Первичные учетные документы: итоги 2025

Что такое «первичные учетные документы»: определение и роль в бухгалтерии

Документы первичного учета — это основание для бухгалтерских записей

Представьте, что каждый финансовый шаг вашей компании оставляет бумажный или электронный след. Этот след и есть первичный учетный документ, или, как его часто называют бухгалтеры, «первичка». 

Что такое «первичка» и зачем она нужна?
 Это письменное доказательство того, что хозяйственная операция реально произошла. Без такого документа любая операция — продажа, покупка, оплата расходов — с точки зрения закона и контролирующих органов как бы не существует. Именно на основании «первички» бухгалтер делает проводки, рассчитывает налоги и формирует отчетность.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ)

Связь между операцией и документом
Каждое действие в хозяйственной жизни компании должно быть задокументировано:

• Вы продали товар → оформляете товарную накладную
• Выплатили зарплату → заполняете расчетно-платежную ведомость
• Закупили материалы → получаете от поставщика накладную (УПД, ТТН, счет-фактуру)
• Оплатили аренду → формируете платежное поручение, получаете банковскую выписку по расчетному счету.

Документы первичного учета — это не просто формальность. Они защищают ваши интересы при налоговых проверках, в судебных спорах с контрагентами и помогают вам самим понимать реальное финансовое состояние бизнеса.

Законодательная база: ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», Стандарт ФСБУ 27/2021

Все требования к первичным документам установлены на законодательном уровне. Основной документ, который регулирует эту сферу, — Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ключевые статьи закона, касающиеся первичных документов:

• Статья 9 — определяет, что такое первичный учетный документ, устанавливает обязательные реквизиты и правила оформления
• Статья 29 — определяет сроки хранения документов бухгалтерского учета

Стандарт ФСБУ 27/2021 устанавливает единые требования к первичным документам, их исправлению и хранению, за исключением бюджетной сферы.

Акцент на статье 9 ФЗ-402
Именно в статье 9 содержится «золотой стандарт» работы с первичными документами. Закон дает четкое определение и перечисляет 7 обязательных реквизитов, без которых документ не будет считаться действительным. Эти требования являются едиными для всех экономических субъектов — от индивидуальных предпринимателей до крупнейших холдингов.

Важно: требования ФЗ-402 распространяются на все организации и ИП, независимо от режима налогообложения и масштабов деятельности. Каждый бизнес обязан оформлять бухгалтерскую первичку по всем хозяйственным операциям.

Помним, что перечень первичных документов не является закрытым и может устанавливаться руководителем в рамках учётной политики организации.

Обязательные реквизиты первичного документа: без чего он недействителен

Полный перечень реквизитов по ФЗ-402

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательный набор реквизитов. Отсутствие даже одного из них ставит под сомнение юридическую силу документа и может привести к признанию расходов необоснованными, а операции — мнимой и притворной.

Детальный разбор каждого обязательного реквизита:

1. Наименование документа

Что это: Конкретное название формы, которое определяет его суть и принадлежность.

Пример: «Товарная накладная», «Акт об оказании услуг», «Приходный кассовый ордер».

Почему важно: Позволяет однозначно идентифицировать тип хозяйственной операции.

2. Дата составления документа

Что это: Календарная дата, когда был оформлен документ.

Почему важно:  Фиксирует момент отражения операции в учете и определяет налоговый период, к которому она относится. Дата в документе должна соответствовать или следовать за датой самой операции.

3. Наименование экономического субъекта (организации или ИП), составившего документ

Что это: Полное официальное название юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя.

Пример: ООО «Вектор», ИП Иванов Сергей Петрович.

Почему важно: Позволяет идентифицировать сторону, ответственную за достоверность информации в документе.

4. Содержание факта хозяйственной жизни

Что это:  Это сведения о его участниках, основаниях и обстоятельствах, а также количественных и качественных характеристиках произошедшей сделки или события.

Пример: «Передача материалов для офиса», «Оказание консультационных услуг по налогообложению».

Почему важно: Описание должно быть понятным и позволять однозначно определить участников сделки, какая именно операция была проведена.

5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни

Что это: Количественные и стоимостные показатели операции.

Пример: Количество (шт., кг), цена за единицу, общая стоимость, включая НДС.

Почему важно: Является основой для бухгалтерских проводок и налоговых расчетов. Суммы должны быть указаны цифрами и прописью (часто требуется в кассовых документах).

6. Должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за её оформление

Что это: Указание должностей сотрудников, которые уполномочены подписывать документ со стороны каждой из сторон операции.

Пример: «Генеральный директор», «Главный бухгалтер», «Менеджер по продажам».

Почему важно: Подтверждает полномочия лиц, подписавших документ.

7. Подписи лиц с расшифровкой

Что это: Собственноручные или усиленные квалифицированные электронные подписи указанных должностных лиц.

Почему важно: Подпись — это акт согласия с содержанием документа и подтверждение его достоверности. Расшифровка (ФИО) обязательна для идентификации лица.

Дополнительные реквизиты: что может добавить организация

Помимо обязательного минимума, компания имеет право включить в свои первичные документы дополнительные реквизиты, которые упрощают процесс оформления, повышают детализацию учета или соответствуют отраслевым стандартам.

Примеры дополнительных реквизитов:

• Номер документа. Позволяет вести сквозную нумерацию и легко находить документы в архиве.
• Основание для операции. Ссылка на номер и дату договора, наряд-заказа или иного распорядительного документа.
• Код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Указывается для унифицированных форм.
• Печать организации. Является обязательной только если это требование прямо установлено федеральным законом или прописано в вашем договоре с контрагентом. Во внутренних документах необходимость печати определяет сама организация в своей учетной политике.
• Коды видов операций. Используются для автоматизации учета.
• Сроки выполнения работ/услуг.
• График платежей.

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

В поиске ответа на данный вопрос пользователи чаще всего сталкиваются с двумя проблемами: непониманием полного перечня реквизитов и страхом допустить ошибку, которая приведет к налоговым последствиям. Ключевое — запомнить, что перечень из семи пунктов по ст. 9 ФЗ-402 является исчерпывающим и обязательным для исполнения. Все остальные детали — это вопрос удобства и внутренней дисциплины компании, который регулируется ее учетной политикой. Именно в этом документе следует закрепить используемые формы документов и состав дополнительных реквизитов.

Виды и классификация первичных документов в бухгалтерском учете

По объему информации: первичные и сводные

Первичные документы различаются по степени обобщения информации. Они оформляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например, товарная накладная (ТОРГ-12) составляется при каждой отгрузке товара и фиксирует конкретную операцию по передаче ценностей.

Сводные документы обобщают информацию из нескольких первичных документов за определенный период. Яркий пример — авансовый отчет, который сотрудник составляет по возвращении из командировки. К нему прикладываются документы первичного учета, подтверждающие отдельные расходы: билеты, чеки за гостиницу, квитанции. Сам авансовый отчет является сводным, так как систематизирует все эти разрозненные операции в единый документ для целей учета.

По способу составления: разовые и накопительные

Разовые документы оформляются на одну или несколько операций в момент их завершения. Большинство кассовых документов являются разовыми: приходный кассовый ордер (КО-1) выписывается на каждое поступление наличных, а расходный кассовый ордер (КО-2) — на каждую выдачу.

Накопительные документы составляются постепенно, в течение определенного времени, для отражения однородных повторяющихся операций. Это позволяет уменьшить объем документооборота. Классический пример — лимитно-заборная карта, которая используется для многократного отпуска материалов со склада в производство в пределах установленного лимита. В конце периода карта закрывается, и на ее основе формируются итоговые бухгалтерские проводки.

По месту составления: внутренние и внешние

Внутренние документы оформляются внутри организации и касаются ее внутренних операций. К ним относятся:

• Накладная на внутреннее перемещение (передача ценностей между подразделениями)
• Расчетная ведомость (начисление заработной платы сотрудникам)
• Акт списания материальных запасов

Внешние документы составляются при взаимодействии с другими организациями или индивидуальными предпринимателями. Они могут быть:

• Входящими (поступающими от контрагентов): счета-фактуры от поставщиков, акты выполненных работ от подрядчиков
• Исходящими (направляемыми контрагентам): товарные накладные, счета на оплату, кассовый чек

Основные унифицированные формы первичных документов (по сферам учета)

Документы по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — основной документ, подтверждающий передачу прав собственности на товарно-материальные ценности от продавца к покупателю.
• Акт о приемке материалов (М-7) — используется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов.

Документы по учету денежных средств

• Приходный кассовый ордер (КО-1) — оформляется при каждом поступлении наличных денег в кассу
• Расходный кассовый ордер (КО-2) — оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы
• Платежное поручение — документ, на основании которого банк перечисляет денежные средства со счета плательщика на счет получателя
• Выписка банка — документ, подтверждающий операции по расчетному счету

Документы по расчетам с персоналом

• Расчетно-платежная ведомость (Т-49) — применяется для расчета и выплаты заработной платы всему персоналу организации
• Табель учета рабочего времени (Т-13) — используется для ежедневного учета использования рабочего времени и контроля соблюдения установленного режима работы

Документы по учету основных средств

• Акт приемки-передачи (ОС-1) — основной документ для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств. Составляется на каждый объект отдельно и подписывается комиссией, назначенной руководителем организации.

Частые вопросы о первичных документах (FAQ)

Кто имеет право подписи первичных документов?

Право подписи первичных учетных документов — вопрос, который регулируется законодательством и внутренними документами компании. По общему правилу, документы подписывают:

• Руководитель организации — как лицо, несущее полную ответственность за деятельность компании
• Главный бухгалтер — как ответственный за правильность оформления бухгалтерских операций

Однако руководитель может издать приказ о наделении правом подписи других сотрудников (например, заместителей, начальников отделов) для определенных видов документов или в пределах установленных лимитов. Важно, чтобы подписание первичных документов осуществлялось только уполномоченными лицами, и их полномочия были должным образом оформлены.

Каковы сроки хранения первичных документов?

Общий срок хранения первичных документов составляет не менее 5 лет. Однако для отдельных категорий документов установлены специальные сроки

Таблица: Сроки хранения первичных учетных документов

(ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК

*Рекомендуется устанавливать сроки хранения в номенклатуре дел организации, ориентируясь на приведенные выше законодательные требования.

С 2023 года организации вправе хранить бухгалтерскую первичку в электронном виде, что значительно упрощает архивное делопроизводство.

Что делать, если обнаружена ошибка в первичном документе?

Исправление в первичных документах допускается, но должно осуществляться по установленным правилам. Законным способом исправления является корректурный способ:

1. Неверную запись аккуратно зачеркивают одной чертой
2. Рядом или сверху вписывают правильные данные
3. Делают пометку "Исправленному верить"
4. Указывают дату исправления
5. Заверяют подписью ответственного лица

Важно: в кассовых и банковских документах исправления не допускаются — такие документы нужно составлять заново.

Является ли счет-фактура первичным документом?

Этот вопрос вызывает много споров. С юридической точки зрения:

• Счет-фактура — это, прежде всего, налоговый документ, необходимый для применения вычета по НДС
• Для целей бухгалтерского учета он не считается документом первичного учета в чистом виде

На практике большинство организаций используют счет-фактуру вместе с другими первичными документами (накладной, актом), которые в совокупности подтверждают хозяйственную операцию.

Обязательны ли унифицированные формы первичных документов?

С 2013 года использование унифицированных форм таких документов не является обязательным. Организации вправе:

• Разрабатывать собственные формы первичных учетных документов
• Использовать рекомендованные унифицированные формы
• Комбинировать оба подхода

Главное требование — самостоятельно разработанные формы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Подробнее о том, как правильно заполнить эти реквизиты на практике и избежать ошибок, читайте в нашем руководстве по оформлению первичных документов.

Как организовать процесс обработки первичных документов?

Эффективная организация работы с первичкой включает несколько этапов:

1. Составление — оформление документа в момент совершения операции или непосредственно после нее
2. Проверка — проверка первичных документов на соответствие установленным требованиям
3. Обработка — таксировка, группировка, систематизация
4. Передача в архив — обеспечение сохранности в установленные сроки

Рекомендуется разработать и утвердить график документооборота, который определяет сроки и ответственных за каждый этап движения документов в организации.

Электронные первичные документы: современный тренд

Законность и преимущества электронного документооборота (ЭДО)

С 2022 года электронные документы первичного учета получили полное юридическое признание. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ, такие документы приравниваются к бумажным при одновременном соблюдении трех условий:

1. Наличие квалифицированной электронной подписи
2. Соответствие установленным форматам (например, формат ФНС для счетов-фактур)
3. Обеспечение долговременной читаемости и неизменности

Ключевая роль квалифицированной электронной подписи (КЭП):

• Является цифровым аналогом собственноручной подписи и печати
• Гарантирует юридическую силу документа
• Обеспечивает защиту от несанкционированных изменений
• Позволяет однозначно идентифицировать подписанта

Преимущества перехода на ЭДО:

• Сокращение времени обработки документов на 70-80%
• Уменьшение расходов на бумагу, печать и доставку
• Минимизация человеческих ошибок
• Круглосуточный доступ к документам из любой точки мира
• Повышение прозрачности документооборота

Как перейти на электронные первичные документы

Переход на электронный документооборот требует последовательного выполнения следующих шагов:

Шаг 1. Выбор оператора ЭДО

Выбор оператора — ключевое решение, определяющее удобство, скорость и стоимость электронного документооборота. При оценке опирайтесь на следующие критерии:

• Репутация и опыт оператора на рынке.
• Соответствие требованиям ФНС и наличие действующей аккредитации.
• Стоимость обслуживания и функциональные возможности.
• Наличие технической поддержки и обучения для персонала.
• Количество ваших контрагентов, уже работающих в этой системе.

Чтобы сориентировать вас в выборе, вот обзор популярных на рынке решений:

Таблица: Популярные платформы электронного документооборота в России

Выбор оператора зависит от задач вашего бизнеса, количества контрагентов, уже используемого программного обеспечения и бюджета. Рекомендуется заключать соглашения с теми операторами, которых используют ваши ключевые партнеры.

Шаг 2. Закрепление в учетной политике

• Внесите изменения в учетную политику организации
• Установите перечень документов, переводимых в электронный формат
• Определите ответственных сотрудников и их полномочия

Шаг 3. Заключение соглашения с контрагентами

• Подпишите соглашение об обмене электронными документами
• Установите порядок и сроки обмена
• Определите формат передаваемых документов

Шаг 4. Техническая настройка и обучение

• Установите необходимое программное обеспечение
• Настройте интеграцию с учетными системами
• Проведите обучение сотрудников работе в системе ЭДО

Шаг 5. Поэтапный запуск

• Начните с массовых документов (счета-фактуры, накладные)
• Отработайте взаимодействие с ключевыми контрагентами
• Постепенно расширяйте перечень документов и партнеров

Переход на электронные первичные документы не только соответствует современным тенденциям, но и дает реальные конкурентные преимущества, позволяя оптимизировать финансовые и временные затраты на документооборот.

Важность корректной работы с «первичкой»

Подводя итоги, можно с уверенностью утверждать: первичный учетный документ — это не просто бумажка для отчетности. Это многофункциональный инструмент, который одновременно служит:

• Доказательством совершения хозяйственной операции
• Основанием для отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете
• Защитой ваших интересов в спорах с контрагентами и налоговыми органами

От того, насколько грамотно выстроена работа с первичкой, зависит финансовая стабильность и юридическая безопасность всего бизнеса.

Правильное оформление первичных документов — это сложный, но жизненно важный процесс. Если вы хотите автоматизировать его, снизить количество ошибок до нуля и безопасно перейти на электронный документооборот, специалисты «Центра внедрения документооборота» готовы помочь. Мы предлагаем комплексные решения, которые превратят вашу «первичку» из головной боли в стратегическое преимущество.

Получите бесплатный аудит вашего документооборота. Наши эксперты проанализируют ваши процессы работы с «первичкой», выявят риски и предложат план их устранения. Или запишитесь на бесплатную демонстрацию системы Directum. Увидите своими глазами, как можно автоматизировать оформление, проверку и хранение первичных документов, сократив время и ошибки до минимума.

P.S. В следующей статье мы подробно разберем все тонкости и правила оформления первичных документов, чтобы вы могли избежать частых ошибок и штрафов. Читайте наш гайд «Оформление первичных документов: итоги 2025 и новые правила на 2026 год».