Делопроизводство в 2026 году: что это такое, виды, основы и пошаговая инструкция

Что такое делопроизводство простыми словами?

Если представить, что ваш бизнес — это живой организм, то документы — это его кровь. Они переносят жизненно важную информацию: решения, договорённости, приказы, отчёты. Делопроизводство — это именно та «кровеносная система», которая заставляет эту информацию циркулировать правильно, своевременно и целенаправленно.

Если говорить проще, делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая создание, оформление, использование, хранение и контроль исполнения документов. Это не просто «работа с бумажками», а комплексный процесс, который делает управление компанией упорядоченным и прозрачным.

Что входит в это понятие?

Чтобы окончательно прояснить картину, давайте разберем три ключевых элемента, из которых складывается любая работа с документами:

1. Документирование. Это этап создания самих документов по установленным правилам. Сюда входит разработка форм, бланков, шаблонов и требований к оформлению (шрифты, реквизиты, подписи). Проще говоря, это ответ на вопрос: «Как правильно создать приказ или договор?».
2. Документооборот. Это «движение» документов внутри компании. Он включает в себя все этапы — от получения или регистрации входящего письма до отправки исходящего отчета, а также внутреннее согласование, подписание и доведение документов до исполнителей. Это ответ на вопрос: «Какой путь проходит документ и кто за что отвечает на каждом этапе?».
3. Архивное дело. После того как документ выполнил свою основную задачу, он не исчезает. Его нужно правильно организовать, обеспечить сохранность на установленный законом срок, а в дальнейшем — либо уничтожить по акту, либо передать на государственное хранение. Это ответ на вопрос: «Где и как долго мы храним подписанные договоры и кадровые приказы?».

Делопроизводство и документооборот: в чем разница?

1. Это один из самых частых вопросов, и путаница здесь вполне объяснима. Проще всего их разграничить с помощью аналогии с дорожным движением.
2. Делопроизводство — это весь свод Правил дорожного движения (ПДД). Оно устанавливает всеобщие правила: как оформить документ (требования к «транспортному средству»), как его зарегистрировать (получить «номерной знак»), как и сколько его хранить («правила утилизации»).
3. Документооборот — это непосредственно движение транспорта по дорогам в соответствии с этими ПДД. Он описывает маршруты: кто и куда передает документ, кто его согласует, подписывает и исполняет.
4. Чтобы сделать разницу еще нагляднее, взгляните на таблицу:

Вывод: Делопроизводство — это стратегия и регламенты, а документооборот — тактика и операции. Вы не можете иметь эффективный документооборот без продуманного делопроизводства, как невозможно навести порядок на дорогах без четких ПДД.

Цели, задачи и 4 ключевые функции делопроизводства

Чтобы система работала эффективно, важно понимать, для чего она создается. Главная цель делопроизводства — обеспечить документирование управленческой деятельности и организовать работу с документами для оперативного принятия решений и юридической защищенности компании.

Эта цель раскрывается через четыре ключевые функции, которые являются столпами всего процесса. Каждая из них критически важна, и игнорирование любой из них ведет к конкретным негативным последствиям.

Основные виды делопроизводства

Система работы с документами в компании — это не монолитная система. В зависимости от типа документов и задач, которые они решают, его принято делить на несколько ключевых видов. Понимание этих различий помогает выстроить более точные и эффективные процессы в компании.

Общее (организационно-распорядительное) делопроизводство

Это ядро управленческой деятельности любой организации. Оно охватывает документы, которые регулируют основную работу компании: приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы совещаний, договоры, официальную переписку с контрагентами. Его цель — обеспечить документирование и исполнение управленческих решений. Без налаженного общего делопроизводства теряется стратегическое управление и нарушаются договорные отношения.

Кадровое делопроизводство

Этот вид работы с документами напрямую связан с сотрудниками и регулируется строгими нормами Трудового кодекса РФ. В его зоне ответственности — трудовые договоры, приказы о приеме, отпуске, увольнении, личные карточки, штатное расписание. Ключевой акцент здесь — на высоких рисках. Ошибки в кадровых документах (неправильное оформление, нарушение сроков хранения) ведут к серьезным административным штрафам и судебным разбирательствам с сотрудниками.

Архивное делопроизводство

Архив — это не просто склад старых бумаг, а логичное завершение жизненного цикла документа. Система работы с архивными документами регулирует процессы систематизации, хранения, учета и уничтожения документов, законченных делопроизводством. Его основа — это номенклатура дел (классификатор документов) и четкое знание законодательно установленных сроков хранения для каждого типа документов. Грамотный архив защищает компанию в спорах с контрагентами и проверяющими органами.

Судебное делопроизводство

Это специализированный вид делопроизводства, который ведется в судах и строго регламентируется отдельными инструкциями. Он регулирует движение судебных дел — от их регистрации и распределения до подготовки к заседаниям и отправки копий процессуальных документов сторонам. Важно понимать, что это внутренний процесс суда. Информацию о статусе конкретных судебных дел граждане и организации могут найти на официальных сайтах соответствующих судов общей юрисдикции или арбитражных судов.

Электронное делопроизводство

Это не отдельный вид, а современная технологическая платформа для реализации всех предыдущих видов, которая подразумевает переход от бумажных носителей к цифровым документам, имеющим юридическую силу благодаря электронной подписи. Оно включает в себя системы электронного документооборота (СЭД), которые автоматизируют процессы регистрации, согласования, подписания, исполнения и архивации документов. Это подход, который кардинально повышает скорость, прозрачность и контролируемость всех документных процессов в организации.

Жизненный цикл документа: от создания до архива

Любой документ в организации проходит определенный путь — от момента его появления до отправки в архив или уничтожения. Понимание этого жизненного цикла помогает увидеть процесс в динамике и выявить «узкие места». Рассмотрим его на примере конкретного документа — «Счета на оплату».

1. Создание или Поступление

• Что происходит: Менеджер по продажам формирует счет в бухгалтерской программе и отправляет его контрагенту. Или ваш компании поступает входящий счет от поставщика по электронной почте.
• Типичные ошибки: Счет выставлен с ошибками (неверные реквизиты, суммы), не имеет ссылки на договор, отправлен ненадлежащему лицу.

2. Регистрация

• Что происходит: Поступивший или созданный счет фиксируется в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД). Ему присваивается уникальный входящий или исходящий номер и дата.
• Типичные ошибки: Документ не регистрируется, «оседает» в личной почте сотрудника, что приводит к его полной потере и срыву сроков оплаты.

3. Согласование (при необходимости) и Визирование

• Что происходит: Если счет требует дополнительной проверки (например, на соответствие бюджету или условиям договора), он направляется на визирование ответственному сотруднику или руководителю. В стандартной ситуации он сразу попадает бухгалтеру для оплаты.
• Типичные ошибки: Неясный маршрут согласования, отсутствие сроков на визирование, «зависание» счета на этом этапе без контроля.

4. Исполнение

• Что происходит: Бухгалтер на основании зарегистрированного и проверенного счета совершает платеж. Факт оплаты (платежное поручение) становится документом-приложением к счету.
• Типичные ошибки: Оплата незарегистрированного или несогласованного счета, нарушение финансовой дисциплины.

5. Контроль исполнения

• Что происходит: Служба делопроизводства или сам руководитель отслеживает, чтобы счет был оплачен в установленный срок. После оплаты статус документа меняется на «Исполнен».
• Типичные ошибки: Отсутствие контроля приводит к просрочкам платежей, пеням и ухудшению отношений с контрагентами.

6. Подшивка в дело и Архивирование

• Что происходит: Исполненный счет вместе с платежным поручением подшивается в дело (например, «Договоры и счета с Поставщиком Х» согласно номенклатуре дел). После завершения календарного года дело передается в архив, где хранится в течение срока, установленного законодательством.
• Типичные ошибки: Документы не подшиваются в дела, а хранятся вразнобой, что делает их поиск невозможным. Нарушаются сроки хранения, что чревато проблемами при проверках. 

Нормативная база: какие ГОСТы и законы регулируют делопроизводство в 2026 году?

Работа с документами в организации — это не вопрос внутренних предпочтений, а деятельность, строго регламентированная на государственном уровне. Знание этой базы защищает от штрафов и юридических рисков. Вот ключевые документы, которые остаются актуальными в 2026 году.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Это главный стандарт, который определяет, как должны выглядеть ваши документы. Он детально описывает требования ко всем реквизитам: размеру полей (левое – не менее 20 мм, правое – 10 мм), шрифтам (рекомендуется Times New Roman, 12-14 pt), составу и расположению подписей, печатей, грифа согласования. Следование этому ГОСТу придает документам профессиональный вид и юридическую корректность.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Этот закон регулирует финальную стадию жизненного цикла документа – архивное хранение. Он устанавливает, какие документы относятся к Архивному фонду РФ, предъявляет требования к срокам хранения различных типов документов (например, трудовые договоры хранятся 50 лет, а приказы по основной деятельности – 5 лет) и регламентирует порядок их передачи и уничтожения.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Основа для перехода на современные рельсы. Этот закон приравнивает квалифицированную электронную подпись (КЭП) к собственноручной подписи с точки зрения юридической силы. Он определяет виды ЭП, требования к их использованию и подтверждает, что документ, подписанный КЭП, является полноправным оригиналом.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Для кадрового делопроизводства ТК РФ – основной руководящий документ. Он устанавливает обязательный перечень кадровых документов (трудовой договор, приказы по личному составу, книга учета движения трудовых книжек) и жестко регламентирует порядок их оформления и хранения. Нарушение этих норм ведет к прямой административной ответственности.

Формы организации делопроизводства: какая подойдет вашей компании?

Эффективность работы с документами во многом зависит от того, как выстроена организационная структура этой деятельности. Выбор формы определяется размером компании, ее территориальным устройством и спецификой бизнес-процессов. Существует три основные модели.

1. Централизованная форма

При этой модели все операции с документами (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка, архив) сосредоточены в одном специализированном подразделении — канцелярии, общем или документационном отделе.

• Плюсы: Единые стандарты оформления и учета; высокий профессионализм сотрудников; строгий контроль над всем документооборотом; легкий поиск информации.
• Минусы: Возможное замедление процессов из-за единого центра; риск создания «бутылочного горлышка».
• Для кого подходит: Идеальна для средних и крупных компаний с одним местоположением или с жесткой вертикальной структурой управления.

2. Децентрализованная форма

В этом случае каждое структурное подразделение (отдел продаж, бухгалтерия, производственный цех) самостоятельно ведет все свое делопроизводство.

• Плюсы: Высокая скорость работы с «внутренними» документами подразделения; глубокое понимание специфики документов.
• Минусы: Отсутствие единых стандартов; сложность сквозного контроля и поиска документов для руководства; дублирование функций; требуются ресурсы в каждом отделе.
• Для кого подходит: Чаще встречается в крупных холдингах с территориально распределенными филиалами, обладающими высокой автономией, или в конгломератах независимых бизнес-единиц.

3. Смешанная форма

Это наиболее гибкая и распространенная модель, которая сочетает в себе элементы двух предыдущих. Централизованно ведутся операции, требующие единого подхода (регистрация входящей/исходящей корреспонденции, архив), а текущая работа с внутренними документами делегируется подразделениям.

• Плюсы: Сочетает преимущества контроля и гибкости; позволяет распределить нагрузку; адаптируется под нужды компании.
• Минусы: Требует четкого разграничения полномочий и хорошо прописанных регламентов взаимодействия между центром и отделами.
• Для кого подходит: Универсальный вариант для большинства организаций — от растущих средних компаний до крупных корпораций. Позволяет централизовать критически важные процессы, оставив оперативную самостоятельность подразделениям.

Пошаговая инструкция: как наладить делопроизводство с нуля в малом бизнесе

Когда документы разрознены, а процессы не описаны, задача может показаться неподъемной. Разберем ее на простые и понятные шаги. Следуя этому плану на 4 недели, вы сможете создать стабильно работающую систему даже с минимальными ресурсами.

Неделя 1: Аудит и основа

Задача: Прекратить хаос и создать единое хранилище.

Действия:

1. Соберите все документы: Проведите ревизию во всех местах хранения — электронная почта, облачные диски, локальные папки на компьютерах сотрудников, бумажные документы в шкафах.
2. Создайте структуру папок: Организуйте единое пространство (например, на защищенном облачном диске или файловом сервере) с логичной структурой: «Входящие», «Исходящие», «Внутренние документы», «Договоры», «Приказы». Внутри используйте вложенные папки по годам, контрагентам или проектам.

Неделя 2: Регистрация и ответственность

Задача: Взять под контроль движение новых документов.

Действия:

1. Заведите журнал регистрации: Начните с простой таблицы в Excel или Google Sheets. Столбцы: «Регистрационный номер», «Дата», «Вид документа» (письмо, договор), «Корреспондент», «Краткое содержание», «Исполнитель», «Срок исполнения», «Отметка об исполнении».
2. Назначьте ответственного: Определите человека (например, офис-менеджера или секретаря), кто будет вести этот журнал и регистрировать все входящие и исходящие документы. Это ключевая точка контроля.

Неделя 3: Стандартизация

Задача: Унифицировать оформление документов, чтобы они выглядели профессионально и соответствовали ГОСТу.

Действия:

1. Внедрите 3-5 шаблонов: Создайте и утвердите готовые шаблоны самых востребованных документов в вашей компании. Минимальный набор: Служебная записка, Приказ по основной деятельности, Протокол совещания, Договор (рамочный шаблон). Настройте в Word правильные поля, шрифт (Times New Roman, 14) и состав реквизитов.

Неделя 4: Автоматизация (первый взгляд)

Задача: Протестировать, как технологии могут ускорить и упростить рутинные процессы.

Действия:

1. Выберите пилотный процесс: Это должен быть частый и простой процесс, например, согласование заявки на закупку канцелярии или служебной записки на отпуск.
2. Протестируйте инструмент: Настройте этот процесс в простом таск-трекере (например, Trello), встроенном модуле CRM или воспользуйтесь пробным периодом облачной СЭД (системы электронного документооборота). Цель — увидеть преимущества: автоматическая фиксация, прозрачность этапов, напоминания о сроке.
3. Следующий шаг: После такого теста становится очевидно, что для комплексной автоматизации всех документных процессов требуются профессиональные платформы, которые объединяют в себе единый архив, маршрутизацию, электронную подпись и работу с архивами.

Частые ошибки в делопроизводстве и как их избежать

На пути к порядку в документах многие компании наступают на одни и те же грабли. Знание этих типичных ошибок позволит вам не повторять их и сэкономить значительные ресурсы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Это ключевое различие. Делопроизводство — это вся система правил и стандартов работы с документами (как создавать, оформлять, учитывать, хранить). Его можно сравнить со сводом ПДД. Документооборот — это часть делопроизводства, которая описывает непосредственное движение документа по этим правилам (его маршрут согласования, подписания, исполнения). Если делопроизводство — это правила игры, то документооборот — это сам процесс игры.

Что входит в обязанности специалиста по делопроизводству?

В основные обязанности входит:

• Прием, регистрация и учет входящих и исходящих документов.
• Контроль сроков исполнения документов и поручений.
• Оформление документов согласно установленным правилам и ГОСТам.
• Ведение номенклатуры дел и организация архивного хранения документов.
• Обеспечение документооборота между подразделениями компании.

Какие ГОСТы по делопроизводству действуют в 2026 году?

Основным стандартом остается ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Также продолжают действовать:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
   Рекомендуем следить за возможными обновлениями на сайте Росстандарта.

С чего начать ведение делопроизводства ИП?

Индивидуальному предпринимателю стоит начать с минимально необходимого:

1. Организовать раздельное хранение документов бухгалтерского, налогового и кадрового учета.
2. Завести журналы учета входящих и исходящих документов.
3. Утвердить базовые шаблоны документов (например, служебные записки, приказы).
4. Определить сроки хранения основных видов документов.
5. Назначить ответственного за ведение документооборота (даже если это сам ИП).

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков их хранения. По сути, это основной классификатор документов компании, который:

• Упорядочивает все документы по направлениям деятельности;
• Определяет, сколько лет каждый тип документов должен храниться;
• Служит основой для формирования архива организации.

Обязательно ли вести делопроизводство для малого бизнеса?

Да, обязательно. Даже в малом бизнесе и у ИП есть документы, которые требуются по закону: договоры, кадровые приказы (если есть сотрудники), отчетность для налоговой. Грамотная система работы с документами защищает ваши права в спорах с контрагентами, помогает доказать свою позицию в суде и избежать штрафов при проверках. Это не бюрократия, а инструмент управления рисками.

Можно ли обойтись без бумажных документов в 2026 году?

Да, вполне возможно. Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог с собственноручной подписью. Это позволяет перевести почти весь внутренний и внешний документооборот в цифру, используя системы электронного документооборота (СЭД). Исключение составляют некоторые случаи, прямо предусмотренные законом.

Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД)?

При выборе СЭД обратите внимание на следующие критерии:

• Соответствие законодательству: Поддержка КЭП, соблюдение требований к хранению.
• Масштабируемость: Система должна расти вместе с вашим бизнесом.
• Интеграции: Возможность подключения к вашей CRM, бухгалтерской программе и другим системам.
• Удобство интерфейса: Чем проще система для сотрудников, тем быстрее она приживется.
• Стоимость владения: Учитывайте не только подписку, но и затраты на внедрение и обучение.

Кто несет ответственность за ведение делопроизводства в организации?

Ответственность несет руководитель организации. Именно он по закону обязан обеспечить документирование деятельности компании. На практике эту функцию делегируют конкретному сотруднику (секретарю, офис-менеджеру, руководителю канцелярии) или целому подразделению. В малом бизнесе эти обязанности часто распределяются между несколькими сотрудниками или остаются за самим руководителем.

Заключение

Как мы убедились, делопроизводство — это не бюрократическая формальность, а фундаментальный процесс, который обеспечивает порядок, юридическую безопасность и операционную эффективность вашего бизнеса. От правильно оформленного приказа до систематизированного архива — каждый элемент этой системы работает на вашу устойчивость и развитие.

Внедрение даже базовых принципов, описанных в этой статье, уже выведет работу с документами на новый уровень. Но если вы понимаете, что вашей компании требуется не просто теория, а готовая, профессионально выстроенная система, логичным следующим шагом станет обращение к экспертам в области документооборота.

Специалисты помогут провести комплексный аудит ваших текущих процессов, выявить узкие места и подобрать оптимальное решение, будь то внедрение отраслевой СЭД или разработка индивидуальных регламентов.

Готовы привести документооборот в порядок?