Оформление первичных документов: итоги 2025 и новые правила на 2026 год

Основные правила оформления первичных документов: основа основ

Требования к содержанию: от даты до подписи

Как мы уже рассказывали в предыдущей статье о бухгалтерской первичке, существует семь обязательных реквизитов, без которых документ теряет юридическую силу. Однако в 2026 году важно не просто их наличие, а правильное заполнение.

Сложные случаи на практике:

• Наименование содержания факта хозяйственной жизни должно быть максимально конкретным. Вместо «Оказание услуг» указывайте «Оказание консультационных услуг по налоговому планированию по Договору № 45-И от 12.01.2026». Это исключит претензии ФНС в рамках встречных проверок.
• Единицы измерения следует приводить в соответствии с общероссийскими классификаторами. Например, для упаковки используйте код «796» (штука), а не бытовые названия.

Нарушение этих требований — одна из самых частых причин доначисления налогов по результатам камеральных проверок.

Кто и что подписывает: распределение ответственности

Круг лиц, имеющих право подписи первичных документов, строго регламентирован:

• Руководитель организации — подписывает документы в рамках своей компетенции.
• Главный бухгалтер — визирует документы, связанные с движением денежных средств и материальных ценностей.
• Иные уполномоченные сотрудники — могут подписывать документы только на основании доверенности или приказа.

Оформление доверенности на право подписи должно содержать:

• Четкий перечень документов, которые вправе подписывать сотрудник
• Пределы полномочий (например, лимит сумм)
• Срок действия доверенности

Подписание первичных документов электронной подписью с 2026 года приравнивается к собственноручному только при использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП), выданной аккредитованным Минцифры России удостоверяющим центром.

Сроки оформления: когда уже поздно?

Законодательство устанавливает четкие временные рамки для составления документов первичного учета:

• Кассовые документы (ПКО, РКО) — в момент совершения операции
• Акты выполненных работ — выставляется в день окончания работ, если иное не установлено договором
• Товарные накладные — на дату фактической отгрузки товаров

Риски несвоевременного оформления первичных документов:

• Налоговые органы могут исключить расходы при расчете налога на прибыль

• Возникают сложности в принятии НДС к вычету

• Возможность признания операции недействительной в судебных спорах

С 2026 года планируется ужесточение контроля за сроками оформления первичных документов в связи с переходом на сплошную цифровизацию отчетности.

Пошаговый порядок оформления первичных документов в организации

Шаг 1. Составление документа

Правильное начало работы с документами определяет их юридическую силу на всех последующих этапах. При составлении необходимо:

• Выбор формы — использование унифицированного бланка (например, ТОРГ-12) или собственного шаблона, утвержденного в учетной политике. В системе Directum можно настроить и те, и другие формы для разных типов операций.
• Заполнение реквизитов — строгое соответствие семи обязательным пунктам по закону № 402-ФЗ. Особое внимание нужно уделять:
• соответствию содержания операции видам деятельности компании
• точным реквизитам контрагента (ИНН, КПП, полное наименование)
• Работа в системе — использование Directum позволяет автоматически заполнять повторяющиеся данные и минимизировать технические ошибки.

Шаг 2. Проверка и визирование

Контроль оформления первичных документов осуществляется многоуровневой системой проверки:

• Бухгалтер проверяет:
• правильность расчетов
• точность налоговых показателей (ставка НДС, сумма налога)
• наличие подтверждающих документов (договор, спецификация)
• Юрист контролирует:
• соответствие условий документа положениям договора
• полномочия представителей контрагента
• Руководитель подразделения подтверждает:
• фактическое выполнение хозяйственной операции
• обоснованность расходов

Шаг 3. Утверждение и подписание

Процедура подписания требует соблюдения установленного регламента:

• Бумажные документы подписываются собственноручно с указанием должности и расшифровкой подписи
• Электронные документы заверяются квалифицированной электронной подписью
• Очередность подписания должна соответствовать внутренним правилам компании (например, сначала исполнитель, затем бухгалтер, потом руководитель)

Отсутствие необходимой подписи делает документ недействительным. Напоминаем, что полный перечень лиц, имеющих право подписи, и требования к ним мы рассматривали ранее в первой статье о первичных учетных документах.

Шаг 4. Регистрация и передача в бухгалтерию

Завершающий этап включает:

• Регистрацию в журнале учета документов с присвоением номера и даты
• Систематизацию в соответствии с номенклатурой дел организации
• Передачу в бухгалтерию для отражения в учете в установленные сроки (обычно не позднее 3 рабочих дней с даты составления)

Только после полного прохождения всех четырех этапов оформления бухгалтерской первички считается завершенным, и документ приобретает полную юридическую силу.

Оформление конкретных видов первичных документов: нюансы и примеры

Оформление товарной накладной (ТОРГ-12)

При работе с товарной накладной ТОРГ-12 необходимо уделить внимание нескольким ключевым моментам:

Обязательные поля для заполнения:

• Полное наименование и реквизиты поставщика и покупателя
• Основание отгрузки (договор, счет)
• Подробное описание товара с указанием единиц измерения, количества, цены и общей стоимости
• Сумма НДС и итоговая сумма документа
• Подписи материально-ответственных лиц с обеих сторон

Особенности подписания:

• Со стороны поставщика документ подписывает руководитель и главный бухгалтер
• Со стороны покупателя — сотрудник, уполномоченный на получение товара
• Печати организаций ставятся при их наличии

Оформление акта выполненных работ/оказанных услуг

Грамотное описание услуги в акте помогает избежать претензий налоговых органов:

Требования к содержанию:

• Детальное описание сути выполненных работ или оказанных услуг
• Сроки выполнения
• Результат выполнения работ
• Стоимость и порядок расчетов
• Отсылка к договору-основанию

Особенности оформления первичных бухгалтерских документов для услуг:

• Акт должен позволять точно идентифицировать характер и объем выполненных работ
• Рекомендуется прикладывать дополнительные материалы (отчеты, презентации)
• Подписывается обеими сторонами

Оформление первичных кассовых документов

Приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО) требуют особого внимания:

Обязательные реквизиты:

• Наименование организации
• Номер документа и дата составления
• Основание операции
• Сумма цифрами и прописью
• Подпись кассира и главного бухгалтера

Связь с кассовой книгой:

• Все кассовые операции регистрируются в кассовой книге
• Ежедневное выведение остатка на конец дня
• Совпадение сумм в ордерах и кассовой книге

Кассовая дисциплина оформления первичных кассовых документов предусматривает:

• Строгое соблюдение лимита расчетов наличными
• Запрет на исправления в кассовых документах
• Обязательное использование контрольно-кассовой техники

Последствия нарушений:

• Штрафы по статье 15.1 КоАП РФ
• Налоговые санкции
• Дисциплинарная ответственность кассира

Оформление документов по расчетам с персоналом

Расчетно-платежная ведомость (Т-49) и платежная ведомость (Т-53) требуют особой точности:

Ключевые требования:

• Полные фамилии, имена, отчества сотрудников
• Табельные номера
• Период, за который производится выплата
• Суммы начислений и удержаний
• Итоговые суммы к выплате

Особое внимание необходимо уделить:

• Соответствию данных в ведомости и табеле учета рабочего времени
• Правильности расчета налогов и взносов
• Своевременности выплаты заработной платы
• Соблюдению сроков хранения документов

Все расчетные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером, а факт выплаты средств подтверждается подписью сотрудника в ведомости.

Электронное оформление первичных документов: новые возможности и риски

Как правильно оформить электронный документ

Переход на электронный документооборот требует строгого соблюдения установленных требований. Основное условие — использование квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ.

Технические и юридические требования к оформлению первичных учетных документов в электронном виде:

• Формат документов должен соответствовать установленным стандартам (например, XML)
• Обеспечение неизменности документа после подписания
• Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи
• Соблюдение сроков хранения электронных документов
• Использование защищенных каналов передачи данных

Каждый электронный документ должен содержать те же обязательные реквизиты, что и бумажный, а также дополнительные метаданные, обеспечивающие его идентификацию в системе.

Плюсы и «подводные камни» ЭДО

Преимущества электронного документооборота:

• Скорость — доставка документов за несколько минут независимо от географического расположения контрагентов
• Экономия — сокращение расходов на бумагу, печать, курьерские услуги и хранение
• Безопасность — защита от утери или повреждения документов, возможность разграничения прав доступа
• Прозрачность — легкий контроль за движением документов и статусом их согласования

Потенциальные риски и сложности:

• Некорректное использование ЭЦП — несоблюдение правил хранения ключей электронной подписи может привести к несанкционированному доступу
• Технические сбои — необходимость дублирования важных документов и обеспечения бесперебойной работы системы
• Неготовность контрагентов — сложности при переходе на ЭДО с партнерами, использующими бумажный документооборот
• Требования к квалификации персонала — необходимость обучения сотрудников работе с электронными документами

Для минимизации рисков рекомендуется разработать регламент работы с электронными документами, предусматривающий порядок использования ЭЦП, процедуры резервного копирования и действия в случае технических сбоев.

Типичные ошибки в оформлении и как их исправить

Рейтинг самых частых ошибок

По итогам 2025 года налоговые органы выделили наиболее распространенные ошибки в оформлении документов первичного учета:

1. Отсутствие необходимых подписей — документ не подписан уполномоченным лицом либо отсутствует подпись одного из контрагентов.
2. Неверная дата составления — дата в документе не соответствует периоду совершения хозяйственной операции.
3. Опечатки в наименовании контрагента — неполное или ошибочное указание названия организации-партнера.
4. Неточности в денежных суммах — расхождения между цифровым и прописным написанием суммы, арифметические ошибки в расчетах.
5. Отсутствие печати — в случаях, когда ее наличие обязательно по закону или условиям договора.
6. Несоответствие содержания операции — расплывчатые или некорректные формулировки, не позволяющие идентифицировать суть хозяйственной операции.

Законные способы исправления

Корректурный способ является основным допустимым методом внесения правок в бумажные первичные документы. Его применяют следующим образом:

1. Зачеркивание — неверную запись аккуратно перечеркивают одной тонкой линией так, чтобы первоначальный текст оставался читаемым.
2. Внесение правильной записи — рядом или сверху указывают верные данные.
3. Добавление пометки — обязательно размещают фразу «Исправленному верить».
4. Подтверждение — исправление заверяют подписью ответственного лица с указанием его фамилии, инициалов и даты внесения правки.

Когда исправления недопустимы:

• В кассовых документах (приходных и расходных ордерах)
• В банковских документах (платежных поручениях, выписках)
• В бланках строгой отчетности

В таких случаях ошибочный документ признается недействительным и подлежит замене на новый.

Пошаговая инструкция по исправлению в первичных документах:

1. Убедитесь, что документ допускает правки.
2. Согласуйте необходимость исправления с контрагентом при наличии его подписи.
3. Внесите изменения корректурным способом.
4. Заверите исправления подписью и печатью (при ее использовании).
5. Уведомите всех участников документооборота о внесенных изменениях.

Для электронных документов действуют иные правила — они не подлежат исправлению. В случае ошибки формируется новый вариант документа, который заменяет предыдущий.

Ответственность за нарушение правил оформления

Налоговые риски

Некорректное оформление бухгалтерской первички ведет к серьезным налоговым последствиям. Наиболее распространенные санкции:

• Расходы не признаются ФНС— невозможность учесть затраты при расчете налога на прибыль
• Отказ в вычетах по НДС — невозможность принять к вычету сумму налога
• Доначисление налогов — пересчет обязательств в сторону увеличения
• Начисление пеней — за каждый день просрочки уплаты доначисленных налогов

Например, отсутствие подписи директора в товарной накладной может привести к исключению всей суммы операции из расходов при расчете налога на прибыль.

Административная и дисциплинарная ответственность

Ответственность за оформление первичных документов устанавливается для ключевых должностных лиц:

• Руководитель организации несет ответственность по статьям15.11 и 15.6 КоАП РФ
• Главный бухгалтер отвечает за правильность оформления бухгалтерских документов

Размеры штрафов в 2026 году:

• Для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей
• Для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей

При повторном нарушении возможна дисквалификация руководителя на срок до двух лет.

Как избежать претензий: чек-лист самопроверки

Перед подписанием любого первичного документа проверьте:

1. Полнота реквизитов — наличие всех обязательных пунктов согласно закону № 402-ФЗ
2. Точность данных контрагента — соответствие наименования и реквизитов учредительным документам
3. Правильность арифметических расчетов — совпадение итоговых сумм
4. Наличие необходимых подписей — со стороны вашей организации и контрагента
5. Соответствие дат — дата документа должна находиться в периоде совершения операции
6. Наличие обосновывающих документов — ссылка на договор, счет или иное основание
7. Отсутствие исправлений — в документах, где они не допускаются

Регулярное использование этого чек-листа позволит минимизировать риски и сохранить финансовую стабильность компании.

Частые вопросы (FAQ) по оформлению первичных документов

Нужна ли печать на документе первичного учета?

С 2016 года наличие печати на первичных документах не является обязательным требованием федерального законодательства. Вместо печати можно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) или подпись уполномоченного лица, при этом компании могут самостоятельно решать, работать с печатью или без нее. 

Однако есть два важных исключения:

• Если использование печати прямо предусмотрено вашим договором с контрагентом
• Если это закреплено во внутренней учетной политике организации

Стоит учитывать, что в большинстве современных шаблонов бухгалтерских первичных документов место для печати не предусмотрено. Например, в унифицированной форме ТОРГ-12 наличие печати не является обязательным.

Можно ли использовать сканы первичных документов?

Важно различать понятия электронного документа и скан-копии:

• Электронный документ изначально создается в цифровом формате и подписывается квалифицированной электронной подписью
• Скан-копия — это оцифрованная версия бумажного документа

Юридическая сила скан-копий подтверждается только при одновременном выполнении условий:

• Наличие оригинального бумажного документа
• Возможность предоставления оригинала по требованию
• Соблюдение требований к качеству сканирования

Кто несет ответственность, если документ оформлен неправильно?

По закону ответственность за нарушение оформления первичных документов распределяется следующим образом:

• Руководитель организации несет полную ответственность за организацию бухгалтерского учета
• Главный бухгалтер отвечает за правильность оформления операций
• Сотрудник, составивший документ отвечает за достоверность данных

На практике налоговые органы чаще всего привлекают к ответственности главного бухгалтера как специалиста, отвечающего за документальное оформление операций.

Где можно посмотреть образцы правильно оформленных документов?

В данной статье приведены ключевые принципы оформления основных видов первичных документов. Для более глубокого изучения рекомендуем:

• Официальные сайты государственных органов (ФНС России, Росстата) Для электронного документооборота используется форматы документов, утвержденные ФНС. 
• Справочно-правовые системы
• Специализированные отраслевые ресурсы
• Образцы документов в системах электронного документооборота

С 2013 года формы не являются обязательными, и компания может разработать свой собственный бланк, если это не противоречит законодательству

Для получения индивидуальных консультаций по оформлению конкретных документов рекомендуем обратиться к профессиональным бухгалтерам, аудиторам или юристам.

Оформление без ошибок — это реально

Грамотное оформление бухгалтерских первичных документов — это не просто соблюдение бюрократических процедур, а надежная основа финансовой безопасности вашей компании. Каждый правильно заполненный реквизит, каждая своевременно проставленная подпись защищают бизнес от налоговых претензий, судебных споров и финансовых потерь.

Хотите на 100% быть уверены в своих первичных документах? Доверьте эту задачу профессионалам. Компания «Центр внедрения документооборота» предлагает комплексные решения по автоматизации документооборота и юридическому сопровождению. Наши специалисты помогут вам выстроить эффективную систему работы с документами, минимизировать риски и обеспечить полное соответствие законодательным требованиям.

Хотите автоматизировать проверку и оформление первичных документов, о которых мы рассказали? Получите бесплатную демонстрацию (форма демодоступа) Directum для ваших задач. Наши специалисты покажут, как система решит именно ваши проблемы с первичными документами, и рассчитают предварительную экономию для вашей компании.

P.S. Чтобы уверенно работать с документами, важно понимать их основы. Если вы хотите глубже разобраться в видах и реквизитах первичных учетных документов, рекомендуем начать с нашей первой статьи: «Первичные учетные документы: итоги 2025»