Автоматизация бюджетирования в компании: кейс внедрения в Учи.ру

Бюджетирование в компании: почему Excel и чаты не справляются?

Финансовые отделы успешных компаний часто сталкиваются с парадоксальной ситуацией: рост бизнеса вместо упрощения процессов усложняет контроль над расходами. Проблемы бюджетирования начинаются с мелочей: заявки на оплату теряются в длинных email-переписках, актуальные версии бюджетов хранятся в разных Excel-файлах, а согласование даже небольших счетов растягивается на дни.

Ключевые боли, с которыми сталкиваются компании:

• Превышение лимитов бюджета, обнаруживающееся только при закрытии месяца
• Ручное бюджетирование, отнимающее до 40% рабочего времени финансистов
• Отсутствие единой системы контроля расходов в реальном времени
• Необходимость постоянных ручных сверок между отделами

На примере образовательной платформы Учи.ру мы покажем, как современная система бюджетирования не просто автоматизирует рутину, а создает принципиально новое качество финансового контроля — прозрачное, эффективное и предсказуемое.

Что такое современное бюджетирование и почему без автоматизации не обойтись?

Эволюция бюджетирования: от электронных таблиц к единой системе

Современное бюджетирование — это не просто составление таблиц с цифрами. Это целостный процесс бюджетирования, который объединяет стратегическое планирование, операционный контроль и финансовый анализ в единый цикл. Если раньше компании управляли расходами с помощью разрозненных Excel-файлов, то сегодня эффективное финансовое планирование и бюджетирование требует централизованного подхода.

Главная задача системы бюджетирования — предоставить полную прозрачность о движении денежных средств в реальном времени. Это позволяет не только фиксировать фактические расходы, но и прогнозировать финансовый результат, оперативно реагируя на изменения.

Ключевые цели и виды бюджетирования на предприятии

В зависимости от задач компании могут применяться различные виды бюджетирования:

• Оперативное (краткосрочное) — для контроля ежедневных расходов
• Тактическое — для управления проектами и подразделениями
• Стратегическое — для долгосрочного финансового планирования

Основные цели бюджетирования в современной организации:

• Обеспечение финансовой дисциплины
• Оптимизация распределения ресурсов
• Повышение предсказуемости денежных потоков
• Создание основы для мотивации сотрудников

Почему автоматизация бюджетирования становится необходимостью

Автоматизация бюджетирования перестала быть опцией для крупных компаний — сегодня это необходимое условие эффективного управления. Ручные процессы не только замедляют работу, но и создают риски ошибок, которые могут привести к значительным финансовым потерям.

Ключевые преимущества внедрения системы бюджетирования:

• Ликвидация рисков, связанных с человеческим фактором
• Сокращение времени на согласование и отчетность
• Возможность моделирования различных финансовых сценариев
• Интеграция с учетными системами, в частности с 1С бюджетирование

Современные системы бюджетирования на предприятии естественным образом интегрируются с ERP-системами и 1С, создавая единое информационное пространство для принятия управленческих решений. Это позволяет синхронизировать данные бухгалтерского, налогового и управленческого учета, обеспечивая руководителей достоверной информацией в режиме реального времени.

Кейс: Какие задачи стояли перед Учи.ру до автоматизации бюджетирования

Масштаб бизнеса как вызов для финансового контроля

Образовательная платформа Учи.ру — это динамично развивающаяся компания с множеством подразделений и сложной структурой бюджетирования расходов. Ежедневно в организации возникали сотни финансовых операций, которые требовали согласования и контроля. Традиционные подходы к управлению финансами перестали справляться с возрастающей нагрузкой.

Конкретные проблемы в управлении бюджетами

До внедрения автоматизированной системы компания столкнулась с четырьмя ключевыми вызовами:

1. Фрагментированность данных о расходах
   Многочисленные подразделения работали с разными версиями бюджетов, а более 50 статей расходов усложняли контроль лимитов бюджета. Финансовому отделу приходилось постоянно сверять данные из электронных таблиц, почтовых переписок и мессенджеров.
2. Ручной контроль остатков
   Ежедневно финансовые менеджеры тратили несколько часов на проверку остатков по бюджетам. Расчеты велись в Excel, что не гарантировало актуальности данных на момент принятия решений о расходах.
3. Многоступенчатое согласование счетов
   Процесс согласования входящих счетов занимал от 3 до 5 дней из-за необходимости ручной проверки каждого документа и поиска ответственных лиц. Нередко возникали ситуации, когда счета терялись на этапе согласования или дублировались.
4. Запаздывающая отчетность
   Отчетность бюджетирования формировалась вручную к 10-му числу следующего месяца, что не позволяло руководству оперативно реагировать на отклонения. Финансовые аналитики тратили до 30% рабочего времени на сбор и сверку данных для отчетов.

Эта ситуация типична для многих растущих компаний, где объем финансовых операций превысил возможности ручного управления. В следующем разделе мы расскажем, как было найдено решение этих проблем.

Как мы выстроили идеальный процесс: обзор решения  «Бюджетирование»

Планирование: от лимитов к исполняемым бюджетам

Основой системы стал модуль «Бюджетирование», который обеспечил сквозной цикл управления финансами. Процесс начинается с создания лимитов — шаблонов расходов по статьям и подразделениям. На их основе в реестр бюджетов автоматически заполняются плановые показатели на конкретный финансовый период.

Ключевое преимущество: лимиты бюджета действуют как динамические шаблоны, что исключает ручной ввод одинаковых данных при формировании месячных или квартальных бюджетов. Система автоматически контролирует, чтобы не создавались дублирующие лимиты для одних и тех же статей и подразделений.

Контроль: автоматическая проверка при создании каждого счета

В момент формирования входящего счета система мгновенно анализирует:

• К какой статье расходов относится платеж
• За счет каких бюджетов будет производиться оплата
• Достаточно ли средств по указанным статьям

Если сумма счета превышает доступный остаток лимита, система сразу показывает предупреждение с указанием суммы превышения. Это позволяет инициатору скорректировать заявку до ее отправки на согласование.

Согласование: интеллектуальные маршруты для разных сценариев

Мы настроили гибкие маршруты согласования, которые автоматически адаптируются к ситуации:

• Стандартные счета в пределах лимита идут по обычному маршруту
• Счета с превышением лимита автоматически направляются финансовому директору
• Для определенных статей расходов добавлены дополнительные этапы согласования

Система учитывает не только текущий остаток лимита, но и принятые обязательства — все счета, которые уже находятся на согласовании, но еще не оплачены.

Оплата и учет: интеграция с 1С без ручного ввода

После согласования счета поступают ответственному за платежи. В один клик создается платежное поручение в 1С — система автоматически заполняет все необходимые реквизиты. После проведения платежа в 1С информация об оплате автоматически возвращается в Directum RX, и остатки бюджетов мгновенно пересчитываются.

Аналитика: отчетность в реальном времени для руководства

Для управления финансовыми процессами мы реализовали два ключевых отчета:

Отчет о прибылях и убытках (P&L) показывает:

• Плановые показатели (лимиты)
• Принятые обязательства (согласованные счета)
• Фактические платежи

Отчет о движении денежных средств (Cash Flow) строится на основе дат оплаты и отражает реальные денежные потоки в разрезе статей расходов и периодов.

Оба отчета обновляются в режиме реального времени, предоставляя руководству актуальную информацию для принятия управленческих решений.

Каких результатов достиг Учи.ру после внедрения системы бюджетирования

Цифры, которые говорят сами за себя

Через месяц после запуска системы бюджетирования на Directum RX финансовый директор Учи.ру получил первые значимые результаты. Главный показатель — сокращение ошибок бюджетирования на 90% — стал возможен благодаря автоматической проверке лимитов при создании каждого счета. Система исключила человеческий фактор там, где он был критичен: в контроле остатков и предотвращении превышения бюджетов.

Операционная эффективность выросла кратно: согласование счетов сократилось с 3-5 дней до 8 часов, а время на формирование ежемесячной отчетности уменьшилось с трех рабочих дней до 15 минут. Руководство компании получило возможность видеть актуальную финансовую картину в любой момент, а не ждать конца месяца.

Прорыв в прозрачности и контроле

Ключевым достижением стало повышение прозрачности бюджетирования. Исчезли ситуации, когда разные отделы работали с неактуальными данными о бюджетах. Единый реестр с реальными остатками, автоматический учет принятых обязательств и мгновенное отражение всех операций создали среду полной финансовой предсказуемости.

Контроль лимитов в режиме реального времени перешел из категории желаемого в фактически работающий механизм. Теперь при создании счета система автоматически проверяет соответствие лимитам и предупреждает о возможном превышении. Это позволило не просто фиксировать нарушения, а предотвращать их на этапе планирования расходов.

Единая система вместо разрозненных процессов

Создание единой системы для всех подразделений решило проблему согласованности работы. Финансовая служба, бухгалтерия и руководители направлений теперь работают в одном информационном пространстве. Интеграция с 1С исключила дублирование ввода данных, а автоматизация рутинных операций высвободила до 70% времени финансовых менеджеров для аналитической работы.

Эти изменения подтвердили, что современная система бюджетирования — это не просто инструмент учета, а платформа для качественного преобразования финансового управления компанией.

Кому подойдет автоматизация бюджетирования на Directum RX?

Опыт внедрения системы для Учи.ру показал, что автоматизация бюджетирования в управленческом учете особенно востребована в нескольких типах организаций.

Для финансовых директоров растущих компаний наше решение становится стратегическим инструментом, который превращает разрозненные данные в единую систему контроля. Когда ежедневные ручные сверки бюджетов сменяются автоматизированным мониторингом в реальном времени, управление финансами выходит на качественно новый уровень. Это особенно актуально для специалистов, которые отвечают за бюджетирование для холдингов со сложной структурой — система позволяет вести сквозное планирование по всем юридическим лицам и центрам финансовой ответственности, сохраняя при этом гибкость настройки для каждого подразделения.

Отдельное внимание заслуживает бюджетирование для госзаказчиков — для этих организаций мы предлагает не просто автоматизацию, а полноценное соответствие отраслевым требованиям и регламентам. Система обеспечивает необходимую прозрачность расходов и упрощает формирование отчетности по установленным формам.

Производственные компании и крупный ритейл также находят в решении эффективный инструмент для управления многоуровневой структурой затрат. Когда речь идет о сотнях статей расходов и десятках подразделений, автоматизация становится не опцией, а необходимостью для поддержания финансовой дисциплины.

Готовы вывести управление бюджетами на новый уровень?

Опыт Учи.ру подтверждает: современная автоматизация бюджетирования — это не дополнительная опция, а необходимое условие для эффективного финансового управления. Внедрение специализированного решения для бюджетирования позволяет перейти от реагирования на проблемы к проактивному контролю над расходами.

Каждая компания, которая сталкивается со сложностями в планировании и исполнении бюджетов, сегодня стоит перед выбором — продолжать тратить ресурсы на рутинные операции или сделать шаг к цифровой трансформации финансовых процессов.

Получите бесплатную консультацию по бюджетированию

Наши эксперты проанализируют ваши текущие процессы и покажут, как будет работать система в специфике вашего бизнеса. Демонстрация займет не более 40 минут, но даст вам полное представление о возможностях автоматизации.

Хотите, как Учи.ру, иметь полный контроль над бюджетами? Оставьте заявку — и мы подготовим персональный обзор решения для бюджетирования с расчетом экономического эффекта для вашей компании.