Оцифровка архивов
Ключевые возможности
Сканирование и захват документов
— Сканирование бумажных документов временного и постоянного срока хранения:
— Приказы, распоряжения, договоры, акты, паспорта оборудования, техническая документация
— Высокоскоростные сканеры и МФУ — до 120 страниц в минуту
— Поддержка различных форматов: A4, A3, папки, книги, архивные дела
Обработка и индексация
— Каждый скан:
— Индексируется по ключевым реквизитам (номер, дата, тип документа, подразделение)
— Привязывается к номенклатуре дел и классификатору хранения
— Автоматически классифицируется с помощью искусственного интеллекта (Directum Ario):
— Определяется тип документа
— Извлекаются реквизиты (дата, номер, контрагент, сумма)
— Проверяется на дубли
Регистрация и включение в документооборот
— Документы регистрируются в Directum RX как полноценные электронные документы:
— Получают входящий номер, дату, автора
— Привязываются к делам, проектам, договорам
— Включаются в бизнес-процессы: согласование, исполнение, контроль
— Поддерживаются все требования к юридической значимости:
— Хранение с электронной подписью (ЭП)
— Аудит всех действий
— Соответствие ГОСТ Р 7.0.97-2016, 63-ФЗ, 152-ФЗ
Формирование единой базы сканов
— Все оцифрованные документы хранятся в едином электронном архиве:
— Доступ по ролям и правам
— Поиск по тексту, реквизитам, метаданным
— Версионность и контроль целостности
— Поддержка долговременного хранения — до 75 лет
— Возможность выгрузки для проверок, аудита, передачи в государственный архив
Кейсы внедрения
Исходные данные
— Предприятие с 8000 сотрудниками
— Масштабная оцифровка архивов
Решение
— Перенос более 700 000 документов из старой СЭД и бумажных архивов в Directum RX
— Автоматизация регистрации и привязки к делам
— Внедрение модуля «Архив предприятия» с контролем сроков хранения и генерацией QR-кодов
Результат
— Время поиска документа сокращено с 2 дней до 1-3 минут
— Затраты на бумагу и архив снижены в 3 раза
— Обеспечена полная прозрачность для аудиторов и госорганов
Исходные данные
— Оцифровка более 30 000 документов в месяц
— Финансовые и технические документы
Решение
— Использование Directum Ario для автоматической классификации и извлечения данных
— Интеграция с 1С:ERP и сервисами ЭДО
— Создание электронного финансового архива (ЭФА)
Результат
— Достигнута 87% полнота извлечения данных с помощью ИИ
— Бухгалтеры освободили до 20% рабочего времени
— Документы доступны для налоговой инспекции в режиме онлайн
Задача
— Оцифровка документов по закупкам, договорам и финансам
Решение
— Внедрение системы электронного документооборота
Результат
— Ускорение согласования счетов и актов
— Исключение потерь документов
— Обеспечена полная история изменений и согласований
Преимущества решения
Для кого
