Электронный документ: что это, виды и применение в бизнесе

Что такое электронный документ?

Электронный документ — это информация, зафиксированная в цифровой форме с соблюдением установленных реквизитов и юридических требований, которая может использоваться в деловом обороте наравне с бумажным документом.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ "Об электронной подписи" (статья 2), электронный документ — это документ, созданный, переданный, полученный, использованный и хранящийся в форме электронного сообщения. Он должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны, дату, время и содержание документа.

Основные признаки электронного документа

— Создан в цифровом формате

— Содержит обязательные реквизиты (наименование, номер, дата, подпись и др.)

— Может быть подписан электронной подписью (ЭП)

— Имеет юридическую силу при соблюдении законодательных требований

Почему компании переходят на электронные документы?

— Скорость обработки — документы передаются мгновенно, без задержек на доставку

— Экономия ресурсов — снижение затрат на бумагу, хранение, транспортировку

— Безопасность — защита от подделок, контроль доступа, аудит действий

— Автоматизация — интеграция с ERP, CRM и другими системами

— Устойчивость бизнеса — работа в любых условиях, включая удалённый формат

Чем электронный документ отличается от бумажного?

Многие руководители задаются вопросами: «Бумажный и электронный документ — это одно и то же?», «Является ли скан электронным документом?», «Что считается носителем электронного документа?». Давайте разберёмся.

Сравнение бумажного и электронного документа

Электронная копия документа — это что?

Электронная копия — это цифровая версия бумажного документа, созданная путём сканирования. Однако сам по себе скан — это не полноценный электронный документ. Это электронный образ, который может использоваться как приложение к делу, но не обладает юридической силой, пока не будет подписан ЭП и не включён в систему документооборота.

Важно: Электронный документ — это не просто файл, а структурированная информация с реквизитами и подписью, соответствующая требованиям закона.

Виды электронных документов

Организации используют разные типы электронных документов в зависимости от задач. Разберём основные категории.

По формату:

Текстовые документы (DOC, DOCX, ODT) — служебные записки, приказы, договоры

Табличные документы (XLS, XLSX) — сметы, отчёты, реестры

Графические файлы (JPG, PNG) — чертежи, схемы, визуализации

PDF — универсальный формат для хранения и подписи документов

XML — структурированные данные, используемые в электронном обмене (например, УПД, УКД, счета-фактуры)

По юридической значимости:

Официальный электронный документ — документ, созданный в установленном порядке и подписанный ЭП. Имеет юридическую силу (например, электронный договор, УПД, акт выполненных работ).

Служебный электронный документ — внутренние документы компании (заявки, поручения), которые могут не требовать ЭП, но участвуют в документообороте.

Пример: Универсальный передаточный документ (УПД) — официальный электронный документ, заменяющий накладную и счёт-фактуру. Подписывается ЭП и принимается в налоговых органах.

Юридическая сила электронного документа

Один из самых частых вопросов: «Имеет ли электронный документ юридическую силу?» Ответ — да, при соблюдении условий.

Роль электронной подписи (ЭП)

Электронная подпись — это цифровой аналог ручной подписи. Она гарантирует:

Целостность документа — нельзя изменить содержание без обнаружения.

Авторство — подтверждает личность подписанта.

Неотрекаемость — подписант не может отказаться от своей подписи.

Существует три вида ЭП:

1. Простая ЭП — базовая защита (например, пароль или SMS-код).

2. Усиленная неквалифицированная ЭП — используется в корпоративных системах.

3. Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) — имеет юридическую силу, равную ручной подписи. Выдаётся аккредитованными Удостоверяющими центрами (УЦ).

По закону: Документ, подписанный УКЭП, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью (ст. 6, ст. 9 закона №63-ФЗ).

Реквизиты электронного документа

Чтобы документ был юридически значимым, он должен содержать:

— Наименование документа

— Номер и дату составления

— Информацию об отправителе и получателе

— Содержание (текст, таблица, данные)

— Электронную подпись

— Отметку времени (временная метка от аккредитованного сервиса)

Как работает электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — это система управления документами в цифровой среде. Она включает создание, согласование, подписание, хранение и обмен документами без использования бумаги.

Основные этапы работы с электронным документом:

1. Создание — документ формируется в системе (вручную или автоматически)

2. Согласование — проходит маршрутизацию по ответственным лицам

3. Подписание — участники ставят ЭП

4. Регистрация — документ заносится в журнал с присвоением номера и даты

5. Обмен — передаётся контрагентам через СЭД или ЭДО-оператора

6. Хранение — архивируется с возможностью быстрого поиска

Примеры систем электронного документооборота (СЭД):

— Directum

— 1С:Документооборот

— Диадок

— Saby

Такие системы позволяют:

— Автоматизировать рутинные процессы

— Контролировать сроки согласования

— Обмениваться документами с контрагентами и госорганами

— Интегрироваться с бухгалтерией, кадрами, логистикой

Пример: Бухгалтер формирует УПД в 1С → документ автоматически отправляется в Диадок → контрагент получает уведомление → подписывает УКЭП → документ считается принятым. Всё — за 5 минут.

Безопасность и хранение электронных документов

При переходе на электронные документы компании обеспокоены вопросами: «Как защитить документы от утечки?», «Где хранить архив?», «Как доказать достоверность в суде?»

Методы защиты:

Шифрование данных — информация защищена при передаче и хранении

Контроль доступа — права на просмотр, редактирование и подпись назначаются по ролям

Электронная подпись — гарантирует подлинность и неизменность

Аудит действий — все операции с документом фиксируются (кто, когда, что сделал)

Архив электронных документов

Электронный архив — это организованная система хранения документов с возможностью поиска, индексации и долгосрочного доступа.

Требования к хранению:

Сроки — определяются законодательством (например, 5 лет для бухгалтерских документов, 75 лет для кадровых).

Надёжность — резервное копирование, отказоустойчивость.

Доступность — возможность восстановления при ЧП.

Рекомендация: Используйте облачные решения с сертифицированной безопасностью (например, от провайдеров, аккредитованных ФСТЭК или ФСБ).

Ошибки при переходе на электронные документы

Многие компании сталкиваются с трудностями при внедрении ЭДО. Вот типичные ошибки и как их избежать:

Выбор неподходящей системы.

Берут дешёвую СЭД без интеграции с 1С.
Решение: Оцените интеграционные возможности, масштабируемость, поддержку.

Отсутствие обучения сотрудников.

Сотрудники не понимают, как работать с ЭП.
Решение: Проведите обучение, создайте инструкции, назначьте ответственных.

Несоблюдение законодательства.

Подписывают документы простой ЭП, где требуется УКЭП.
Решение: Изучите нормативы (63-ФЗ, 402-ФЗ, приказы Минфина, ФНС).

Небезопасное хранение.

Хранят документы на локальных дисках без резервного копирования.
Решение: Используйте защищённые облачные хранилища или сервера с шифрованием.

Попытка "цифровизировать" бумажные процессы.

Просто сканируют бумаги и называют это ЭДО.
Решение: Переосмыслите процессы — автоматизируйте, упростите, уберите лишние согласования.

Электронный документ — это не просто модный тренд, а необходимый инструмент для современного бизнеса. Он позволяет сократить время на документооборот, снизить издержки, повысить прозрачность и безопасность. Главное — правильно выбрать систему, обучить персонал и соблюдать юридические требования.

Переход на электронные документы — это инвестиция в эффективность, устойчивость и конкурентоспособность вашей компании. Начните с малого: внедрите ЭДО хотя бы в одном отделе, оцените результаты — и вы увидите, насколько проще становится работа.

Частые вопросы

Электронный документ — это информация или файл?

И то, и другое. Электронный документ — это структурированная информация, зафиксированная в виде файла с определёнными реквизитами и подписью. Без реквизитов и подписи это просто файл, а не документ.

Можно ли распечатать электронный документ?

Да, можно. Но распечатка не является юридически значимым документом, если он не был заранее переведён в бумажную форму с соблюдением требований закона (например, при подписании договора с физлицом без ЭП). Оригинал — всегда электронный файл с ЭП.

Как доказать подлинность электронного документа в суде?

Для признания в суде нужно:

— Предоставить оригинальный файл

— Подтвердить наличие УКЭП и её действительность

— Приложить сертификат подписи и временную метку

— Показать логи системы (кто, когда, как создал и подписал документ)

Практика: Арбитражные суды регулярно принимают электронные документы как доказательства при наличии УКЭП и корректного оформления