Система управления закупками: как автоматизировать и контролировать расходы в 2025 году

Что такое система управления закупками и почему без нее бизнес теряет деньги

Эволюция процесса: от Excel-таблиц к единой автоматизированной системе

Всего несколько лет назад отделы закупок в крупных компаниях напоминали центры по производству отчетов. Руководители вместо стратегических решений были вынуждены «сводить Excel-таблицы, знать, какой чин наш ВПР», — как отмечает эксперт с 10-летним опытом в закупках Анастасия Басалгина. Это нецелевое использование ценных специалистов, которое приводит к прямым финансовым потерям:

• Человеческий фактор: Ошибки в формулах, устаревшие версии таблиц, потерянные письма с актуальными данными.
• Нулевая прозрачность: Невозможно оперативно ответить руководству, сколько заявок в работе, на какую сумму заморожены средства и где находятся «узкие места».
• Неконтролируемые риски: Срыв поставки одной запчасти может парализовать всё производство, что ведет к колоссальным убыткам.

Единая автоматизированная система управления закупками — это эволюционный ответ на эти вызовы. Это не просто цифровой аналог Excel, а централизованная платформа, которая становится единственным источником правды для всех участников процесса: от инициатора заявки до финансового директора.

Как работает современная SRM-система: от заявки до оплаты

Современная система выстраивает четкий, прозрачный и подконтрольный сквозной процесс (Source-to-Pay). Рассмотрим его на ключевых этапах.

Управление заявками на закупку и план-фактный анализ

Процесс начинается с формирования заявки. Вместо хаотичных писем и запросов сотрудник создает заявку в системе, где сразу указывает все необходимые данные: номенклатуру, количество, обоснование потребности и желаемые сроки поставки.

Далее система автоматически направляет заявку на согласование по заранее настроенному маршруту. Ключевое преимущество — гибкое согласование. «Когда заявка попадает согласующему, у него появляется возможность... согласовать не всю заявку целиком, а отдельные позиции. Это существенно ускоряет процесс», — поясняет Анастасия Басалгина. Согласованные позиции движутся дальше, а отклоненные — отправляются на доработку, что исключает простои из-за одной спорной строчки.

На основании согласованных заявок формируется план закупок. Система позволяет наполнять его автоматически, группируя схожие позиции от разных подразделений. Но главное — это план-фактный анализ в реальном времени. Руководитель видит на дашборде, как исполняется утвержденный план по любому периоду (месяц, квартал, год), и может оперативно вносить корректировки, не дожидаясь конца отчетного периода.

Контроль поставщиков и исполнения контрактов

После формирования плана система помогает провести закупочные процедуры — от создания лотов до интеграции с электронными торговыми площадками (ЭТП). Все данные о потенциальных и текущих поставщиках, истории взаимодействий и рейтингах хранятся в едином справочнике.

После выбора поставщика работа не заканчивается. Система обеспечивает контроль исполнения контрактов:

• Фиксация ключевых дат (поставки, оплаты) в календаре.
• Отслеживание этапов выполнения обязательств.
• Контроль сроков поставки, срыв которых может «пагубно повлиять на SLA закупщиков» и привести к финансовым потерям компании.

5 ключевых выгод для компании: от сокращения издержек до стратегического планирования

1. Сокращение операционных издержек. Автоматизация рутины освобождает до 30% времени сотрудников. Исключаются ошибки ручного ввода, а консолидация закупок позволяет добиться более выгодных цен у поставщиков.
2. Повышение финансовой дисциплины. Встроенный бюджетный контроль не позволяет создать заявку или провести закупку, если превышен лимит. Деньги расходуются целевым образом, а руководство в любой момент видит актуальную картину по обязательствам.
3. Полная прозрачность и снижение рисков. Каждый шаг фиксируется в системе. Руководитель видит, кто, что и на каком этапе делает, что позволяет быстро находить «узкие места» и перераспределять нагрузку до того, как случится просрочка.
4. Основа для стратегического планирования. Накопленные в системе данные — это золотая жила для аналитики. Анализ расходов, рейтингов поставщиков и эффективности закупочных процедур позволяет принимать взвешенные управленческие решения.
5. Укрепление исполнительской дисциплины. Система делает процессы предсказуемыми и управляемыми. Все участники работают по единым регламентам, что превращает закупки из источника хаоса в надежный и эффективный механизм.

Как выбрать систему управления закупками: исчермывающий гайд

Российские системы управления закупками: обзор рынка для бизнеса и госсектора

После ухода международных вендоров российский рынок SRM-систем активно развивается. Сегодня компании могут выбирать из нескольких типов решений:

• Отечественные платформы полного цикла (Agora, B2B Altis) — подходят для крупных холдингов с сложными процессами
• Модули к популярным ERP-системам (1C, Directum) — идеальны для компаний, уже использующих эти платформы
• Специализированные облачные решения (iTender SRM, ISTOCK.LINK) — оптимальны для среднего бизнеса и быстрого старта
• Отраслевые решения — разработаны с учетом специфики конкретных отраслей (нефтегаз, фарма, ритейл)

Ключевой тренд 2025 года — импортозамещение становится стандартом. Российские системы не просто адаптируют интерфейс, а перестраивают архитектуру под особенности местного документооборота и законодательства.

Функциональный минимум: на что обратить внимание в 2025 году

Интеграция с 1С и ЭТП: основа бесшовного документооборота

«Наш модуль уже в текущей версии обеспечивает бесшовную интеграцию с 1С. Это означает, что все данные о номенклатурных позициях, актуальные цены, остатки автоматически синхронизируются в фоновом режиме», — подтверждает эксперт ЦВД Анастасия Басалгина.

Что проверять:

• Автоматическая синхронизация справочников (номенклатура, контрагенты, цены)
• Обмен данными о бюджетах и лимитах
• Поддержка вашей версии 1С (особенно актуально для версий 8.3 и выше)
• Интеграция с электронными торговыми площадками (ЕТП) для автоматизации тендерных процедур

Гибкая настройка маршрутов согласования и бюджетного контроля

Система должна адаптироваться под ваши бизнес-процессы, а не наоборот. Критически важны:

Маршруты согласования:

• Возможность настройки сложных ветвящихся маршрутов
• Замена согласующих по замещению
• Параллельное и последовательное согласование
• Частичное согласование позиций (как в решении ЦВД: «можно отклонять отдельные позиции, а не всю заявку целиком»)

Бюджетный контроль:

• Детализация по ЦФО и статьям затрат
• Контроль лимитов в реальном времени
• Валидация заявок на соответствие бюджету
• Гибкие сценарии при превышении лимитов (отклонение, запрос доп.согласования)

Специфика для госсектора: решение для управления закупками 44-ФЗ и 223-ФЗ

Для государственных и муниципальных заказчиков, а также компаний с госучастием, система должна обеспечивать:

Для 44-ФЗ:

• Поддержка всех этапов закупки от планирования до исполнения контракта
• Формирование документации по утвержденным шаблонам
• Интеграция с ЕИС (Единой информационной системой)
• Автоматический контроль сроков и обязательных процедур

Для 223-ФЗ:

• Реализация «Положения о закупках конкретной организации»
• Поддержка различных способов закупки
• Публикация сведений в ЕИС
• Соблюдение принципов закупочной деятельности

«Особенно ценным этот дашборд будет для клиентов, работающих по 223-ФЗ, для которых формирование, контроль, исполнение плана носят обязательный характер», — отмечает эксперт ЦВД.

Внедрение системы управления закупками: основные этапы и как избежать ошибок

Этапы успешного внедрения:

1. Диагностика (1-2 недели)

• Аудит текущих процессов
• Выявление «узких мест»
• Формирование ТЗ

2. Прототипирование (2-3 недели)

• Настройка тестового окружения
• Адаптация процессов под возможности системы
• Согласование workflow

3. Настройка и интеграция (3-6 недель)

• Настройка модулей системы
• Интеграция с 1С и ЕТП
• Наполнение справочников

4. Обучение и запуск (2 недели)

• Обучение ключевых пользователей
• Поэтапный запуск в эксплуатацию
• Техническая поддержка

Типичные ошибки и как их избежать:

• Ошибка: Попытка автоматизировать неотлаженные процессы
   Решение: Сначала реинжиниринг процессов, потом автоматизация
• Ошибка: Недооценка важности интеграции с 1С
   Решение: Выбирать системы с готовыми коннекторами
• Ошибка: Сопротивление сотрудников нововведениям
   Решение: Вовлекать пользователей на этапе внедрения, проводить обучение

«Вместо того, чтобы принимать стратегические решения, руководители часто вынуждены заниматься сведением Excel-таблиц. Наше решение освобождает время для действительно важных задач», — подчеркивает Анастасия Басалгина.

Выбор и внедрение системы — это инвестиция в эффективность вашего бизнеса. Правильный подход к этим процессам окупится уже в первые месяцы работы за счет снижения операционных издержек и повышения контроля над расходами.

Готовое решение для бизнеса: модуль «Закупки» для Directum RX от ЦВД

Почему выбирают решение от ЦВД: опыт 15 лет и 92 сертифицированных специалиста

Когда речь идет о выборе поставщика сложных IT-решений, решающее значение имеют два фактора: глубина экспертизы и надежность. «Центр внедрения документооборота» (ЦВД) за 15 лет работы на рынке заслужил репутацию эксперта в области автоматизации бизнес-процессов.

Ключевые преимущества ЦВД:

• 92 сертифицированных специалиста в штате
• Опыт успешной реализации проектов в компаниях различных отраслей
• Глубокая экспертиза в работе с платформой Directum RX
• Команда, которая понимает не только IT, но и специфику закупочной деятельности

«Мне очень приятно, что компания ЦВД пригласила меня как закупщика настроить модуль для закупщиков в дальнейшем», — отмечает Анастасия Басалгина, эксперт с 10-летним опытом работы в закупках таких компаний как «Газпромнефть» и BIOCAD. Такой подход — привлечение практиков к разработке — обеспечивает, что решение решает реальные, а не теоретические проблемы закупщиков.

Обзор возможностей: как мы решаем ключевые проблемы закупщиков

Сквозная автоматизация от заявки до договора и УПД

Модуль «Закупки» для Directum RX охватывает полный цикл закупочной деятельности, обеспечивая единое пространство для работы всех участников процесса:

• Сбор потребностей от подразделений с группировкой схожих позиций
• Создание и согласование заявок по гибким маршрутам
• Формирование планов закупок с привязкой к бюджетам
• Проведение закупочных процедур с интеграцией ЭТП
• Оформление договоров и УПД в едином контуре

«Уже в этом месяце с выходом второй версии, модуль позволит полностью автоматизировать сквозной процесс закупок от самой первой заявки на закупку через подготовку и согласование плана на закупке, отправки закупки на реализацию на электронную торговую площадку и финализировать весь этот процесс оформлением договора», — поясняет Анастасия Басалгина.

Бюджетный контроль и согласование по ЦФО в реальном времени

Система обеспечивает многоуровневый финансовый контроль, который предотвращает нецелевое использование средств и превышение лимитов:

• Детализация бюджета по статьям и подстатьям в разрезе ЦФО
• Автоматическая проверка лимитов при создании заявок
• Гибкое согласование по центрам финансовой ответственности
• Частичное согласование позиций — можно отклонять отдельные позиции, а не всю заявку целиком

Типовой процесс согласования проходит последовательно: сначала заявка поступает к непосредственному руководителю, затем к руководителям ЦФУ и ЦФО, что обеспечивает многоступенчатый контроль расходов.

Аналитика и дашборды для руководителя: визуализация KPI закупок

Для принятия взвешенных управленческих решений система предлагает мощные аналитические инструменты:

• Дашборд заявок на закупку — общая картина по числу заявок и позиций, суммам, статусам в реальном времени
• План-фактный анализ исполнения бюджета с визуализацией отклонений
• Календарь событий — все значимые события на каждый рабочий день
• Рейтинги поставщиков и динамика затрат

«Видеть всю картину закупок организации нажатием всего одной кнопки — это реальность нашего решения. Дашборд показывает все значимые события на каждый рабочий день», — комментирует эксперт ЦВД.

Для руководителя отдела закупок этот инструмент крайне полезен — можно увидеть, сколько заявок в работе, на какую сумму заморожены денежные средства, где есть узкие места. Для рядового закупщика — это контроль своего портфеля по статусам: один взгляд, видим что в доработке отклонено, кликом проваливаемся, точно исправляем.

Модуль «Закупки» от ЦВД — это не просто программное обеспечение, а готовое бизнес-решение, которое закрывает ключевые боли закупочных подразделений и превращает закупки из центра затрат в стратегический актив компании.

Ваш эффективный инструмент для контроля закупочной деятельности — уже реальность

Внедрение современной системы управления закупками — это не просто техническое обновление, а стратегическое решение, которое кардинально меняет подход к управлению расходами. Как мы убедились, автоматизация позволяет:

• Ликвидировать рутину и человеческий фактор
• Обеспечить полный контроль над бюджетом в реальном времени
• Сократить операционные издержки на 20-30%
• Повысить прозрачность и исполнительскую дисциплину
• Создать надежную основу для стратегического планирования

Однако успех автоматизации напрямую зависит от выбора правильного интегратора. Опытная команда, такая как ЦВД с 15-летней экспертизой, не просто устанавливает ПО, а становится вашим партнером в цифровой трансформации, обеспечивая быстрый старт и максимальную отдачу от инвестиций.

Готовы сделать первый шаг к эффективным закупкам? Получите бесплатную консультацию по автоматизации закупочных процессов для вашей компании. Наши эксперты проанализируют ваши текущие процессы и предложат оптимальное решение, которое будет работать именно для вас.