Регламентирующие документы
Ключевые возможности
Полный жизненный цикл документа
— Планирование выпуска: создание графика разработки и актуализации документов
— Разработка и согласование: создание проектов, контроль редакций, маршрутизация по регламентам
— Утверждение с электронной подписью (ЭП): юридически значимое подписание руководителями
— Актуализация и отмена: контроль сроков действия, автоматическое напоминание о переутверждении
— Хранение и архивация: версионность, экспертиза ценности, долговременное хранение в соответствии с требованиями Росархива
Автоматизация согласования
— Маршруты согласования настраиваются под тип документа: приказ, инструкция, политика
— Умная маршрутизация: система определяет участников на основе подразделения, роли, тематики
— Поддержка параллельного и последовательного согласования
— Интеграция с кадровым ЭДО — приказы автоматически передаются в 1С:ЗУП
Контроль ознакомления и подотчётность
— Автоматическое формирование заданий на ознакомление для всех сотрудников или конкретных подразделений
— Фиксация факта прочтения с электронной подписью
— Отчётность: кто ознакомился, кто просрочил, кто не подтвердил
— Интеграция с личным кабинетом сотрудника — доступ с ПК, смартфона или инфокиоска
Управление версиями и изменениями
— Полная история всех редакций: кто, когда и что изменил
— Сравнение версий — система выделяет различия в тексте и реквизитах
— При внесении изменений автоматически запускается процесс повторного утверждения и ознакомления
Интеллектуальный контроль соответствия
Генеративный ИИ проверяет проекты документов на соответствие корпоративным стандартам и законодательству:
— выявляет несоответствия
— предлагает корректные формулировки
— контролирует использование обязательных реквизитов
— Интеграция с внешними базами (например, Контур.Норматив) — проверка на актуальность законодательства
Централизованное хранение и поиск
— Все регламентирующие документы — в едином электронном хранилище
— Поиск по:
— названию, номеру, автору
— содержимому (с поддержкой OCR)
— тематике, подразделению, статусу
— Directum Smart Search — семантический поиск по всем системам: 1С, SAP, WMS, CRM
Кейсы внедрения
Задача
Выстроить единый электронный документооборот для двух предприятий, унифицировать процессы.
Реализовано
— Единые журналы регистрации для всех документов.
— Унификация бизнес-процессов: согласование, утверждение, ознакомление.
— Тиражирование лучших практик с АО «ОДК-Авиадвигатель» на АО «ОДК-Пермские моторы».
Результат
— 8 000 пользователей охвачены системой.
— 50 топ-менеджеров работают в системе.
— Процессы стали прозрачными и стандартизированными.
— Исключены избыточные вспомогательные документы.
Задача
Сократить бумажную нагрузку и ускорить документооборот.
Решение
— Внедрение личного кабинета сотрудника
— Электронное ознакомление с приказами и локальными актами
— Подписание документов с КЭП
Результат
— 462 приказа подписаны в электронном виде, только 45 — на бумаге
— Сэкономлено 6 720 человеко-часов в год
— Готовность к проверкам — за минуты
Задача
Автоматизировать ручную проверку 30 000 контрагентов и исключить риски искажения данных.
Решение
— Интеграция с Контур.Фокус для автоматической проверки благонадёжности
— Гибкая маршрутизация: «зелёные» компании проходят быстрое согласование
Результат
— В 5 раз быстрее согласование договоров
— Исключён риск подделки данных
— Уведомления о негативных изменениях у контрагентов
Задача
Обеспечить контроль бюджета и лимитов при согласовании расходов.
Решение
— Организация сквозного процесса от заявки до оплаты
— Автоматическая проверка соответствия расходов утверждённому бюджету
— Интеграция с 1С и Аксапта
Результат
— Оперативный контроль финансовых потоков
— Полная прозрачность расходов
Преимущества решения
Для кого
