Закупки по 223-ФЗ в 2025 году: новые требования и автоматизация в Директум

Ключевые изменения 223-ФЗ в 2025 году: что нужно знать заказчику

Середина 2025 года — это момент, когда все нововведения закона 223-ФЗ перешли из стадии ожидания в повседневную практику. Заказчикам уже сегодня необходимо работать в полном соответствии с актуальными требованиями, чтобы избежать штрафов и обеспечивать легитимность своих закупок.

Новые требования к планированию и отчетности

Планирование стало еще более детализированным и прозрачным. Регулятор усилил контроль на самом раннем этапе — этапе формирования намерений о закупке.

• Изменения в форме плане закупок: С 2025 года план закупок должен включать обязательное указание кода по классификатору КПГЗ для каждой позиции, а также сроков (кварталов) проведения процедур. Это усложнило его структуру по сравнению с предыдущими периодами.
• Сроки публикации в ЕИС: Ужесточились сроки для внесения изменений в план. Если раньше были возможны корректировки в сжатые сроки, то сейчас любое существенное изменение требует не только внутреннего согласования, но и строгого соблюдения регламента публикации в ЕИС, что делает процесс менее гибким.
• Требования к обоснованию закупок: Для каждой закупки, особенно проводимой у единственного поставщика (ЕП), требуется развернутое и документально подтвержденное обоснование его выбора. Формальные формулировки теперь легко оспариваются.

С 2025 года план закупок должен включать не просто наименование закупаемого товара, а его детализацию с обязательным указанием кода КПГЗ и обоснованием способа определения поставщика для каждой позиции.

Обновленные правила закупочных процедур

Изменения затронули сам "двигатель" закупок — процедуры определения поставщиков, сделав их более регламентированными.

• Изменения в конкурентных способах закупки: Для аукционов и конкурсов были введены типовые формы документации, что ограничивает возможность их произвольного составления. Также усилились требования к описанию объекта закупки — запрещены избыточные требования, ограничивающие конкуренцию.
• Новые требования к закупкам у ЕП: Ключевое изменение — существенное сокращение лимитов для ряда позиций. Теперь многие закупки, которые раньше можно было проводить у ЕП в упрощенном порядке, теперь требуют проведения конкурентной процедуры.
• Ограничения и антидемпинговые меры: Были расширены антидемпинговые механизмы. Если участник предлагает цену более чем на 25% ниже начальной, он должен предоставить обеспечение исполнения контракта в увеличенном размере либо обосновать свою цену.

Закупки у единственного поставщика теперь требуют не только ссылки на соответствующий пункт Положения о закупках, но и детального письменного обоснования невозможности или нецелесообразности использования конкурентных способов, которое может быть запрошено регулятором."

Требования к документации и срокам

Соблюдение процессуальных тонкостей и сроков стало критически важным. Ошибка в документе или пропуск даты могут привести к отмене всей процедуры.

• Новые формы извещений: В извещениях о закупке теперь требуется указывать дополнительную информацию, например, применение национального режима или особые условия допуска субъектов МСП.
• Сроки размещения в ЕИС: Сократились допустимые временные промежутки между размещением извещения и датой проведения самой процедуры для некоторых способов закупки. Это требует от заказчиков более тщательного и заблаговременного планирования каждого этапа.
• Требования к протоколам: Протоколы рассмотрения и оценки заявок должны содержать максимальную детализацию. В протоколе подведения итогов необходимо отражать не только победителя, но и подробную информацию о всех отклоненных участниках с четким указанием оснований для отклонения, ссылкой на пункты документации.

Извещение о закупке должно содержать четкую ссылку на пункт Положения о закупке, регламентирующий применяемый способ определения поставщика, а также информацию о том, распространяются ли на данную закупку преимущества для учреждений уголовно-исполнительной системы."

Проблемы заказчиков 223-ФЗ: как избежать штрафов и срывов

Ручное управление закупками в условиях ужесточившихся в 2025 году требований превращает рабочий процесс в постоянное преодоление кризисов. Многие проблемы, которые раньше считались операционными сложностями, теперь несут прямые риски финансовых потерь и административной ответственности.

Ручная работа и человеческий фактор

Использование несвязанных между собой инструментов, таких как электронная почта и Excel, создает «информационный вакуум», где данные теряются, а ошибки становятся неизбежными.

• Потеря документов между почтой и Excel. Согласование обоснований и проектов документации в почте, с последующим ручным переносом данных в таблицы, приводит к тому, что актуальные версии документов теряются. В итоге в ЕИС публикуется устаревшая или некорректная информация, что является прямым нарушением.
• Ошибки в заполнении форм для ЕИС. Ручной ввод данных в форму на портале — это источник опечаток, неверных кодов ОКПД2/КПГЗ и арифметических ошибок. Каждая такая ошибка при проверке может быть классифицирована как предоставление недостоверной информации.
• Просрочки публикации из-за рутины. Жесткие сроки размещения сведений в ЕИС легко пропустить, когда сотрудник отвечает за множество рутинных процессов одновременно. Просрочка даже на один день ведет к формальному нарушению и риску отмены закупочной процедуры.

Сложности контроля и отчетности

Без единого контура управления невозможно оперативно получать достоверную картину по всем закупкам, что лишает руководство возможности эффективно управлять и принимать решения.

• Невозможность отследить исполнение плана. Руководство не видит в режиме реального времени, какие позиции плана уже выполняются, какие на стадии проведения, а какие отстают от графика. Это приводит к срыву важных проектов и нецелевому расходованию бюджетов.
• Разрозненные данные по подразделениям. Каждое подразделение может вести свою локальную таблицу, что делает консолидацию информации долгим и трудоемким процесс. Невозможно быстро ответить на запрос регулятора или подготовить сводный отчет для внутреннего контроля.
• Ручной сбор отчетности для регуляторов. Подготовка ежеквартальных и годовых отчетов превращается в многодневный марафон по сбору данных из разных файлов, их сверке и ручному форматированию. Это приводит к ошибкам, а главное — к колоссальной трате времени высокооплачиваемых специалистов.

Риски превышения бюджетов

Отсутствие прозрачного механизма контроля лимитов финансирования — прямая дорога к финансовым потерям и нарушениям бюджетной дисциплины.

• Отсутствие единого реестра лимитов. Если утвержденные суммы на закупки хранятся в отдельных приказах или файлах, невозможно оперативно проверить, не превысит ли новая закупка выделенный лимит. Это приводит к спонтанным и необеспеченным финансами процедурам.
• Закупки сверх утвержденных сумм. При отсутствии автоматического контроля на этапе инициации закупки легко запустить процедуру, которая суммарно с уже запущенными превысит годовой бюджет подразделения или организации в целом.
• Нецелевое использование средств. Размытость в отслеживании соответствия закупки целям, указанным в плане, создает риск нецелевого использования средств, что влечет за собой самые серьезные последствия, включая уголовную ответственность для должностных лиц.

Решение этих проблем — сквозная автоматизация. Узнайте, как SRM-система Directum Закупки, адаптированная под все изменения 2025 года, исключает человеческий фактор и гарантирует соответствие 223-ФЗ.

• Узнайте, как организована сквозная автоматизация электронных закупок через Директум, включая интеграцию с ЕИС и ЭТП.
• Для автоматизации самых сложных процедур ознакомьтесь с материалом Автоматизация тендеров в Директум.

Автоматизация 223-ФЗ в Директум: как работать по новым правилам без ошибок

Чтобы соответствовать новым требованиям 2025 года, недостаточно просто знать их — нужны инструменты, которые исключают саму возможность нарушения. Платформа Директум предоставляет именно такую среду: сквозную автоматизацию, где каждый шаг закупки регламентирован, контролируем и защищен от человеческого фактора.

Единое пространство для планирования закупок

Планирование — это фундамент легитимной закупки. Директум превращает его из рутины в управляемый и прозрачный процесс.

• Формирование и утверждение планов в Директум. Все заявки от подразделений собираются в единой системе, группируются и на их основе автоматически формируется проект плана закупок. Согласование проходит по заранее настроенным маршрутам, что гарантирует участие всех ответственных лиц и фиксацию каждой правки.
• Автоматический контроль сроков публикации. Система отслеживает ключевые даты. Ответственные сотрудники получают уведомления о необходимости опубликовать план или внести в него изменения в ЕИС, что полностью исключает просрочки по вине человека.
• Интеграция с бюджетными системами. Модуль синхронизирован с 1С и другими учетными системами. Это позволяет в режиме реального времени проверять заявки на соответствие утвержденным лимитам бюджета и статьям расходов, предотвращая риски превышения смет.

Блок: "В Директум план закупок формируется автоматически на основе заявок подразделений, что обеспечивает его полноту и актуальность. Все изменения вносятся через централизованный процесс согласования, а интеграция с бюджетом не позволяет включить в план позиции, не обеспеченные финансированием."

Сквозная автоматизация процедур

От объявления закупки до подписания контракта — каждый этап стандартизирован и ускорен за счет автоматизации.

• Создание извещений по утвержденным шаблонам. Система предлагает готовые, актуальные шаблоны документов, соответствующие требованиям 223-ФЗ. Это избавляет от ошибок форматирования и гарантирует, что все обязательные разделы будут заполнены.
• Автоматическая проверка на соответствие 223-ФЗ. Перед отправкой в ЕИС система может проверять заполнение всех обязательных полей, наличие необходимых обоснований и соответствие процедуры внутреннему положению о закупках.
• Согласование документации по регламенту. Весь пакет документов — извещение, документация, протоколы — проходит согласование по заданным бизнес-маршрутам. Процесс частичного согласования, когда можно утвердить одни позиции и отклонить другие, ускоряет получение финального одобрения.

Пример: "Система проверяет заполнение всех обязательных полей, таких как код КПГЗ, способ определения поставщика и обоснование начальной цены контракта, перед тем как разрешить отправку данных в ЕИС. Это исключает технические ошибки, ведущие к блокировке процедуры."

Интеграция с ЕИС и электронными площадками

Директум устраняет разрыв между внутренней системой компании и внешними порталами, экономя время и минимизируя ручной труд.

• Публикация извещений в ЕИС в 1 клик. После внутреннего согласования весь подготовленный пакет данных передается для публикации на портал zakupki.gov.ru минимальными действиями со стороны пользователя. Данные не перепечатываются, а передаются автоматически, что исключает опечатки.
• Работа с Сбербанк-АСТ, ЕИС Закупки. Решение обеспечивает бесшовный обмен данными с ведущими электронными торговыми площадками. Информация о процедурах и поданных заявках автоматически возвращается в Директум.
• Автоматическая выгрузка протоколов. Все протоколы, созданные по итогам процедуры на ЭТП, загружаются обратно в систему и прикрепляются к карточке закупки, формируя полное и неизменяемое досье.

В дальнейшем "Модуль «Закупки» для Directum RX будет поддерживать интеграцию со всеми ключевыми ЭТП", что делает его универсальным и будущеустойчивым решением для любых заказчиков по 223-ФЗ.

5 преимуществ автоматизации 223-ФЗ в Директум

Автоматизация закупочной деятельности в Директум — это не просто внедрение нового программного обеспечения, а стратегическое решение, которое приносит измеримую пользу по ключевым направлениям работы заказчика. Вот пять основных преимуществ, которые получают компании:

1. Соблюдение сроков
   Система автоматически контролирует все критически важные даты: от сроков публикации планов и извещений в ЕИС до этапов закупочной процедуры. Ответственные сотрудники получают своевременные уведомления, что полностью исключает просрочки по вине человеческого фактора и связанные с ними риски отмены процедур.
2. Прозрачность процессов
   Директум создает единое цифровое пространство для всех этапов закупки — от заявки подразделения до исполнения контракта. Каждое действие, решение и документ фиксируются в системе. Это обеспечивает полную прослеживаемость и дает руководству инструмент для эффективного контроля на всех этапах.
3. Бюджетный контроль
   Интеграция с учетными системами (например, 1С) позволяет в реальном времени проверять заявки на соответствие утвержденным лимитам бюджета. Система не позволит инициировать или согласовать закупку, если она превышает доступные средства, предотвращая нецелевое использование средств и нарушения финансовой дисциплины.
4. Готовая отчетность
   Модуль предоставляет встроенные инструменты для быстрого формирования отчетности как для внутренних нужд, так и для предоставления регуляторам. Адаптивные дашборды и стандартные отчеты экономят десятки часов работы, которые раньше тратились на ручной сбор и сверку данных из разных источников.
5. Масшташтабируемость
   Решение одинаково эффективно работает как для отдельных компаний, так и для крупных холдингов со сложной структурой. Гибкая ролевая модель, поддержка нескольких валют и возможность настройки уникальных процессов делают Директум универсальным инструментом, который будет расти вместе с вашим бизнесом.

Как начать работу: пошаговая инструкция

Переход на автоматизированную систему закупок — это последовательный процесс, который мы выстраиваем вместе с клиентом для гарантированного результата. Наша методология основана на многолетнем опыте и исключает риски при внедрении.

Шаг 1 — Аудит процессов

Прежде чем настраивать систему, мы глубоко погружаемся в специфику вашей компании, чтобы решение работало с максимальной эффективностью.

• Анализ текущего Положения о закупках. Наши эксперты изучают ваше Положение о закупках, внутренние регламенты и практики на предмет соответствия актуальным требованиям 223-ФЗ и эффективности. Мы даем рекомендации по их оптимизации до начала автоматизации.
• Выявление "узких мест". Мы проводим интервью с сотрудниками разных подразделений, чтобы точно определить, где происходят основные задержки, ошибки и потери ресурсов. Это позволяет настроить систему именно для решения ваших конкретных проблем.

Шаг 2 — Настройка Директум под ваши требования

На основе данных аудита мы адаптируем платформу, создавая решение, идеально соответствующее вашим бизнес-процессам.

• Адаптация модуля «Закупки». Мы настраиваем справочники (номенклатура, ЦФО, способы закупок), маршруты согласования, права доступа и роли пользователей. Все это происходит в строгом соответствии с вашим Положением о закупках.
• Настройка интеграций с ЭТП. Наши специалисты реализуют бесшовный обмен данными с необходимыми вам электронными торговыми площадками (Сбербанк-АСТ, ЕИС Закупки и др.) и вашей учетной системой (1С), обеспечивая сквозную автоматизацию.

Шаг 3 — Запуск и обучение

Мы обеспечиваем не просто технический запуск, а полноценный переход команды на новую систему работы.

• Пилотное внедрение. Запуск системы начинается с одного-двух pilot-процессов или в одном подразделении. Это позволяет отработать все настройки на реальных задачах, доработать их при необходимости и продемонстрировать ценность решения до масштабирования на всю компанию.
• Обучение ключевых пользователей. Мы проводим детальные обучающие сессии для разных групп пользователей — от инициаторов заявок до руководителей, которые будут работать с аналитическими дашбордами. Каждый сотрудник получает практические навыки для эффективной работы в системе с первого дня.

Заключение

Ноябрь 2025 года наглядно демонстрирует: изменения в 223-ФЗ стали не просто правовой нормой, а новым стандартом ведения закупочной деятельности. Ужесточение требований к планированию, процедурам и отчетности требует от заказчиков безупречной точности и оперативности. В этих условиях ручные процессы становятся не просто неэффективными, а прямым источником финансовых и репутационных рисков.

Своевременная автоматизация перестала быть опцией и превратилась в стратегическую необходимость. Это единственный способ не только соответствовать букве закона, но и превратить закупки из рутинной операции в управляемый, прозрачный и экономически эффективный процесс.

Выбор платформы Директум от компании «Центр внедрения документооборота» — это решение, основанное на проверенной надежности. Наш многолетний опыт, глубокие экспертные знания и готовое, но гибкое решение позволяют быстро и безопасно адаптировать ваши процессы под новые реалии. Мы предлагаем не просто программный продукт, а комплексный подход, который гарантирует результат и обеспечивает вашей компании уверенность в завтрашнем дне.

Готовы автоматизировать закупки по 223-ФЗ?

Получите бесплатную консультацию по настройке Директум под новые требования 2025 года. Наши эксперты проанализируют ваши процессы и предложат оптимальный путь внедрения.

Хотите увидеть, как работает автоматизация 223-ФЗ в Директум? Закажите персональную демонстрацию решения и получите ответы на все ваши вопросы в режиме онлайн.