Чек-лист: 15 признаков, что вашей компании пора менять систему документооборота (и вы теряете деньги прямо сейчас)

Почему неэффективный документооборот — это скрытый налог на ваш бизнес

Каждый день ваши сотрудники тратят часы на рутинные операции: поиск документов, согласование договоров, отслеживание поручений. Вы платите им зарплату, но часть этого времени уходит впустую из-за несовершенства системы документооборота. Это невидимые потери, которые не отражаются в отчетах, но ежедневно снижают прибыль вашей компании.

Кому будет полезен этот чек-лист

Этот материал мы подготовили для тех, кто на себе чувствует последствия неэффективной работы с документами:

— Для руководителей, которые хотят видеть реальную картину происходящего в компании

— Для IT-специалистов, которые устали латать дыры в устаревших системах

— Для начальников отделов, чьи показатели напрямую зависят от скорости документооборота

Как работать с этим чек-листом

Прочитайте каждый из 15 пунктов и отметьте те, что встречаются в вашей компании. Будьте честны — здесь нет "правильных" или "неправильных" ответов, только реальная картина.

Критерии оценки результатов:

• 1-4 признака — зона роста, есть потенциал для оптимизации
• 5-8 признаков — критические потери, требуют срочного решения
• 9 и более признаков — системный кризис, необходимы кардинальные изменения

Готовы узнать правду о эффективности вашего документооборота? Начинайте проверку.

Чек-лист: 15 признаков неэффективного документооборота

Регистрация входящего документа занимает более 15 минут

Как это проверить:

Выберите 5-10 случайных входящих документов за последнюю неделю. Зафиксируйте время от момента их получения до полной регистрации в системе с присвоением номера и заполнением всех обязательных реквизитов.

Чем это вам дорого обходится:

При зарплате делопроизводителя 65 000 ₽/мес 1 рабочий час стоит компании ~380 ₽. Если регистрация занимает 25 минут вместо возможных 5, а в день поступает 15 документов:
(20 мин × 15 док. × 380 ₽) / 60 мин = 1 900 ₽/день

Итого за год: ~475 000 ₽ прямых потерь + риски штрафов за несвоевременную регистрацию.

Как это решает Directum RX:

• Единая карточка документа с автоподстановкой реквизитов
• Интеграция с электронной почтой
• Готовые шаблоны журналов регистрации
• Быстрый поиск дублей и связанных документов

Результат после внедрения:
Сокращение времени регистрации до 3-5 минут на документ. Экономия до 400 000 ₽/год + исключение ошибок при ручном вводе.

Поиск договора с контрагентом занимает больше 1 минуты

Как это проверить:

Попросите трех разных сотрудников найти все действующие договоры с конкретным контрагентом за последние 2 года. Засеките среднее время выполнения.

Чем это вам дорого обходится:

Юрист с зарплатой 90 000 ₽/мес тратит 6 часов в месяц на поиски:
(6 ч × 90 000 ₽) / 160 ч = 3 375 ₽/мес
Риск пропуска судебной повестки или срока исковой давности — потенциальные убытки до миллионов рублей.

Как это решает Directum RX:

• Единый реестр договоров с умным поиском
• Фильтры по контрагентам, датам, статусам, суммам
• Связь договоров с дополнительными соглашениями
• Контроль сроков действия

Результат после внедрения:

Поиск любого договора за 15-20 секунд. Снижение юридических рисков и полная управляемость договорной базой.

Невозможно отследить, где находится документ в процессе согласования

Как это проверить:

Возьмите 3 документа, находящихся в согласовании. Попробуйте за 3 минуты определить: текущего согласующего, причину задержки, общее время в процессе.

Чем это вам дорого обходится:

Простой сделки на 2 млн ₽ из-за задержки согласования на 4 дня = упущенная выгода 50 000 ₽ (при марже 2,5%). 2 такие ситуации в месяц = 100 000 ₽/мес прямых потерь.

Как это решает Directum RX:

• Визуальная карта маршрута согласования
• Статусы по каждому участнику в реальном времени
• Автоматические уведомления о приближении дедлайна
• История перемещений документа

Результат после внедрения:

Прозрачность процесса на 100%. Сокращение времени согласования на 50-70%. Ликвидация срывов сроков из-за человеческого фактора.

Подготовка отчета об исполнительской дисциплине занимает более 1 часа

Как это проверить:

Узнайте, сколько времени тратит секретарь или помощник руководителя на сбор данных о просроченных заданиях, подготовку сводок по исполнительской дисциплине подразделений за неделю/месяц.

Чем это вам дорого обходится:

Сотрудник с зарплатой 70 000 ₽/мес тратит 5 часов в неделю на рутинные запросы и формирование отчетов вручную: (5 ч * 4 нед * 70 000 ₽) / 160 ч = 8 750 ₽/мес. Принимаемые на основе устаревших данных управленческие решения снижают общую эффективность.

Как это решает Directum RX:

• Автоматизированные дашборды и контрольные панели для руководителей.
• Готовые отчеты по исполнительской дисциплине в реальном времени.
• Фильтрация по подразделениям, сотрудникам, проектам.

Результат после внедрения:

Получение актуального отчета за 2 клика в любой момент времени. Экономия до 100 000 ₽/год и повышение качества управленческих решений.

Обучение нового сотрудника работе с системой занимает более 1 дня

Как это проверить:

Оцените, сколько времени у наставника или ответственного коллеги уходит на то, чтобы новый сотрудник смог самостоятельно создавать задачи, регистрировать документы и работать с поручениями.

Чем это вам дорого обходится:

Затраты на адаптацию одного сотрудника: 2 дня работы наставника (100 000 ₽/мес) + 3 дня низкой продуктивности новичка (80 000 ₽/мес). (2*100 000 ₽/20 + 3*80 000 ₽/20) ≈ 22 000 ₽. При текучести 5 человек в год — 110 000 ₽/год.

Как это решает Directum RX:

• Интуитивный интерфейс, не требующиг длительного обучения.
• Встроенные подсказки и инструкции.
• Единые и понятные регламенты работы, встроенные в логику системы.

Результат после внедрения:

Сокращение времени ввода в должность до 2-3 часов. Снижение нагрузки на наставников и затрат на адаптацию на 70%.

Согласование типового договора занимает более 3 дней

Как это проверить:

Проанализируйте историю согласования 10-15 типовых внутренних документов (служебных записок, приказов, договоров на стандартные услуги) за последний месяц.

Чем это вам дорого обходится:

Задержка запуска проекта из-за несвоевременного подписания договора подряда на 500 000 ₽. Простой ресурсов 3 дня = ~45 000 ₽ упущенной выгоды. 2 подобных случая в месяц = ~90 000 ₽/мес.

Как это решает Directum RX:

• Настраиваемые маршруты согласования по типам документов.
• Параллельное согласование у нескольких специалистов.
• Автоматические напоминания и контроль сроков на каждом этапе.

Результат после внедрения:

Сокращение цикла согласования типовых документов до 1 дня. Ускорение бизнес-процессов и снижение коммерческих рисков.

Сотрудники тратят время на ручной ввод данных из бумажных документов

Как это проверить:

Понаблюдайте за работой бухгалтерии, отдела кадров или делопроизводства. Фиксируется ли время на перенос реквизитов из бумажных счетов, актов, заявлений в систему?

Чем это вам дорого обходится:

Бухгалтер (з/п 85 000 ₽/мес) тратит 1.5 часа в день на ввод данных из 20-30 бумажных счетов-фактур и УПД: (1.5 ч * 85 000 ₽) / 160 ч ≈ 800 ₽/день. За год — ~200 000 ₽, не считая ошибок при вводе.

Как это решает Directum RX:

• Интеграция со сервисами обмена ЭДО (Диадок, СБИС).
• Технологии Directum Ario для автоматического распознавания и ввода данных с бумажных документов.
• Заведение документов в систему прямо из электронной почты.

Результат после внедрения:

Сокращение ручного ввода данных на 80-90%. Повышение скорости и точности обработки документов.

Невозможность работы с документами с мобильных устройств

Как это проверить:

Спросите у руководителей и специалистов в командировках, могут ли они оперативно подписать документ, согласовать его или поставить задачу, находясь вне офиса.

Чем это вам дорого обходится:

Простой торгового представителя из-за невозможности согласовать коммерческое предложение с руководителем в отъезде. Срыв одной сделки на 300 000 ₽ с маржой 20% = 60 000 ₽ упущенной выгоды.

Как это решает Directum RX:

• Мобильные приложения Directum Jazz (для сотрудников) и Directum Solo (для руководителей).
• Полнофункциональная работа с задачами и документами, включая подписание ЭП.
• Работа в онлайн- и офлайн-режимах.

Результат после внедрения:

Круглосуточный доступ к работе с документами. Сокращение времени принятия решений руководителями вне офиса с дней до часов.

Потеря актуальных версий документов при совместной работе

Как это проверить:

Запросите у рабочей группы по проекту самую последнюю версию технического задания. Посчитайте, сколько разных версий вам пришлют и сколько времени уйдет на выявление актуальной.

Чем это вам дорого обходится:

Работа по устаревшему чертежу силами 3 инженеров в течение 2 дней (з/п 120 000 ₽/мес): (2 дн * 3 чел * 120 000 ₽) / 20 дн = 36 000 ₽ прямых потерь на переделку.

Как это решает Directum RX:

• Единое хранилище документов с версионностью.
• Журнал версий с комментариями изменений.
• Запрет на редактирование документа, пока он заблокирован другим пользователем.

Результат после внедрения:

Исключение ситуаций с работой по неактуальным версиям документов. Полная прозрачность истории изменений.

Отсутствие единого реестра доверенностей

Как это проверить:

Попробуйте быстро получить ответы на вопросы: Какие доверенности действуют на конкретного сотрудника? У кого есть право подписи договоров до 1 млн рублей? Какие доверенности истекают на следующей неделе?

Чем это вам дорого обходится:

Подписание договора сотрудником по недействующей доверенности = судебные споры и признание сделки недействительной. Потенциальные убытки - стоимость сделки (сотни тысяч рублей). Ежегодные потери времени юриста на проверки - 150 000 ₽.

Как это решает Directum RX:

• Единый реестр доверенностей с автоматическим контролем сроков действия
• Интеграция прав подписи с процессами согласования
• Автоматическое уведомление об истечении срока доверенностей

Результат после внедрения:

100% контроль доверенностей. Исключение рисков недействительных сделок. Экономия 120 000 ₽/год на трудозатратах юристов.

Ручной контроль сроков действия документов

Как это проверить:

Проверьте, как отслеживаются сроки действия лицензий, сертификатов, договоров аренды. Ведутся ли реестры вручную в Excel, требуются ли регулярные ручные проверки?

Чем это вам дорого обходится:

Просрочка лицензии на основной вид деятельности = приостановление деятельности компании + штраф до 500 000 ₽. Трудозатраты менеджера на еженедельные проверки - 65 000 ₽/год.

Как это решает Directum RX:

• Автоматический контроль сроков действия любых документов
• Настраиваемые уведомления за 30/14/7/1 день до истечения срока
• Единый реестр документов с сроками действия

Результат после внедрения:

Нулевой риск просрочки критичных документов. Экономия 50 000 ₽/год на мониторинге сроков.

Дублирование документов в почте и системе

Как это проверить:

Откройте переписку по любому проекту. Сколько версий документов хранится в почте, а сколько - в системе? Сколько времени тратится на поиск нужной версии?

Чем это вам дорого обходится:

Потери времени 5 сотрудников на поиск документов в почте и системе: 1 час/нед × 5 чел × (100 000 ₽/160 ч) × 4 нед = 12 500 ₽/мес. Риск ошибок из-за работы с устаревшей версией.

Как это решает Directum RX:

• Единое хранилище документов с версионностью
• Интеграция с почтой (прикрепление документов из СЭД)
• Четкое разграничение: обсуждение - в почте, документы - в системе

Результат после внедрения:

Исключение дублирования документов. Сокращение времени поиска на 80%. Экономия 150 000 ₽/год.

Невозможность массовых операций с документами

Как это проверить:

Посчитайте, сколько времени занимает массовая рассылка документов на ознакомление 100 сотрудникам или пакетное согласование 20 однотипных договоров.

Чем это вам дорого обходится:

Ручная рассылка приказов 200 сотрудникам = 8 часов работы специалиста отдела кадров. 4 таких рассылки в месяц = 32 часа × (80 000 ₽/160 ч) = 16 000 ₽/мес.

Как это решает Directum RX:

• Массовые операции с документами (рассылка, согласование, подписание)
• Работа с группами сотрудников (по подразделениям, ролям)
• Пакетное выполнение заданий

Результат после внедрения:

Сокращение времени массовых операций с 8 часов до 15 минут. Экономия 180 000 ₽/год.

Отсутствие электронного архива финансовых документов

Как это проверить:

Попробуйте подготовить пакет документов для налоговой проверки за последний квартал. Сколько времени занимает поиск счетов-фактур, актов, УПД?

Чем это вам дорого обходится:

Подготовка к налоговой проверке: 120 часов работы бухгалтерии × (120 000 ₽/160 ч) = 90 000 ₽. Штрафы за непредставление документов - до 200 000 ₽.

Как это решает Directum RX:

• Электронный архив финансовых документов
• Быстрый поиск и формирование подборок документов
• Автоматическая индексация и классификация

Результат после внедрения:

Подготовка к проверке за 4 часа вместо 120. Экономия 85 000 ₽ на каждой проверке + снижение рисков штрафов.

Ручной обмен документами с контрагентами

Как это проверить:

Проанализируйте процесс обмена юридически значимыми документами с партнерами: печать, сканирование, почта, повторное сканирование.

Чем это вам дорого обходится:

Затраты на курьерскую доставку договоров: 10 договоров/мес × 500 ₽ × 12 мес = 60 000 ₽/год. Потери времени на обработку: 45 мин на документ × 10 док × (80 000 ₽/160 ч) × 12 мес = 45 000 ₽/год.

Как это решает Directum RX:

• Интеграция с сервисами ЭДО (Диадок, СБИС)
• Юридически значимый электронный документооборот
• Автоматизация обработки входящих документов от контрагентов

Результат после внедрения:

Сокращение времени обмена с 3-5 дней до 15 минут. Экономия 100 000 ₽/год на курьерских расходах и трудозатратах.

Проанализируйте результаты диагностики

Отметьте выявленные проблемы в вашей компании

Калькулятор суммарных потерь

Количество отмеченных признаков: ______

Суммарные потери в месяц: ______ ₽

Суммарные потери в год: ______ ₽

*Пример расчета: 8 признаков × 40 000 ₽ = 320 000 ₽/мес × 12 = 3 840 000 ₽/год*

Шкала критичности проблем

1-4 признака - Зона роста

• Потери: до 160 000 ₽/месяц
• Рекомендация: Оптимизация отдельных процессов
• Действие: Внедрение ключевых модулей Directum RX

5-8 признаков - Критические потери

• Потери: 160 000 - 400 000 ₽/месяц
• Рекомендация: Комплексная оптимизация документооборота
• Действие: Внедрение Directum RX по каскадной методике

9+ признаков - Системный кризис

• Потери: свыше 400 000 ₽/месяц
• Рекомендация: Срочная цифровая трансформация
• Действие: Максимальное внедрение Directum RX с выездной поддержкой

Рекомендации по результатам диагностики

Независимо от количества признаков:

• Получите бесплатную консультацию специалиста ЦВД
• Закажите демонстрацию решения для ваших процессов
• Скачайте детальный расчет ROI для вашей компании

Дополнительные шаги для 5+ признаков:

• Пройдите бесплатный аудит документооборота
• Получите план внедрения с пошаговой реализацией
• Рассмотрите пилотное внедрение в проблемном отделе

Срочные меры для 9+ признаков:

• Закажите выездную диагностику процессов
• Получите коммерческое предложение в течение 24 часов
• Начните внедрение по ускоренной методике

Расчеты основаны на средних показателях компаний из рейтинга Tadviser. Точный расчет для вашей компании будет подготовлен во время бесплатного аудита.

Визуализация результатов диагностики

Шкала критичности проблем вашего документооборота

Сравнение: Как работает документооборот сейчас vs Как будет после внедрения

Что делать дальше?

Скачать PDF-версию чек-листа

Ваш следующий шаг к эффективному документообороту

Выберите наиболее удобный формат сотрудничества:

• Бесплатный аудит - точечная диагностика 3-5 ключевых процессов
• Демонстрация - онлайн-показ решения ваших задач
• Пилотный проект - внедрение в одном отделе за 2 недели
• Полное внедрение - комплексная цифровизация всех процессов

Что делать с результатами диагностики?

Выберите подходящий вариант действий

Вариант 1: Обсудить результаты внутри компании

Для этого подхода:

• Если вы хотите сначала обсудить выводы с коллегами
• Если нужно подготовить обоснование для руководства
• Если требуется собрать дополнительную информацию по выявленным проблемам

Что подготовить к обсуждению:

• Распечатанный чек-лист с отмеченными пунктами
• Расчет суммарных потерь из раздела 4
• Примеры конкретных проблем из вашей практики
• Предварительный план действий

Рекомендуемый сценарий обсуждения:

1. Презентуйте результаты диагностики
2. Соберите дополнительные примеры от коллег
3. Оцените приоритеты решения проблем
4. Подготовьте совместное решение для руководства

Вариант 2: Получить бесплатный аудит от ЦВД

Для этого подхода:

• Если вы хотите получить профессиональную оценку
• Если нужен детальный анализ с расчетами для руководства
• Если требуется экспертное обоснование для принятия решения

Что входит в бесплатный аудит:

• Анализ 3-5 ключевых бизнес-процессов
• Расчет точных финансовых потерь по вашим данным
• Рекомендации по оптимизации документооборота
• План внедрения с оценкой сроков и ресурсов

Как проходит аудит:

• Длительность: 2-3 дня
• Формат: онлайн или выезд в офис
• Результат: детальный отчет с расчетами

Вариант 3: Скачать детальный расчет ROI

Для этого подхода:

• Если нужно подготовить финансовое обоснование
• Если требуется рассчитать точную окупаемость внедрения
• Если важны конкретные цифры для бюджетирования

Что содержит расчет ROI:

• Поэтапный расчет инвестиций во внедрение
• Помесячный план возврата инвестиций
• Расчет экономии по каждому отделу
• Анализ нематериальных выгод (риски, скорость, контроль)

Форматы предоставления:

• Excel-таблица с вашими данными
• Готовый отчет для презентации руководству
• Индивидуальная консультация по расчетам

Вариант 4: Записаться на демонстрацию Directum RX

Для этого подхода:

• Если вы хотите "пощупать" решение руками
• Если нужно показать руководству работающую систему
• Если важна наглядность и конкретные примеры

Что покажем на демонстрации:

• Решение именно ваших проблем из чек-листа
• Работу системы на реальных кейсах вашей отрасли
• Мобильные приложения и удаленную работу
• Интеграции с вашими текущими системами

Кого пригласить на демо:

• Ключевых лиц, принимающих решение
• Сотрудников, которые будут работать в системе
• IT-специалистов для технической оценки

Форматы демонстрации:

• Персональная онлайн-демо (60 минут)
• Демо для рабочей группы (90 минут)
• Презентация для руководства (45 минут)

FAQ: Ответы на частые вопросы по диагностике

Вопросы по проведению диагностики

Как точно замерить время регистрации документа?

 — Ответ: Выберите 5-7 случайных входящих документов за последнюю неделю и попросите делопроизводителя засечь время от получения до полной регистрации. Не предупреждайте заранее — так данные будут объективнее.

Что делать, если разные отделы работают по-разному?

— Ответ: Проведите выборочную проверку в 2-3 самых загруженных отделах (например, бухгалтерия, отдел закупок, делопроизводство). Используйте наихудшие показатели для расчёта рисков.

Вопросы по расчету потерь

Можно ли доверять вашим расчетам потерь?

— Ответ: Все расчеты основаны на данных 50+ внедрений в компаниях малого и среднего бизнеса за 2023-2024 гг. Мы используем усреднённые показатели, а в ходе бесплатного аудита даем расчет именно под ваши цифры.

У нас сложная структура затрат — как быть?

— Ответ: Вам подойдет расширенный аудит. Мы учитываем не только прямые затраты на ФОТ, но и косвенные потери — упущенные сделки, простой сотрудников, риски штрафов.

Вопросы по внедрению

Мы уже используем 1С/Excel/другую систему — сложно ли перейти?*

— Ответ: Миграция данных — стандартный процесс. Мы переносим от 70% до 100% данных (в зависимости от системы). Часто начинаем с пилота в одном отделе, чтобы минимизировать риски.

Сколько времени занимает внедрение?

— Ответ: Пилот в одном отделе — 2-3 недели. Полное внедрение на 50-100 пользователей — 1,5-3 месяца.