Разработка ЦВД

Документы в работе

Единый центр контроля всех активных заданий по финансовым и договорным документам

Какие проблемы решает

Отсутствие единой картины по документам в работе

Информация о текущих заданиях разрознена по разным разделам Directum RX. Сотрудник тратит время на поиск нужного документа и не видит полной картины своей загрузки.

Просрочки и «зависшие» документы

Нет автоматического контроля сроков выполнения заданий. Документы «зависают» на этапах согласования, сотрудники не видят критичные просрочки и не могут вовремя на них повлиять.

Сложность анализа загрузки подразделений

Руководители не имеют инструмента для быстрой оценки загруженности отдела и выявления «узких мест» в процессах финансового и договорного документооборота.

Ручное формирование отчётности

Чтобы предоставить руководству отчёт по статусам документов, сотрудники вынуждены вручную собирать данные из разных источников, что занимает часы и чревато ошибками.

Два дашборда

«Финансовые документы» и «Договоры» позволяют:

Видеть все активные задания по каждому типу документа в одном окне
Быстро переходить к карточке задания для немедленного влияния на процесс
Получить прозрачную картину движения документа от поступления до передачи на хранение

Мониторинг документов на всех этапах жизненного цикла

Сотрудник видит полную картину: от момента поступления документа в систему до его финального статуса

Согласование

Контроль прохождения маршрутов

Регистрация

Мониторинг входящих документов из ЭДО

Обработка

Отслеживание текущих задач

Интеллектуальный контроль

Автоматический расчет и отображение количества дней просрочки по каждому заданию позволяет:

Мгновенно видеть критичные документы, требующие срочного вмешательства
Снизить риски штрафов и потерь из-за нарушения сроков
Выявлять «узкие места» в процессах и принимать меры по их устранению

Удобная фильтрация и быстрый поиск

Интуитивно понятные инструменты фильтрации и поиска позволяют:

Находить документы по контрагенту, исполнителю, номеру документа или любому другому параметру
Мгновенно определять текущее состояние любого документа
Настраивать отображение под свои задачи

Гибкая группировка и экспорт в Excel

Группировка записей по любому параметру дашборда (исполнитель, контрагент, статус и др.)
Экспорт в Excel — данные выгружаются уже в сгруппированном и структурированном виде, что идеально для подготовки отчётности для руководства и анализа эффективности

Контроль доступа и безопасность

У сотрудника есть права на задачу

Может перейти в карточку задания и повлиять на процесс

У сотрудника прав нет

Он все равно видит документ в общем списке, что позволяет контролировать статус, но без возможности вмешательства

Готовый инструмент для руководителей

Выявление «узких мест» и своевременное перераспределение ресурсов

Оценка загрузки подразделений в реальном времени

Управленческие решения на основе актуальных данных о статусах документов

Кому подходит решение

Любым компаниям, которые хотят повысить прозрачность и скорость финансового и договорного документооборота

Финансовым отделам и бухгалтерии

Контроль движения финансовых документов от поступления до оплаты

Договорным и юридическим отделам

Мониторинг всех стадий обработки договоров

Руководителям и топ-менеджменту

Оценка загрузки подразделений и принятие управленческих решений

Повысьте прозрачность и скорость документооборота уже сегодня

— Мы проведем бесплатную демонстрацию на ваших данных, покажем, где скрываются основные потери времени, и предложим оптимальный план внедрения

— Получите консультацию и демо-доступ за 1 день