документов стало меньше, логистика согласования прозрачна, дублирование информации прекратилось.
Gulliver Group
Gulliver Group
7 000 документов в системе, 43 типа договоров, 52 правила согласования. Договоры создаются из шаблонов в несколько кликов

Что входит в поставку

Лицензия
Приобретается у Directum или у нас
Установка
Развертывание службы ввода на вашей инфраструктуре (Windows / Linux)
Настройка
Подключение к почтовым ящикам и сетевым папкам, настройка линий обработки, задание правил распознавания
Настройка источников
Создание записей в справочнике «Источники поступления документов» в Directum RX с указанием ответственных и типов документов
Обучение
Инструктаж сотрудников, работающих с входящими документами (делопроизводители, секретари, руководители)
Поддержка
Сопровождение в гарантийный период
Автоматизируем бизнес-процессы с 2008 года
Оставьте заявку — проведём демо, покажем, как настроить процессы, замещение и контроль исполнения за 20 минут