Совещания
Ключевые возможности
Подготовка повестки по шаблону
— Создание повестки дня на основе настраиваемых шаблонов — быстро и в едином формате
Возможность добавлять в повестку:
— темы обсуждения
— сопутствующие документы (проекты, отчёты, приказы)
— участников и докладчиков
— Интеграция с календарём: автоматическое приглашение участников, напоминания о предстоящем совещании
Ведение протокола в системе
— Протокол ведётся в электронном виде, в режиме реального времени
Все решения, резолюции и поручения фиксируются прямо в протоколе с указанием:
— ответственного
— срока выполнения
— приоритета
— Поддержка версионности: все правки сохраняются, изменения отслеживаются
Регламентированное согласование протокола
— После завершения совещания протокол проходит автоматическое согласование по заданному регламенту
— Маршрутизация — в зависимости от типа совещания: совет директоров, оперативка, рабочая встреча
— Подписание с квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимо
Автоматическая выдача поручений
— Каждое принятое решение превращается в задачу и автоматически назначается ответственному
— Задача появляется в личном кабинете, в Directum Portal и в мобильном приложении
— Система отправляет уведомления и напоминания о сроках
Контроль хода выполнения решений
Руководитель видит панель мониторинга со статусами всех поручений:
— в работе
— просрочено
— выполнено
— Автоматические оповещения о приближении сроков и отклонениях
— Формирование отчётов по активности участников, исполнительской дисциплине, результативности совещаний
Интеграция с другими системами
— Привязка поручений к проектам, договорам, задачам в Directum Projects
— Интеграция с 1С:ЗУП — для учёта рабочего времени и контроля загрузки
— Связь с делопроизводством — приказы и распоряжения формируются на основании решений совещаний
Кейсы внедрения
Задача
Ускорить обработку приказов и распоряжений, повысить прозрачность
Решение
— Перевод всех процессов из 1С:ДО в Directum RX
— Автоматизация обработки входящей корреспонденции через Directum Ario
— Внедрение регламентированных процессов согласования
Результат
— Ускорение документооборота
— 8000 пользователей охвачены системой
— 50 топ-менеджеров работают в системе, включая совещания и контроль поручений
Цель
Автоматизировать процесс командировок и авансовых отчётов
Реализовано
— Подача заявки на командировку в личном кабинете
— Автоматическое формирование приказа и авансового отчёта
— Интеграция с процессами совещаний и поручений
Результат
— Ускорение согласования
— Исключены риски принятия решений неуполномоченными лицами
— Повышена прозрачность
Задача
Автоматизация обработки входящих счетов и внедрение единого подхода к делопроизводству
Решение
— Автоматизация обработки входящих счетов через Directum Ario
— Внедрение единого подхода к делопроизводству и совещаниям
Результат
— Более 460 приказов подписаны в электронном виде, только 45 — на бумаге
— Сокращены затраты на бумагу, хранение, курьерскую доставку
Преимущества решения
Для кого
