Тендеры в Директум: автоматизация от заявки до договора за 5 шагов

Проблемы ручного проведения тендеров: где теряются время и деньги

Ручное управление тендерами создает множество "узких мест", где компания теряет не только время, но и реальные деньги — из-за штрафов, неэффективных закупок и содержания лишнего персонала.

Подготовительный хаос: от заявки до извещения

На стартовом этапе происходит до 60% всех задержек из-за отсутствия единого регламента:

• Потеря заявок между почтой, Excel и мессенджерами — инициаторы отправляют заявки разными способами, что приводит к их утере, дублированию или несвоевременной обработке.
• Многократное пересогласование технического задания — без единого места для работы с документами согласование ТЗ превращается в бесконечную переписку с постоянными правками в разных версиях файлов.
• Ошибки при переносе данных в формы ЭТП — ручной ввод информации в системы электронных торговых площадок приводит к опечаткам, неверным кодам ОКПД2 и другим техническим ошибкам.

Пример: В среднем на подготовку документации для одного тендера уходит 2-3 рабочих дня, при этом до 40% этого времени тратится на исправление ошибок и поиск актуальных версий документов.

Процедурные риски: от публикации до протокола

На этапе проведения тендера риски смещаются в область соблюдения законодательства и процедур:

• Пропуск сроков публикации в ЕИС — отсутствие централизованной системы контроля сроков приводит к нарушению законодательно установленных временных рамок.
• Ошибки в конкурсной документации — несоответствие между разделами документации, устаревшие требования или технические опечатки становятся основанием для жалоб участников.
• Сложности координации закупочной комиссии — организация собраний, сбор подписей и согласование решений между членами комиссии отнимает непропорционально много времени.

Пример: Каждая пятая закупка требует внесения изменений в извещение из-за выявленных ошибок, что добавляет к сроку проведения тендера дополнительно 3-5 рабочих дней.

Завершающий этап: от протокола до договора

Даже после определения победителя компания сталкивается с новыми сложностями:

• Расхождения между протоколом и договором — при ручном составлении договора возможны разночтения в условиях по сравнению с протоколом и конкурсной документацией.
• Длительное согласование с юристами — каждый договор проходит многоэтапное согласование, при этом юристы проверяют в том числе и те условия, которые должны быть стандартными для всех подобных договоров.
• Риски оспаривания результатов — процедурные ошибки на предыдущих этапах создают почву для обжалования результатов тендера, что может привести к его полной отмене.

Сквозная автоматизация тендеров в Директум: 5 ключевых этапов

Этап 1 — Интеллектуальное планирование и заявки

Процесс начинается с автоматизированного формирования заявки, где система проверяет соответствие бюджетным лимитам и годовому плану закупок. Умное распределение по категориям позволяет оптимизировать закупки, группируя схожие позиции.

Система автоматически проверяет остатки бюджета и блокирует заявки сверх лимитов, предотвращая нецелевое использование средств еще на этапе планирования.

Этап 2 — Автогенерация тендерной документации

На этом этапе система создает полный пакет документов по утвержденным шаблонам, включая техническое задание на основе данных заявки. Встроенные механизмы проверки гарантируют соответствие требованиям 223-ФЗ.

Пример: Вместо 6 часов ручной работы — 15 минут на проверку и отправку. Система автоматически формирует все необходимые документы, включая извещение и конкурсную документацию.

Этап 3 — Интеграция с ЭТП: публикация в 1 клик

После согласования документация автоматически передается на электронные торговые площадки. Система контролирует сроки публикации и синхронизирует статусы процедур в реальном времени.

Все тендеры со всех площадок в едином интерфейсе Директум. Вам больше не нужно переключаться между разными системами — весь процесс управления сосредоточен в одном окне.

Этап 4 — Работа с предложениями и оценка

Платформа обеспечивает централизованный сбор и анализ заявок от поставщиков. Система автоматически ранжирует предложения по установленным критериям и формирует протоколы оценки.

Пример: Система автоматически ранжирует предложения по заданным критериям, что позволяет объективно оценить все поступившие заявки и минимизировать влияние человеческого фактора.

Этап 5 — Бесшовное заключение договора

Завершающий этап включает автоматическое создание договора на основе данных протокола, его согласование по настроенным маршрутам и контроль соответствия условиям тендера. Это гарантирует юридическую чистоту и соблюдение всех договоренностей.

Ключевые преимущества автоматизации тендеров в Директум

Операционная эффективность

Автоматизация тендерных процедур в Директум приносит значительные операционные улучшения:

• Сокращение времени на тендер на 60-70% за счет автоматизации рутинных операций и оптимизации процессов согласования
• Автоматизация 80% рутинных операций - от формирования документов до контроля сроков публикации
• Единое пространство для всех участников обеспечивает слаженную работу комиссии, инициаторов и согласующих

Финансовая выгода

Внедрение системы приносит прямые и косвенные финансовые преимущества:

• Снижение трудозатрат на 40% благодаря автоматизации подготовки документов и отчетности
• Минимизация рисков штрафов за счет строгого соблюдения сроков и процедур по 223-ФЗ
• Оптимизация закупочных цен через аналитику на основе исторических данных и сравнительного анализа предложений

Стратегические преимущества

Автоматизация тендеров открывает новые возможности для стратегического развития:

• Полная прозрачность процедур обеспечивает контроль на всех этапах и снижает коррупционные риски
• Улучшение качества закупок за счет стандартизации требований и объективной оценки предложений
• База знаний для оптимизации процессов накапливает данные для анализа и совершенствования закупочной деятельности

Автоматизация тендеров — это часть нашего флагманского продукта Directum Закупки, который охватывает весь закупочный цикл.

• Для госзаказчиков и компаний, работающих по 223-ФЗ, мы подготовили отдельный обзор: Особенности автоматизации по 223-ФЗ в 2025 году.
• Узнайте, как реализована сквозная работа с электронными площадками (ЭТП) из единого интерфейса Директум.

Технические особенности автоматизации

Интеграция с экосистемой закупок в Directum RX

Система обеспечивает бесшовное взаимодействие со всеми модулями закупочного цикла:

• Связь с модулем "Договоры" — автоматическое создание проектов договоров на основе результатов тендера с переносом всех существенных условий
• Интеграция с "Бюджетированием" — постоянная сверка с утвержденными лимитами и автоматический контроль соответствия бюджетным ограничениям
• Синхронизация с "Управлением поставщиками" — использование актуальной базы контрагентов и истории взаимодействия при оценке участников

Гибкость настройки под разные типы тендеров

Платформа адаптируется под специфику различных закупочных процедур:

• Открытые конкурсы — сложные маршруты согласования, многоэтапная оценка предложений, работа с двухчастными заявками
• Аукционы в электронной форме — интеграция с ЭТП, автоматическое сравнение ценовых предложений, формирование протоколов
• Запросы котировок и предложений — упрощенные процедуры с сокращенными сроками, автоматический отбор победителя

Пример: Для каждого типа тендера настраивается индивидуальный процесс — от упрощенного маршрута для запроса котировок до многоуровневого согласования для сложных конкурсов с предквалификационным отбором.

Модуль "Закупки" в Директум: обзор возможностей

Дашборды для руководителей

Модуль предоставляет руководителям комплексные инструменты контроля и анализа:

• Общая картина по всем тендерам — сводная информация о количестве процедур, их статусах и объемах в режиме реального времени
• Контроль сроков на каждом этапе — визуализация временных показателей с выделением процедур с риском срыва сроков
• Аналитика эффективности процедур — сравнительные отчеты по продолжительности тендеров, уровню конкуренции и достигнутой экономии

Рабочие места участников

Система обеспечивает персонализированные интерфейсы для каждой роли:

• Инициатор заявки: простой интерфейс подачи — интуитивно понятные формы с подсказками и автоматической проверкой заполнения
• Специалист закупок: единый пул задач — консолидация всех рабочих процессов: от подготовки документации до анализа результатов
• Член комиссии: удобная оценка предложений — структурированное представление заявок с инструментами для сравнительного анализа
• Руководитель: контроль без лишних запросов — возможность отслеживать статусы процедур без необходимости запрашивать информацию у сотрудников

Автоматические уведомления и эскалации

Встроенная система оповещений обеспечивает своевременное выполнение задач:

• Напоминания о критических сроках — автоматические уведомления о приближении дат публикации, рассмотрения заявок и других ключевых событий
• Эскалация при нарушении регламентов — автоматическое информирование руководителей при срыве сроков или отклонении от установленных процедур
• Уведомления о статусах процедур — оперативное информирование всех участников о смене статусов и необходимости выполнения следующих действий

Как начать автоматизацию тендеров: дорожная карта

Внедрение модуля «Закупки» в Директум — это быстрый и структурированный процесс, который позволяет перейти на автоматизированное управление закупками всего за 6 недель.

Неделя 1-2: Диагностика и настройка

На первом этапе мы проводим детальную подготовку и базовую настройку системы:

• Аудит текущих процессов — анализируем ваши существующие тендерные процедуры, выявляем «узкие места» и определяем оптимальные пути автоматизации
• Настройка основных шаблонов — создаем и настраиваем шаблоны документов (извещения, протоколы, договоры) в соответствии с требованиями 223-ФЗ и вашими внутренними регламентами
• Подключение ключевых ЭТП — обеспечиваем интеграцию с электронными торговыми площадками (Сбербанк-АСТ, ЕИС Закупки) для автоматического обмена данными

Неделя 3-4: Пилотный проект

На втором этапе мы запускаем систему в тестовом режиме для отработки всех процессов:

• Проведение 3-5 реальных тендеров — отрабатываем полный цикл автоматизации на реальных закупках вашей компании
• Обучение ключевых пользователей — проводим интенсивное обучение для сотрудников закупочных подразделений, инициаторов и членов комиссий
• Корректировка настроек — по результатам пилотного проекта дорабатываем и тонко настраиваем систему под ваши потребности

Неделя 5-6: Масштабирование

Финальный этап — полномасштабный запуск системы во всех подразделениях компании:

• Подключение всех сотрудников — обеспечиваем доступ к системе для всех пользователей, задействованных в тендерных процедурах
• Настройка дополнительных процессов — расширяем функционал, подключая смежные процессы: управление договорами, бюджетирование, аналитику
• Запуск полного цикла — переводим все тендерные процедуры компании на работу в автоматизированном режиме

Такой подход позволяет уже через 1,5 месяца получить работающую систему с подтвержденной эффективностью и полностью подготовленной командой.

Заключение

В 2025 году автоматизация тендеров перестала быть опцией и стала необходимостью для компаний, стремящихся сохранить конкурентоспособность. Ручное управление закупочными процессами неизбежно приводит к потерям времени, финансовым рискам и упущенным возможностям. Директум предлагает готовое решение для сквозной автоматизации, которое уже доказало свою эффективность в компаниях различных отраслей.

Результат внедрения — это не просто перенос процессов в цифровую среду, а качественное изменение подхода к управлению закупками. Вы получаете уникальную возможность одновременно достичь трех ключевых целей: сокращения сроков проведения тендеров на 60-70%, обеспечения полного контроля над каждым этапом процедур и значительной экономии ресурсов за счет оптимизации операционных затрат.

Готовы сократить сроки тендеров с 3 недель до 7 дней?

Получите демонстрацию автоматизации тендеров в Директум на ваших процессах. Наши специалисты покажут, как система работает с реальными кейсами и рассчитают потенциальную экономию для вашей компании.