Электронные закупки через Директум: работа с ЭТП без рутины и ошибок

Что такое электронные закупки в 2025: новые реалии

Середина 2025 года закрепила электронный формат как безальтернативный стандарт для проведения закупок. Этот переход обусловлен не только требованиями регуляторов, но и очевидной операционной эффективностью, которую получают компании.

Обязательный переход на ЭТП

Для госкомпаний, субъектов естественных монополий и организаций с госучастием проведение закупок на электронных площадках стало строгой нормой.

• Требования законодательства для госкомпаний. Закон 223-ФЗ и сопутствующие нормативные акты устанавливают исчерпывающий перечень случаев, когда закупка может проводиться в неэлектронной форме. Все ключевые конкурентные процедуры — аукционы, конкурсы, запросы котировок — должны осуществляться на аккредитованных ЭТП.
• Сроки перехода на электронные процедуры. К 2025 году переходный период для большинства организаций завершен. Все новые закупки, за исключением строго оговоренных законом случаев, инициируются и проводятся в электронной форме.
• Преимущества электронных форматов. Помимо соответствия закону, компании получают значимые выгоды: расширение пула поставщиков за счет географического охвата, обеспечение добросовестной конкуренции, снижение коррупционных рисков и существенное ускорение самих процедур.

Основные электронные площадки

Рынок электронных торговых площадок к 2025 году структурировался, и заказчикам необходимо эффективно работать одновременно в нескольких экосистемах.

• Сбербанк-АСТ, ЕЭТП и другие. К числу ключевых площадок, помимо специализированных отраслевых, относятся Сбербанк-АСТ, Единая электронная торговая площадка (ЕЭТП), РТС-тендер и площадка «Газпромбанка». Выбор часто зависит от типа закупаемых ТРУ и внутренних регламентов компании.
• Особенности работы с каждой площадкой. Каждая ЭТП имеет свой интерфейс, свои требования к форматам документов, свои регламенты проведения процедур и технические нюансы взаимодействия. Сотрудникам приходится осваивать и постоянно отслеживать изменения в нескольких системах.
• Проблемы ручного взаимодействия. Необходимость вручную регистрироваться на каждой площадке, загружать один и тот же пакет документов в разные интерфейсы, отслеживать процедуры в нескольких личных кабинетах и переносить результаты обратно в учетную систему приводит к огромным временным затратам и неизбежным ошибкам.

Требования к электронным процедурам

Электронный формат накладывает на заказчика строгие технические и процессуальные обязательства.

• Электронная подпись. Проведение любой операции на ЭТП — от размещения извещения до подписания протокола — требует использования квалифицированной электронной подписи (КЭП). Необходимо обеспечивать ее актуальность и безопасность хранения.
• Сроки размещения. Законом установлены жесткие временные рамки для каждого этапа: от даты публикации извещения в ЕИС до даты подведения итогов. Нарушение любого из сроков является основанием для признания процедуры недействительной.
• Форматы документации. Документы для размещения должны быть подготовлены в строго определенных форматах (часто PDF, XML), а их содержание должно полностью соответствовать установленным шаблонам ЭТП и требованиям 223-ФЗ. Несоответствие формату ведет к техническому отклонению заявки площадкой.

Проблемы ручной работы с электронными площадками

Ручное взаимодействие с множеством электронных торговых площадок (ЭТП) создает серьезные операционные трудности, которые напрямую влияют на эффективность и законность закупочной деятельности. Эти проблемы становятся особенно критичными в условиях 2025 года с его ужесточенными требованиями.

Потеря времени на рутинные операции

Сотрудники закупочных подразделений тратят до 60-70% рабочего времени на непродуктивные рутинные действия.

• Ручное заполнение одинаковых данных в разных системах. Одна и та же информация о закупке, поставщике или предмете контракта многократно вводится вручную: сначала во внутреннюю систему, затем в личные кабинеты нескольких ЭТП и в ЕИС.
• Потеря документов между почтой и ЭТП. Процесс согласования проектов документации часто происходит по электронной почте, после чего согласованные версии вручную загружаются на площадку. Это приводит к путанице в версиях документов и риску публикации неутвержденного черновика.
• Необходимость дублирования информации. Любое изменение, внесенное в процедуру (например, продление сроков или изменение документации), требует ручного внесения правок во всех системах, где была размещена исходная информация.

Риски ошибок и нарушений

Человеческий фактор при ручной работе становится основным источником финансовых и репутационных потерь.

• Ошибки при переносе данных из Excel в ЭТП. Опечатки в реквизитах, неверные коды ОКПД2, арифметические ошибки в расчете НМЦК при копировании данных из таблиц — все это ведет к техническому отклонению заявки площадкой или признанию процедуры недействительной.
• Пропуск сроков публикации. Отсутствие централизованной системы напоминаний о критических датах (размещение извещения, протоколов, заключения контракта) ведет к просрочкам, что является прямым нарушением законодательства.
• Несоответствие документации требованиям. Каждая ЭТП может иметь свои технические требования к форматам и структуре документов. Без автоматизированной проверки легко упустить из виду деталь, которая станет причиной блокировки процедуры на этапе модерации.

Отсутствие единой аналитики

Невозможность получить целостную картину деятельности сводит на нет усилия по стратегическому управлению закупками.

• Данные по закупкам разбросаны по разным системам. Информация об итогах торгов хранится на одной площадке, данные о исполнении контракта — в учетной системе, а документы по планированию — в почте и сетевых папках. Консолидация этих данных требует ручного труда.
• Невозможность получить сводный отчет. Руководство не может оперативно получить ответы на ключевые вопросы: какой объем закупок прошел с экономией, какие поставщики наиболее надежны, как исполняется план-график.
• Сложности контроля эффективности закупок. Без единого аналитического центра невозможно оценить результативность закупочной деятельности, проанализировать динамику цен и выявить резервы для оптимизации расходов.

Решение: единый интерфейс Директум для всех ЭТП

Платформа Директум устраняет хаос взаимодействия с множеством электронных площадок, предоставляя сотрудникам единый и привычный интерфейс для управления всеми электронными закупками. Это решение превращает разрозненные операции в централизованный, управляемый процесс.

Как работает интеграция

Интеграция Директум с электронными площадками построена по принципу «одного окна», что кардинально меняет опыт работы пользователя.

• Схема взаимодействия Директум → ЭТП → ЕИС. Вся закупочная документация создается и согласовывается внутри Директум. После финального одобрения система автоматически передает данные в нужную ЭТП через защищенное соединение. Далее площадка самостоятельно публикует информацию в ЕИС, а статусы процедур и протоколы автоматически возвращаются обратно в Директум.
• Автоматическая синхронизация данных. Все изменения статусов, появление новых заявок, протоколов и иных документов на площадке синхронизируются с карточкой закупки в Директум. Вам больше не нужно постоянно проверять личные кабинеты на разных ЭТП — актуальная информация всегда перед глазами в единой системе.
• Единый реестр закупок независимо от площадки. Все ваши закупки, независимо от того, на Сбербанк-АСТ, РТС-тендер или другой интегрированной площадке они проводятся, отображаются в общем реестре Директум. Это дает полную прозрачность и позволяет управлять всем портфелем закупок из одной точки.

Поддерживаемые площадки и системы

Решение Директум обеспечивает бесшовную интеграцию с ключевыми игроками рынка, а его архитектура позволяет легко подключать новые площадки.

• Сбербанк-АСТ. Полная поддержка одной из самых популярных площадок для коммерческих и корпоративных закупок: от создания извещения до получения итоговых протоколов.
• Закупки.ГОВ (ЕИС). Обеспечивается прямое взаимодействие с Единой информационной системой в сфере закупок для выполнения требований 223-ФЗ по публикации планов, извещений и отчетов.
• В разработке поддержка интеграции со всеми ключевыми ЭТП. Мы постоянно расширяем список поддерживаемых площадок, таких как РТС-тендер и ЕЭТП, чтобы предоставить нашим клиентам универсальный инструмент для работы на всей карте электронных торгов.

Этот подход является частью нашего комплексного решения SRM-система Directum Закупки. Посмотрите его полный обзор, чтобы увидеть, как работа с ЭТП встраивается в единый закупочный цикл.

• Если вы являетесь госзаказчиком или работаете по 223-ФЗ, вам будет полезна статья: Автоматизация закупок по 223-ФЗ в 2025 году.
• Процесс проведения конкурентных процедур детально описан здесь: Автоматизация тендеров в Директум.

Автоматизация электронных закупок в Директум: пошаговый процесс

Шаг 1 — Создание заявки и планирование

Процесс начинается с формирования цифровой заявки в системе Директум, где инициатор указывает все необходимые параметры будущей закупки. Система автоматически проверяет заявку на соответствие утверждённым бюджетным лимитам в разрезе ЦФО, предотвращая превышение доступных средств. Это позволяет исключить финансовые нарушения ещё на стартовом этапе.

Шаг 2 — Подготовка документов для ЭТП

После согласования заявки система автоматически формирует полный пакет документов для публикации, используя актуальные шаблоны, соответствующие требованиям 223-ФЗ и конкретной электронной площадки. Конкурсная документация, извещение и сопутствующие материалы проходят обязательный маршрут согласования непосредственно в Директум, что гарантирует юридическую корректность и сокращает время подготовки.

Шаг 3 — Публикация на электронной площадке

Согласованный пакет документов передаётся на выбранную электронную торговую площадку (например, Сбербанк-АСТ) напрямую из интерфейса Директум. Система автоматически отслеживает сроки публикации и уведомляет ответственных сотрудников о необходимости действий, минимизируя риски просрочек и обеспечивая своевременный старт процедуры.

Шаг 4 — Работа с предложениями поставщиков

На этом этапе все поступившие от поставщиков заявки автоматически синхронизируются с карточкой закупки в Директум. Ответственные сотрудники получают возможность проводить сравнительный анализ предложений в едином интерфейсе, формировать необходимые протоколы (рассмотрения, оценки) по утверждённым шаблонам и направлять их на согласование без переключения между системами.

Шаг 5 — Заключение договора

По итогам процедуры система автоматически создаёт проект договора на основе данных победившей заявки и итогового протокола. Документ направляется по согласованию всем ответственным лицам (юристам, финансистам) через встроенные маршруты Директум. После прохождения всех внутренних процедур договор может быть подписан квалифицированной электронной подписью непосредственно в системе, что завершает цикл электронной закупки.

Преимущества работы с ЭТП через Директум

Операционная эффективность

Внедрение Директум позволяет достичь максимальной операционной эффективности за счет комплексной автоматизации. Компании фиксируют до 80% сокращение ручных операций благодаря исключению многократного ввода данных. Сотрудники работают в едином интерфейсе вместо 5-7 разных систем, что значительно ускоряет процессы. Автоматизация повторяющихся задач - от формирования документов до контроля сроков - высвобождает ресурсы для стратегических задач.

Контроль и прозрачность

Система обеспечивает полный контроль над закупочной деятельностью через единый реестр всех закупок независимо от используемой электронной площадки. Руководство получает доступ к сквозной аналитике по всем площадкам с возможностью формирования сводных отчетов в реальном времени. Это создает беспрецедентный уровень прозрачности закупочной деятельности и позволяет оперативно принимать управленческие решения.

Соответствие требованиям

Директум гарантирует полное соответствие законодательным требованиям за счет автоматического контроля сроков публикации и выполнения процедур. Встроенные механизмы проверки документов обеспечивают их соответствие актуальным требованиям 223-ФЗ и регламентам электронных площадок. Система ведет полный аудит всех действий пользователей, создавая детальный след для любых проверяющих органов и внутреннего контроля.

Технические особенности интеграции

Требования к инфраструктуре

Внедрение решения не требует кардинального изменения существующей ИТ-инфраструктуры. Директум совместим с большинством корпоративных систем и работает на стандартных серверных конфигурациях. При настройке обеспечивается комплексная защита данных с использованием современных протоколов шифрования, включая обязательное применение HTTPS и VPN-каналов для передачи информации. Система поддерживает автоматическое резервное копирование данных по гибкому графику, что гарантирует их сохранность и возможность быстрого восстановления.

Вопросы сертификации

Решение полностью поддерживает работу с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и квалифицированной сертифицированной электронной подписью (КСЭП), что соответствует требованиям 223-ФЗ для проведения юридически значимых операций на ЭТП. Архитектура платформы разработана с учетом рекомендаций ФСТЭК России и ФСБ РФ по защите информации. Интеграционные модули проходят регулярное тестирование и сертификацию на соответствие требованиям электронных торговых площадок, обеспечивая стабильное и безопасное взаимодействие.

Как начать работу: 3 простых шага

Мы разработали простой и прозрачный процесс внедрения, который позволяет быстро начать работу и сразу оценить преимущества автоматизации электронных закупок.

Шаг 1 — Демонстрация решения

Мы проводим персональную онлайн-демонстрацию платформы, адаптированную под специфику вашей компании. В ходе демонстрации мы показываем работу интеграции с электронными площадками на примере ваших типовых закупочных процедур и данных, чтобы вы могли наглядно оценить потенциал автоматизации именно для вашего бизнеса.

Шаг 2 — Настройка интеграций

Наши специалисты выполняют подключение ко всем используемым вами электронным торговым площадкам (ЭТП) и настраивают систему в соответствии с вашими внутренними бизнес-процессами и регламентами. Это включает настройку маршрутов согласования, справочников, прав доступа и отчетности.

Шаг 3 — Запуск и обучение

Мы запускаем пилотный проект на 1-2 реальных закупочных процедурах, что позволяет вашим сотрудникам освоить систему в рабочем режиме и сразу увидеть результат. Параллельно проводим обучение ключевых пользователей и руководителей, обеспечивая их всеми необходимыми навыками для эффективной работы в Директум.

Заключение

Автоматизация электронных закупок через единый интерфейс Директум — это не просто технологическое обновление, а стратегическое решение, которое выводит управление закупками на качественно новый уровень. В условиях 2025 года, когда требования к цифровизации, прозрачности и эффективности закупочной деятельности продолжают ужесточаться, такое решение становится необходимым инструментом для сохранения конкурентоспособности.

Преимущества очевидны: сокращение операционных затрат до 80%, полный контроль над всеми процедурами независимо от используемых ЭТП, гарантированное соответствие законодательным требованиям и мощная аналитическая платформа для принятия взвешенных управленческих решений. Директум устраняет технологический барьер между внутренними процессами компании и внешними электронными площадками, создавая целостную цифровую закупочную экосистему.

Готовы уйти от рутины и автоматизировать электронные закупки?

Получите бесплатную демонстрацию платформы Директум и расчет экономии для вашей компании. Наши специалисты покажут, как интегрировать все ЭТП в единый интерфейс.